BYOD v podniku: administrativa rychleji a bez chyb

Proč by CFO měli věnovat pozornost chytrým mobilním zařízením v kapsách svých zaměstnanců? Protože když budou správně využívány, mohou výrazně snížit čas věnovaný administrativě. A to jak na straně těch, kdo vytvářejí podklady, tak u těch, kdo je zpracovávají.



Zaměstnanci u sebe nosí přístroje s potencionálem urychlit a zefektivnit řadu procesů, a navíc snížit výdaje na nákup hardwaru, kdyby jen byly správně používány. Základní podmínkou jsou mobilní aplikace pro pohodlné řešení konkrétních situací. Díky technologii Software602 je může každá organizace vytvářet na míru různým skupinám zaměstnanců. Jednoduché řešení, jak toho dosáhnout, se nabízí v dalším textu článku.

 

Že zabavené iPhony a tablety vydáváte   zaměstnancům vždy na konci školního roku?

Koncepce BYOD (Bring Your Own Device) spočívá v tom, že zaměstnanci mohou při práci používat zařízení, která si sami pořídí. Nejčastěji se jedná o iPhony, iPady a další chytrá mobilní zařízení s operačními systémy Android nebo Windows 8, což pochopitelně přináší nové úkoly pro firemní informatiky (o jedné z možností, jak si s nimi mohou poradit, si přečtete zde), ale zároveň i zefektivnění a urychlení práce.

Vše znamená obrovské usnadnění práce pro všechny, kdo častěji provádějí administrativní úkony, ale také pro ty, kdo taková „podání“ zpracovávají, ať už se jedná o objednávky, protokoly o převzetí, účtenky, dovolenky, výkazy práce, záznamy o služebních cestách a další doklady. Je pro ně důležité, aby vše dostávali kompletní, bez chyb, se všemi přílohami a včas. Musí být jistota, že se žádný doklad neztratí ani nezůstane ležet na stole až do konce měsíce nebo kvartálu, kdy pak přijde celá záplava podání.

 

Smartphony a tablety – úkony včas a bez chyb 

Teď si ale zkuste představit, že každý zaměstnanec (stážista, brigádník, kontraktor a kdokoliv další) by měl v kapse smartphone a v něm aplikaci pro řešení jednotlivých konkrétních administrativních záležitosti (na ukázky takových aplikací se můžete podívat tady).

To by umožnilo:

* Každý administrativní úkon vyřídit okamžitě. Uživatel dostane účtenku a hned v téže chvíli ji může vyfotografovat smartphonem, připojit elektronický podpis a časové razítko, doplnit popisná data a poslat ke zpracování. Totéž platí o výkazu práce, přítomnosti na pracovišti a jakémkoliv jiném dokumentu.

* Eliminovat chyby. Chytrá formulářová aplikace uživatele provede vyplněním, poskytne nápovědu a logickou kontrolu a neumožní odeslání nesprávných dat.

* Eliminovat mechanickou práci. Pokud uživatel vytvoří dokument pomocí formulářové aplikace, zpracující útvar dostává důvěryhodný dokument (nebude zapotřebí dodatečně podepisovat papír) a data jdou rovnou do systémů. Při skenování nebo fotografování papírů (například) účtenky mohou být využity technologie OCR pro automatické rozpoznávání znaků. Už žádné ruční třídění, už žádné přepisování.

* Konvertovat papíry. To se týká zejména daňových dokladů, kde je novele zákona o DPH možné doklad naskenovat (nebo vyfotografovat mobilem) a původní papír roztrhat – za předpokladu, že tím nebude přerušena věrohodnost původu a neporušenost obsahu dokumentu. To může formulářová aplikace v chytrém mobilním zařízení zajistit.

 

Aplikace na míru si můžete vytvářet sami 

Není nutné používat vždy tablet nebo smartphone. Sedí-li uživatel u počítače, je logické, aby záležitost vyřídil na počítači. Ale pokud v kanceláři není, může sáhnout po jiném zařízení. Ke konverzi dokladu nebo vyplnění výkazu (včetně připojení fotografie) zpravidla nepotřebuje víc než minutu.

Zbývá už jen zdánlivá drobnost. Zajistit, aby každý uživatel měl ve svém smartphonu vždy přesně tu aplikaci, která mu umožní snadno vyřídit jednotlivé záležitosti. Prakticky to může vyžadovat desítky aplikací, navíc optimalizované pro různá zařízení, velikosti obrazovek a verze operačních systémů.  

S nástroji Software602 však kroky nemusí být obtížné. Firma získá prostředí, ve kterém mohou její zaměstnanci vyvíjet potřebné aplikace sami. Bez programování, s využitím připravených prvků. Tvůrce aplikace určuje grafickou podobu a zadává myší rubriky, funkce, kontroly apod. Prostředí mu poskytuje také připravené možnosti, jak formulářovou aplikaci optimalizovat pro různá zařízení.

 

Mobilní žádanka k dispozici za třicet minut 

Po získání určité zručnosti mohou být takové aplikace vytvářeny až neuvěřitelně rychle. Ty jednodušší mohou vzniknout během půlhodiny. I proto se jim říká třicetiminutové aplikace.

Pomocí stejné technologie Software602 mohou být vytvářeny i velice komplexní formulářové aplikace. Tyto aplikace mohou být propojovány do oběhu a mohou z nich být stavěny celé informační systémy (schvalování faktur, spisová služba a podobně).

 

Nahraďte počítač zařízením za desetinu ceny

Zatím jsme hovořili více o smartphonech, ale dostupnost tabletů se zvyšuje stejně rychle. Tak rychle, že je možné koupit za 3000 korun zařízení, které dokáže zvládnout devadesát procent práce počítače s desetinásobnou cenou. Finanční analytik, účetní, profesionální prezentátor a mnozí další budou i v budoucnu potřebovat počítače. Ale zaměstnanec, který řeší běžnou administrativu nebo třeba zadává údaje o vyskladněných dodávkách, může se slušným tabletem velmi snadno vystačit. A právě taková zařízení zaměstnanci často mají nebo budou mít (analytici očekávají další výrazný pokles cen na konci roku). Používají je ke čtení knih ráno v tramvaji, k plánování v kalendáři a k přístupu do sociálních sítí nebo e-mailů. Proč by právě administrativní úkony měly zůstat na papíře?

 

 

 
Úvodní foto: © Christophe Fouquin - Fotolia.com

« předchozí článek další článek »








Komentáře