Jak mít na 90% práce hotovo už dopoledne?

Když ostatní teprve začínají, vy už máte všechno hotovo. To není bláznivá fikce, jen se musíte naučit, jak nakládat se svým pracovním časem tak, abyste za co nejkratší dobu udělali co nejvíce práce. Klíčem je efektivita.



Jak tedy být efektivnější než všichni ostatní?

 

Rozpoznejte priority

 

Každodenní rutina, kdo by to neznal. Velká města mají své nevýhody, vaše kancelář v Praze nebo Brně je doslova k prasknutí. Všude to vře, hučí, nervozita by se dala krájet. Jak ubíhá čas a blíží se konec pracovní doby, pracovní stres u vašich kolegů roste. Jen pro vás to neplatí, už dávno máte dokončeny vše potřebné a nyní jen v klidu plánujete aktivity na zítra. Jak jste to dokázali? Celkem jednoduše. Idenfikovali jste priority a udělali jste jen to skutečně důležité. Úkoly, které nepočkají. A tak, přestože jste navenek udělali méně práce, pracovali jste efektivně a účelově jste třídili, co počká a co ne, máte hotové vše podstatné. Jste si vědomi varianta Paretova pravidla, které znamená, že 20% úkolů přinese 80% výsledků.

 

4 pravidla efektivního řešení úkolů

 

Minutové rozhodování
Výběr kanceláře nebo místa pro práci je důležitý minimálně stejně, jako umět se rychle a správně rozhodnout. Kdo si myslí, že čím déle o něčem přemýšlíme, tím lépe rozhodnutí učiníme, je na omylu. Když se totiž rozhodujeme příliš dlouho, vyčerpá nás to natolik, že nám už nezvýší energie ani čas na nic jiného. Stanovte si proto limit, ideálně do jedné minuty. V tomto časovém úseku se určitě dokážete rozhodnout, možná intuitivně, možná na základě rozumové úvahy, ale většinou to bude správně.

 

Začněte tím nejtěžším
Pokud splníte nejtěžší úkol jako první, zbytek činností vám půjde jako po másle. Když obtížné úkoly přesunete na později, obava a stres z nich vám zabrání zvládnout ty příjemnější, méně náročné činnosti. V konečném důsledku hrozí, že nic neuděláte pořádně.

 

E-maily počkají
Zatímco rozhodnutí nepočká, mailová schránka rozhodně ano. Nejméně efektivní, co můžete na úvod vašeho pracovního dne udělat, je totiž začíst se do mailové pošty. Zabijete tím moře času. Podovné je to si s nikam nevedoucími telefonáty či setkáními, které vaši práci nikam neposunou. Každý, kdo chce zvýšit pracovní výkon na maximum, by měl e-maily otevírat pouze v přesně stanovených časech a telefonovat pouze v opravdu nutných případech. Co se společenských setkání týká, vyhraďte si na ně čas během polední přestávky.

 

Efektivní odměna
Pro někoho je odměnou a motivací práce na dobře a pohodlně vybaveném pracovišti, takové kanceláře s dobrým pracovním prostředím vidíme v Praze i v dalších velkých městech. Ale tím to nekončí. Někoho je třeba motivovat i nějak jinak.

Většině z nás pomáhá být efektivnější, pokud mám možnost dát si pauzu. Každý potřebuje přestávku, mít možnost alespoň na chvíli se odpoutat od práce, doplnit energii. Dbejte proto na přestávky a stejně tak se nějak odměňte za úspěšné splnění úkolů.

  

Zdroj: kancelare.cz

Úvodní foto: © yanlev - Fotolia.com

« předchozí článek další článek »








Komentáře