Sedm zásadních kroků k úspěšné realizaci projektu v OPPI

Schválení projektu v OPPI (Operační program Podnikání a inovace – Strukturální fondy EU) je prvním a zcela jistě tím nejdůležitějším krokem na cestě k dotaci na vašem firemním účtu. Je však velmi důležité si uvědomit, že není zdaleka tím posledním.



Abyste se zařadili mezi úspěšné žadatele, je potřeba mít na paměti, že samotná realizace projektu s sebou nese mnohá úskalí, která je potřeba perfektně zvládnout. Ta nejzásadnější z nich jsme pro vás shrnuli do následujících sedmi kroků.

 

1. Pečlivě si nastudujte potřebné dokumenty 

Bez důkladné znalosti veškerých potřebných dokumentů a podmínek se při realizaci projektu neobejdete. Klíčové jsou zejména Pokyny pro žadatele a příjemce z OPPI a Pravidla pro výběr dodavatelů. Ačkoliv se znění těchto dokumentů může v průběhu času trošku změnit, vždy se řiďte podle pravidel, která jsou platná v okamžiku, kdy podepisujete Podmínky poskytnutí dotace, nikoliv jejich nejaktuálnější verzí. Veškeré potřebné informace získáte na stránkách agentury CzechInvest, která má program OPPI na starosti.

 

2. Žádost o platbu 

Dotace z programu OPPI jsou propláceny zpětně na základě reálně vynaložených nákladů po skončení projektu nebo každé jeho etapy. Abyste peníze skutečně obdrželi na firemní účet, je nutné podat tzv. žádost o platbu. Obvykle je k žádosti o platbu nutné dodat následující přílohy: kopie smlouvy o bankovním účtu, smlouvy s dodavateli, účetní doklady (nejčastěji faktury) a předávací protokoly a doklady o úhradě. Podle specifik jednotlivých programů mohou být potřeba také další přílohy. Všechny požadované dokumenty se dodávají v prostých kopiích. Originálně podepsané musí být pouze dokumenty, jako jsou například čestná prohlášení.

U způsobilých výdajů doporučujeme si rozmyslet, které náklady uplatňovat a které nikoliv. Zvažte, zda je opravdu nutné uplatňovat takové náklady, u nichž dostanete dotace v řádech stovek korun. Jejich vykazování je složité, prodlužuje administraci žádosti o platbu a výsledný efekt tak může být minimální.

Je potřeba počítat s tím, že žádost o platbu bývá vrácena k doplnění – administrativní orgány si mohou k určitým věcem vyžádat vysvětlení, případně se mohou vyskytnout chyby při vyplňování na straně příjemce dotace. V tomto případě se však orgány státní správy chovají velmi vstřícně a příjemce dotace na tyto chyby upozorňují.

 

3. Průběžné zprávy z realizace projektu 

V průběhu realizace projektu je potřeba dodávat dva druhy zpráv: etapové a pololetní. V rámci těchto zpráv příjemce dokládá výši vynaložených nákladů na projekt, výši doposud proplacené dotace a dále informace o tom, jak pokračuje realizace projektu – dosažené výsledky, srovnání s původním stavem, informaci o průběžném naplňování závazných ukazatelů a předpoklad dalšího vývoje.

 

4. Plnění závazných ukazatelů a realizace projektu v souladu s podnikatelským záměrem 

Mějte na paměti, že vše co uvedete v podnikatelském záměru, se pro vás v případě schválení dotace stává závazným. Každý program má navíc stanovené určité závazné ukazatele a je třeba dbát na jejich precizní splnění. Podmínky poskytnutí dotace umožňují v některých případech závazný ukazatel do určité míry snížit, nicméně vše je třeba zkonzultovat s agenturou CzechInvest. Při nesplnění závazných ukazatelů reálně hrozí vrácení dotace a případné penále. V případě jakýchkoliv změn a odchylek od podnikatelského záměru je nutné žádat o změnové řízení, a to před tím, než daná změna vůbec nastane. Před i v průběhu realizace projektu pravidelně a důsledně kontrolujte, zda skutečně postupujete podle podnikatelského záměru a zavčas všechny změny nahlaste.

 

5. Výběrové řízení 

Obecně v OPPI platí, že veškeré způsobilé výdaje vzniklé v průběhu realizace projektů musí být vynakládány v souladu se zásadami hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Pravidla pro výběr dodavatelů nadto stanovují povinnost uskutečnit výběrové řízení při zadávání zakázek, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje 500 tisíc Kč bez DPH. Výběrová řízení jsou velmi přísně kontrolovaná. Zkazíte-li výběrové řízení, budete muset získanou dotaci kompletně vrátit. Doporučujeme proto tento krok nepodcenit a důkladně se na něj připravit. Vhodné určitě je kontaktovat v této věci profesionální poradenskou společnost, která má s výběrovými řízeními bohaté zkušenosti a přesně ví, na co si dát pozor.

 

6. Splnění publicity projektu 

Jakožto příjemce finanční podpory máte za povinnost informovat o tom, že jste obdrželi podporu ze strukturálních fondů EU. Podle výše obdržené dotace a druhu projektu stanovují pravidla publicity povinnou a dobrovolnou formu publicity. Pravidla publicity naleznete na stránkách CzechInvestu.

 

7. Účetnictví projektu 

Pamatujte na to, že výdaje související s projektem musíte vést na zvláštních analytických účtech nebo na samostatné středisko/zakázku. Pokud tento fakt opomenete, porušujete tím podmínky, které jste podepsali při přidělení dotace. Jakmile kontrola zjistí takovýto nedostatek, musíte jej urychleně napravit a zaúčtovat výdaje správně, což bývá problematické, zejména pokud se vztahují k již uzavřenému účetnímu roku. O konkrétním zaúčtování majetku, či nákladech souvisejících s projektem je dobré se poradit s vaším účetním poradcem.

Veškeré dokumenty související s projektem evidujte zvlášť, a to jejich originály kvůli případným kontrolám. Budete-li archivovat kopie, může se stát, že budete muset shánět originál, jakmile k vám dorazí kontrola, což hlavně v případě větších firem bývá mnohdy velmi komplikované. Nezapomeňte také, že dokumenty a účetní doklady k projektu je nutné archivovat déle než je standardní doba, a to deset let po ukončení projektu či do roku 2025, podle toho, který okamžik nastane později.

 

Spojte síly s odborníky 

V případě, že si netroufáte na celý proces získání a udržení dotace EU sami, nebo pokud do něj nechcete investovat svůj čas a energii, můžete se obrátit na odborníky, kteří mají s podáváním žádostí o dotace a následnou administrací projektů bohaté zkušenosti a měli by nezbytnou administrativu vyřídit za vás. Kvalitní poradenské společnosti vám pomůžou nejen s vyřízením žádosti o poskytnutí dotace, ale také s následnou realizací projektu a minimalizují riziko chyb.

 

Autorka Ing. Jana Feireislová působí v poradenské společnosti eNovation s.r.o. jako AfterCare Manager. Je odborníkem na administraci projektů v rámci Operačního programu podnikání a inovace.


« předchozí článek další článek »








Komentáře