Nekupujte informační systémy. Pořiďte si fungující procesy

Dá se vhodným spojením procesů a informačních systémů ušetřit? Chystáte se na (re)implementaci ERP, CRM, systému pro řízení výroby? Potřebujete vůbec podobnou (re)implementaci či nový systém? Jak ušetřit na informačním systému a získat z něj přitom více? Jak zajistit, abyste vy sami i vaši zaměstnanci informační systémy neobcházeli, ale naopak je maximálně využívali?



Funguje firma tak, jak si to myslím, nebo tak, jak mi to tvrdí mí spolupracovníci? Doba, kdy byla řada věcí ve firmách a podnicích ponechána náhodě, tedy jestli „náhodou“ projekt vyjde, zda zcela „náhodou“ konkrétní pracovník zapadne do firmy či zda bude mít nová výrobková řada „náhodou“ úspěch či nikoli, je definitivně dávno minulou.

Musí tomu tak být. Období krize totiž také není náhodné. Jaký hospodář, takový grunt. Ostatně i mistr podniku Tomáš Baťa ze Zlína o Boji proti náhodě uvádí následující: „Je málo zaměstnání, v nichž by se ještě za dnešních dnů ponechávalo tolik volného pole pro náhodu, jako je tomu v obchodě a ve výrobě. Jsou podniky, kde náhoda je mocnějším pánem než šéf nebo generální ředitel. Dostává se jí dokonce úředního schválení, když se její výsledky vezmou bilancí jednou nebo dvakrát za rok prostě na vědomí.“ 

 

Informační systém? No, nekupte ho...

Nebylo tedy zřejmě většího nepřítele náhody v obchodě než Tomáše Bati. Ohledně výchovy pro vedení pak hlásal: „Budovy – to jsou hromady cihel a betonu. Stroje – to je spousta železa a ocele. Život tomu dávají teprve lidé.“ Čím menší firma, tím transparentněji vidíme, kdo a za co je zodpovědný. Lépe vidíme logické postupy řízení, procesy a fungování podniku. A čím transparentnější tyto metody jsou, tím lépe jsou kontrolovatelné, a tím lépe připravené pro jejich rychlé změny.   

Jedním z důležitých prvků pro podporu řízení v dnešních podnicích je informační systém. Jedná se o cosi, bez čehož se nikdo z managerů a majitelů firem neobejde, co tedy firmy pořizují víceméně automaticky a následně celé vrcholové vedení spoléhá na lidi, kteří se „v tom“ vyznají lépe než oni sami. A pokud systémy a aplikace alespoň nějak fungují, nechce se již nikomu na zpravidla velmi drahém a komplikovaném systému či systémech nic měnit. Rozumí mu jen málo lidí, zbytek zpravidla neví, co od systému lze očekávat, jak co nejlépe využít veškeré formy práce s ním, co by přinesly jeho případné úpravy. A protože často není čas, chybí energie a často i odborná připravenost na rozklíčování možností IT systému, spoléhá pak vedení více méně na náhodu, že se ve firmě nalezne alespoň pár nadšených a/nebo znalých jednotlivců, kteří zajistí, aby se systém efektivně využíval. Tento náhodný prvek je pak příčinou skutečnosti, že dnes pouze malé procento společností využívá naplno své investice do informačních technologií. Přitom právě správné a efektivní využívání IT systému může vést k zefektivnění práce zaměstnanců. Základem je sladění IT systémů s procesy ve firmách. A navíc, je-li IT systém maximálně využíván a maximálně podporuje procesy ve firmě, dochází mimo již uvedené zefektivnění práce zaměstnanců i k úsporám nákladů. 

 

Kterak odbourat nevyužité nebo nevýkonné informační systémy 

S využitím IT systémů a jejich sladěním s procesy úzce souvisí i další otázky, které si dneska manažeři často kladou: Jak mohu měřit výkonnost svých zaměstnanců? Jak zajistit stejnou kvalitu služeb na všech pobočkách? Jak prosadím reorganizaci oddělení nebo celé společnosti? Kde najdou podřízení včas potřebné a správné informace pro svoji práci? 

