Jak být v kanceláři produktivnější?

Opět jste dnes nestihli všechno, co jste měli v plánu? Odcházíte z kanceláře s pocitem viny? Ničí vás tlak hromadících se úkolů? Vyzkoušejte několik tipů pro produktivnější práci bez stresu.



1. Upravte si prostředí podle sebe

Ať sedíte v open space, nebo máte vlastní kancelář, přizpůsobte pracovní prostředí svým potřebám. Upravte si nastavení židle, na stole si rozložte potřebné pracovní nástroje. Mnohým pomáhá personalizace v podobě předmětů z domu, například oblíbený hrneček. Další jsou spokojenější, když mají prostor uspořádaný podle zásad feng shui. Dobrou atmosféru v kanceláři dotvářejí nejen vtipní kolegové, ale i vzduch. Pokud je to možné, pravidelně větrejte, teplotu v místnosti nastavte tak, aby vyhovovala všem. Pamatujte si, že slovo inspirace je odvozeno z latinského in spirit stejně jako inspirace, tedy nadechnutí se (opak je exspirace - výdech).

2. Priorita je jen jedna

Plánujte si den předem. Priorita je podstatné jméno, které by nemělo mít množné číslo. To, co je prioritní, udělejte jako první v daném čase. Nepleťte si prioritu s nějakým stupněm důležitosti nebo naléhavosti. Vysokou důležitost má například setkání zapsané v kalendáři nebo termín odevzdání projektu. Obě se však dají odložit nebo delegovat, pokud je vaší prioritou něco jiného. Obvykle je priorita i tím nejtěžším úkolem. Splňte nebo vyřešte ji jako první hned ráno.


3. Cestou do práce se vyvarujte stresu

Empirická zkušenost i mnohé průzkumy říkají jedno: jestliže cestujete do práce, potřebujete delší čas na aklimatizaci a zahájení produktivní činnosti. Pokud máte stanovenou denní prioritu, nemusíte se starat o to, co vás v práci čeká jako první. Snažte se si cestu do práce zkrátit poslechem hudby, pozitivně se naladit, i když stojíte v zácpě. V žádném případě nečtěte firemní e-maily a telefonujte pouze v nutných případech a s pomocí hands-free sady.

4. Stanovte si dosažitelné termíny a cíle

Poměrně snadno se to řekne, ale realizace pokulhává. V praxi jsou termíny nereálné, nemají rezervy, nezahrnují různé externí a interní faktory. Podobně je to s dosahovanými cíli. Většina harmonogramů dostává trhliny již u prvního termínu. Na pracovišti vzniká stres, dochází ke vzájemnému osočování, rychlému delegování a dalším negativním jevům. "Časový tlak pociťuje jako riziko 34 % firem. Nejvíce ve velkých firmách s 250 a více zaměstnanci (53,1 %). Na časový tlak si stěžují nejvíce v odvětvích vzdělávání, zdravotní a sociální práce (41,8 %). Nejméně si stěžují výrobní podniky (28,7 %)," uvedla ředitelka Evropské agentury pro ochranu zdraví a bezpečnost práce Christa Sedlatschek při příležitosti publikování Evropského průzkumu o nových a vznikajících rizikách v podnicích (ESENER 2). S termíny úzce souvisí počet projektů. Snižte počet úloh a projektů na snesitelnou a reálně uskutečnitelnou míru. Greg McKeown v knize Esencialismus doporučuje uplatnit pravidlo 90 %. Pokud vyhodnocujete projekty (možnosti, varianty), stanovte si pro vás nejdůležitější kritéria a pak si jednotlivé projekty obodujte od 0 do 100. Všechno to, co získá méně než 90 bodů (90 %), vyřaďte.

5. Rutinní úkoly provádějte rutinně

Vytvořte si stav flow nebo micro flow. Flow definuje autor tohoto pojmu vědec Mihaly Csikszentmihaly jako stav, kdy pracujete na úkolu, aniž by vás dokázalo něco vyrušit nebo rozptýlit. Izolujte se od rušivého okolí například pomocí sluchátek a to, že ji dokážete rychleji vyřešit, je (téměř) jisté. Micro flow je například bezmyšlenkovité čmárání. Rutinní úkoly provádějte jako rutinu.

6. Rozhodujte se efektivněji

Z technik GTD (Getting Things Done od Tima Allena) je známo "Pravidlo dvou minut". Pokud úkol nedokážete provést do 2-3 minut, tak ho delegujte, nedělejte ho nebo ho přiřaďte k nějakému projektu a kontextu. Pravidlo je skvělé například při třídění e-mailů. Další technika GTD jsou kontexty. Nemusíte se rozhodovat, co právě budete dělat - jednoduše zvolíte daný kontext (e-maily, telefonování, kopírování,...). Například kontext "telefonování" znamená, že voláte všechna čísla tak, jak jste měli naplánováno v daný den zavolat.

7. Nezapomínejte na racionální výživu

Vypadá to jako samozřejmost, ale pravidelná, pestrá a vyvážená strava a dodržování pitného režimu jsou nejen základem dobrého zdraví, ale i kvalitních pracovních výkonů. Dobrým tipem jsou oříšky, které pomáhají při přemýšlení. Mají například vysoký obsah lecitinu, který příznivě ovlivňuje činnost mozku.


8. Dopřejte si přestávku

I když nestíháte, vždy je čas na pauzu. Respektujte a vnímejte své biologické potřeby, včetně potřeby odpočinku. Odpočaté tělo je výkonnější. Pozitivní výsledky měly například experimenty, při nichž zaměstnanci měli "naordinovánu" povinnou přestávku na spánek během pracovní doby. Scott Doorley a Scott Witthoft šli při vytváření podmínek pro odpočinek v office centru do extrému. Ve své knize Make Space (Vytvořte prostor) hovoří o tom, že je dobré občas se zavřít do místnosti, která nemá okna, mobilní signál a je zvukotěsná. Člověk tak získává dokonalý odstup od okolí a čas na přemýšlení. Může se lépe soustředit a zvážit možnosti. Projděte se, dejte si malý snack, osvěžte se, zacvičte si, zahrajte si, dělejte něco, co vás rozesměje. Klidně se i chvíli nuďte. Nuda je jakoby "sleep mode", tehdy mozek odpočívá a nabírá síly.

 

Zdroj: Kancelare.cz


« předchozí článek další článek »





Související články




Komentáře