Dynamic Process Improvement: když striktní řízení neomezuje flexibilitu

Kdo by nechtěl mít všechny procesy perfektně pod kontrolou, jistotu dodržování pravidel i přesný přehled o průběhu jednotlivých případů?



Existují procesy, u nichž je dosáhnutí výše zmíněných standardů poměrně obtížné. Jsou natolik unikátní, že je obtížné je pokrýt v rámci standardního podnikového informačního systému ERP. Mají tolik variant, že formální popis by byl příliš zdlouhavý a složitý, nebo vyžadují časté změny. Právě to řeší koncept DPI (Dynamic Process Improvement) a technologie dynamických formulářových aplikací Software602.

Strnulost procesů typicky souvisí s robustními informačními systémy (ERP, CRM a další). Ty na jedné straně poskytují kapacitu a spolehlivost, jsou však natolik komplexní, že jakákoliv změna musí být dlouho pečlivě připravována a testována. To si často vyžádá až několik měsíců, okamžité reakce na změny na trhu nepřicházejí v úvahu. Ale ani manuální vedení procesů (papíry nebo e-maily) nemusí flexibilitu přinést. I když pomineme řadu dalších nejrůznějších nevýhod, jsou procesní změny podmíněny aktualizací manuálů, interní komunikací, školením a v prvním období většinou také důkladnější kontrolou.  

 

Procesní změna během hodin nebo desítek minut 

Koncepce Software602 překonává obě tyto varianty. Každý zaměstnanec má k dispozici „procesní kuchařku“, tedy dynamickou formulářovou aplikaci, která ho provede částí procesu krok za krokem, načte data ze systémů, podpoří vložení fotografie nebo skenu, a nakonec vytvoří dokument s elektronickým podpisem a odešle data do systémů. Následuje-li další schvalovací krok, přijde odkaz na aplikaci do e-mailu kolegy. Tuto „procesní kuchařku“ má zaměstnanec neustále u sebe – v počítači, tabletu nebo smartphonu (vlastním nebo firemním).

Pokud se objeví nový požadavek obchodu, aplikace přestane uživatelům vyhovovat nebo firma prostě narazí na souběh okolností, s nímž definice procesu nepočítala, změny v procesní kuchařce jsou provedeny v řádu hodin nebo desítek minut. Až uživatelé otevřou aplikaci příště, provede je jiným sledem kroků. Není zapotřebí měnit manuály, nemusí probíhat školení. Není ani třeba upravovat informační systémy. Z nich jsou načítána a do nich zadávána stále stejná data.

 

Dokonce i při banálním schvalování faktur

Zmínili jsme využití v oblasti obchodu a prodeje, ale dynamické procesy jsou užitečné i v dalších podnikových oblastech. Dokonce i v poměrně banálním schvalování faktur se občas vyskytne situace, se kterou základní definice nepočítá, a která vyžaduje přidat schvalovací krok, podmínku nebo zavést jinou změnu. Stejně je tak tomu v případě nejrůznějších finančně-administrativních agend, plánování a přípravy komplexních zakázek a podobně. Základní princip je vždy stejný: v informačním systému se řeší jen vstupy a výstupy flexibilní části procesu. Vše mezi tím je pokryto dynamickými formulářovými aplikacemi, případně jejich oběhem.

 

Vytváření procesních aplikací bez programování 

Společnost Software602 nabízí kompletní sadu produktů, která zahrnuje:

Software602 Form Designer – prostředí, v němž lze bez programování vytvářet dynamické formulářové aplikace prostým přetahováním prvků myší a zadáváním parametrů. Návrhář aplikace tak může přidávat pole, zadávat pravidla pro dynamické vytváření dalších polí podle zadaného obsahu, nápovědu, logické kontroly, použití vestavěného fotoaparátu, GPS navigace, čtečky QR kódů, pravidla pro načítání dat i pro jejich odesílání do informačních systémů a nejrůznější funkce pro práci s dokumenty, včetně připojování elektronického podpisu.

Software602 FormApps Server je prostředí, které umožní provozovat dynamické formulářové aplikace tak, aby uživateli stačil jakýkoliv webový browser, pouze speciální funkce typu získávání podpisových certifikátů a podepisování dokumentů vyžadují formulářový prohlížeč Software602 Form Signer pro Android, iOS a všechny verze mobilních Windows.

Software602 FormFlow Server pro správu a řízení oběhu dynamických formulářových aplikací. Řetězením těchto aplikací tak lze vystavět celý informační systém (spisová služba, schvalování požadavků, řízená dokumentace apod.)

Řešení Software602 je připraveno na integraci se všemi informačními systémy běžně dostupnými na českém trhu: Pro ty nejrozšířenější, jako je Oracle, Microsoft a SAP, již existuje řada referencí. Často jsou také nasazovány jako nadstavba nad Microsoft SharePoint.

 

Technologie ale představují jen část problému. Podstatné je nedívat se na procesy jako na kamennou záležitost prostou změn, ale jako na něco živého, co se může každý den měnit s firmou a jejími zákazníky. I proto je často prvním krokem k dynamickým procesům účast na semináři, kde si představitel každé firmy může vyzkoušet, jak by se mohl změnit jejich konkrétní procesy. Další informace získáte na www.602.cz

 

Úvodní foto: © Alexey Stiop - Fotolia.com

« předchozí článek další článek »








Komentáře