Elektronické podepisování využívají firmy a úřady hlavně při komunikaci navenek na podpisy smluv s dodavateli a obchodními partnery. Kdy jste u svých zákazníků zaznamenali zájem o to, aby se takto podepisovaly i interní dokumenty, jako jsou pracovní smlouvy?
První požadavky se začaly objevovat v době přípravy novely zákoníku práce, která možnost elektronických podpisů zohledňovala. Tehdy to bylo spíš o testování a mapování terénu, ale brzy přišly první reálné poptávky. Ne že by firmy nechtěly elektronicky podepisovat i tento typ dokumentů už dříve, ale věděly, že by bylo těžké, resp. až nemožné vyhovět původním zákonným požadavkům.
Když bych měl nastupovat do nového zaměstnání, asi si nedovedu představit, že bych tak základní dokument, jako je pracovní smlouva, nepodepisoval přímo v kanceláři mého budoucího zaměstnavatele, propiskou na papíře… Jak chcete tento roky zavedený zvyk zlomit?
Myslím, že ten zvyk se nástupem digitalizace a většího rozšíření možnosti pracovat vzdáleně trochu láme sám. Navíc až na tu propisku a papír to může fungovat i dál. Ne – vážně – myslím si, že je to o zavedení a vznikající potřebě. Pro obě strany je to jednoznačně o usnadnění procesu. A i když v tom podpisu na papíře je jistě určitá nostalgie, byli jsme víceméně nuceni se takové nostalgie vzdát v řadě dalších oblastí. Tady pro to mluví poměrně jasné argumenty – a těmi jsou zvýšení efektivity, úspory nákladů a třeba i vlídnější ekologická stopa.
Pracovní smlouva je jedna věc, ale potom přichází celá řada interních dokumentů v rámci onboardingu. Ty také dokážete řešit vzdáleně elektronicky?
Samozřejmě tahle oblast je při nastavování procesů určitě v centru pozornosti. Digitalizace přednástupních a nástupních procedur je pro zaměstnavatele velmi důležitá, protože šetří velké množství nákladů. Zvlášť pokud zaměstnanec nastupuje na pobočku, která je od centrály vzdálená a distribuce tištěných dokumentů stojí při počtu nástupů v celé společnosti nemalé peníze. Když budeme mluvit o dalších dokumentech, jako jsou různé souhlasy, prohlášení, seznámení s interními předpisy apod., jde pro firmy o poměrně velké náklady a časovou náročnost při získání všech podpisů. Navíc při elektronickém podepisování společnost významně lépe a snadněji monitoruje, kde a v jakém stavu se který dokument právě nachází. A to je velký rozdíl i výhoda proti papírovému podepisování.
Pavel Salava, Software602
Pavel Salava je business developer manager pro HR ve společnosti Software602. HR systémům se věnuje patnáct let a má na starosti nástroje pro digitalizaci pracovněprávní dokumentace a vše, co s tím souvisí.
Rozumíme tomu tak, že firma, která chce s novým zaměstnancem tyto pracovněprávní dokumenty podepsat elektronicky, má k tomu potřebné nástroje. Tedy že disponuje certifikátem pro elektronický podpis, což ale nastupující zaměstnanec mít nemusí. Jak byste to řešili v takovém případě?
Ona se povinnost ohledně úrovně podpisů liší podle toho, zda jde o takzvanou písemnost, nebo ne. Nicméně se dá říct, že pokud zaměstnavatel přistoupí ke všem dokumentům se stejnou úrovní a péčí, neudělá chybu. A pokud to vezmeme z tohoto úhlu, je ideální, aby dokumenty za zaměstnavatele byly opatřeny kvalifikovaným podpisem. Ze strany zaměstnance potom zákon umožňuje využití dostupnějších a jednodušších forem. V praxi je tedy možné využít například Bank ID Sign prostřednictvím bankovní identity nebo třeba ověření kombinací emailu a SMS kódu. Posledně uvedená možnost se zatím zdá zaměstnavatelům jako nejlépe vyhovující.