Podobné otázky jsou logické, protože na jejich řešení často záleží budoucnost dané firmy. Vše záleží skutečně jen a jen na lidech, na organizaci jejich práce, a informační systémy by měly být přizpůsobovány jejich potřebám. Obzvláště v dnešní době, kdy téměř všichni používají shodné technické vymoženosti, jsou lidé v podnicích nejdůležitějším bohatstvím. Snažme se tedy zbytečné strašáky v podobě nevyužitých nebo nevýkonných informačních systémů postupně odbourávat a nahrazovat je funkčními nástroji. Jedním z nich by mohl být koncept společnosti AffirMate, tedy přejít od nákupu IT systému k „nákupu“ fungujících procesů. Jedná se o jakési přenastavení uvažování ohledně významu a úlohy informačních systémů v podniku. Zkušenosti společnosti AffirMate ukazují, že taková změna spoří jak náklady, tak zvyšuje efektivitu dané firmy. Proto může být zajímavé zamyslet se nad následujícími otázkami a hledat odpovědi, které které mohou firmy i lidi v nich skutečně někam posunout.

 

Dá se vhodným spojením procesů a informačních systémů ušetřit? Chystáte se na (re)implementaci ERP, CRM, systému pro řízení výroby? Potřebujete vůbec podobnou (re)implementaci či nový systém? Jak ušetřit na informačním systému a získat z něj přitom více? Jak zajistit, abyste vy sami i vaši zaměstnanci informační systémy neobcházeli, ale naopak je maximálně využívali? 

 

Záložna ušetřila desítky miliónů korun

Jednou ze společností, která se rozhodla pro systémový přístup a přistoupila k poměrně  velkým změnám v IT systému, byla společnost Záložna Creditas – klient společnosti AffirMate. Záložna stála před úkolem nákupu nového bankovního informačního systému (BIS). Tím, že se při nákupu zaměřila na procesní stránku nového systému, ušetřila záložna desítky miliónů korun. Tohoto efektu bylo dosaženo díky tomu, že společnost věnovala čas formulaci vlastní strategie a z ní vyplývajících požadavků na bankovní systém a následně provedla důkladný výběr bankovního systému podle funkcionality systému, jeho potenciálních rizik, přístupu dodavatele a ceny. 

Ve výsledku byl vybrán a implementován systém, který:

* odstranil nedostatky předchozího systému,

* pomohl stabilizovat provoz a poskytování profesionálních bankovních služeb,

* vytvořil podmínky pro zlepšování stávajících procesů,

* Vytvořil podmínky pro rozvoj nových produktů,

* vytvořil podmínky pro růst firmy.

 

Záložna Creditas souhlasila a přijala pozvání jako čestný host na snídani pořádanou firmou AffirMate dne 5. 9. od 9 hodin do 11 hodin v Praze 1, aby pro případné zájemce o danou problematiku vystoupila na téma Co tento koncept přinesl? 

Zváni jsou ředitelé, majitelé, finanční ředitelé a manageři firem, přičemž moderovaná debata a výměna zkušeností bude hlavním bodem programu. Záměrem je, abyste odcházeli s jasnými odpověďmi na témata, která v oblasti procesů a efektivního využívání IT ve vaší společnosti řešíte.

Ať už se rozhodnete jakkoli, nabízíme diskusi o zkušenostech, které by vám mohly pomoci, i když je jasné, že vše je zase jenom na lidech. Proto přejeme všem bystrý úsudek a jasnou mysl ve vašem podnikání, protože doba se může jevit sice těžkou, ale jak by řekl Tomáš Baťa: „malou výrobu jest možno řídit malými lidmi. Velkou výrobu mohou vést pouze velcí lidé, kteří jsou velcí povahou, vůlí a vědomostmi. Úspěch každého díla, na kterém se zúčastňuje větší množství lidí, záleží na moudrém vedení.“

 

Zdroj: AffirMate

 

 

 

Úvodní foto: © S.John - Fotolia.com

« předchozí článek další článek »








Komentáře