Napadá nás praktická věc. V jaké p době pak obě strany dostanou podepsané dokumenty? Jak si je nastupující zaměstnanec může uchovat pro sebe a svoji vlastní potřebu?
Zaměstnavatel by měl doručit podepsané dokumenty do osobní dispozice zaměstnanci. V praxi to většinou znamená, že mu budou dokumenty odeslány na soukromou emailovou adresu nebo do soukromé datové schránky. Forma této komunikace by měla být mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem dopředu písemně domluvena.
Ze strany zaměstnavatele bych byl opět poněkud důslednější a využil bych uložení dokumentů s tzv. aktivní péčí. Jde o to, že se dokumenty de facto archivují a povinnost uchování je u většiny z nich v řádech až desítek let od podpisu. Je proto více než vhodné udržovat kvalitu těchto dokumentů pravidelnou obnovou časových razítek, a zajistit tak jejich nerozporovatelnost i po několika desetiletích. Elektronický podpis tak zkrátka časem „nevybledne“.
Naše řešení automaticky opatřuje dokumenty časovým razítkem již při podpisu a po uložení do HR úložiště probíhá pravidelná údržba po celou dobu uložení/archivace.
Když je možné uzavírat pracovní vztahy elektronicky, umí Software602 takto řešit i jejich ukončení? Mnohdy to nemusí být snadné, když odchod nějakého zaměstnance třeba není dobrovolný…
V principu je možné řešit elektronicky i tyto typy dokumentů. V praxi se ovšem setkáváme spíš s tím, že potenciálně komplikované dokumenty, kde by mohlo hrozit rozporování jejich podpisu nebo třeba zapření doručení, se prozatím organizace rozhodly nedigitalizovat a počkat, až s vlastním procesem budou mít více zkušeností, aby měly jistotu, že i toto zvládnou spolehlivě dotáhnout.
Máte představu, jak velké procento českých firem už podepisuje pracovněprávní dokumenty elektronicky a jaký podíl organizací to teprve čeká?
Začnu trochu oklikou. Na začátku jsem zmiňoval, že poptávka po digitalizaci pracovněprávních dokumentů tu, obzvlášť od určitého typu společností, byla už delší dobu. Firmy, které už dlouho podepisují své obchodní smlouvy elektronicky, moc dobře vědí, jak jim to zefektivní fungování. Čekaly pouze na zákonnou úpravu, jež jim reálně umožní to realizovat i v pracovněprávních vztazích.
A teď k těm počtům. Přesnou statistiku nemám, ale lze usuzovat, že plně digitalizovanou oblast pracovněprávních dokumentů má spíše menší procento.
Nějakou formou s digitalizací tohoto typu začaly především velké a střední firmy. Konkrétní procenta si ovšem netroufám odhadovat. Každopádně ale společnosti objevily výhody elektronického podepisování a snaží se ho zavádět právě i v této oblasti.
Je možné tedy říci, že digitalizace HR komunikace představuje velký potenciál?
Určitě! Jsem přesvědčen, že do budoucna pracovněprávní dokumenty zdigitalizuje drtivá většina společností. Procesy a zvyky se inovují a ustálí, ale bude to pochopitelně ještě nějakou chvíli trvat.
Očekáváte podobný zájem i u veřejných institucí, nebo tam bude převládat snaha zachovat papírové řešení?
Digitalizace ve veřejné sféře je velké téma a rozhodně se jí ani tady nevyhneme. Byť přístup k této oblasti je ve veřejné sféře povětšinou opatrnější především kvůli často přísnějším procesním pravidlům.
A nakonec otázka přímo na tělo: Vy sám jste podepisoval svoji pracovní smlouvu postaru, nebo elektronicky?
Až do té předposlední papírově, jinak to tenkrát nešlo. Ovšem tu poslední smlouvu jsme už podepsali elektronicky.
Děkujeme za rozhovor!
