Outsourcing v e-archivaci a správě dokumentů: zkusili jste transpromo?

Pro vrcholový management, který není specializovaný na oblast informačních technologií, se může zvládnutí přechodu k elektronické dokumentaci vlastními silami in-house často jevit jako téměř nadlidský úkol. Co dělat?



Podpora prodeje a marketingová sdělení si hledají stále nové cesty. Důraz je kladen na efektivní a proaktivní komunikaci, proto společnosti lépe cílí svoji komunikaci a segmentují své zákazníky do skupin. V oblasti B2C jednoznačně převládá trend personalizace dokumentů. Marketingové sdělení musí být co nejvíce přizpůsobené příslušnému segmentu zákazníků. Používá se tzv. cross marketing, který pro komunikaci marketingového sdělení využívá různé kanály. Jedním z těchto nových kanálů jsou transakční dokumenty, jako faktury za elektřinu, vodné a stočné, či vyúčtování mobilních operátorů a další. Inkorporaci reklamních sdělení do takových transakčních dokumentů se říká „transpromo“.

 

Co všechno je trans...

Většina velkých společností již začala transpromo využívat či intenzivně připravuje transformaci faktur a dokumentů s vyúčtováním na nosiče reklamních sdělení a nové nástroje pro podporu prodeje. Klíčem k úspěchu je i v případě tohoto komunikačního kanálu personifikované sdělení. Velkou roli ale hraje i sofistikované provedení dokumentu. Téměř samozřejmostí je barevný tisk a přímé oslovení zákazníka jeho jménem. Své místo na trhu už si našly i různé slevové kupóny a bonusy zasílané spolu s vyúčtováním. Trendy však jdou ještě dále. Sledují vývoj nejmodernějších technologií, a tak se na dokumentech stále častěji objevují odkazy na internet a sociální sítě, či třeba módní QR kódy.

Tlak na úsporu nákladů navíc poukazuje na často zbytečné papírové formy dokumentů, které mohou být nahrazeny elektronicky. Výzkumy ukázaly, že 43 % zákazníků dává přednost elektronickým formám komunikace. Nová éra hromadné korespondence tedy stojí před další výzvou – elektronickou formou dokumentů, e-fakturací a s tím spojenou elektronickou archivací dokumentů.

 

Odklon od manželky? Ne, od papírové dokumentace...

Elektronický dokument totiž nejenže nabízí celou řadu dalších možností pro komunikaci, ale jeho použití přináší i velké úspory. Odklon od papírové dokumentace tak přináší prospěch jak firmám, tak i životnímu prostředí. Snižují se náklady na jeden dokument, a to jak na jeho fyzické pořízení (papír, tiskárny apod.), administraci, tak i na prostory pro archivaci papírových forem dokumentu.

Při rozhodování o přechodu na e-fakturaci však často panují obavy, jak zajistit správnou archivaci elektronických dokumentů, aby dostála zákonu. Podle odborníků na tvorbu, správu a archivaci dokumentů jsou paradoxně největší výzvou právě naše orgány státní správy. Příslušná změna legislativy se očekává až v roce 2013. Do té doby se archivace řídí pouze zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů § 11, podle kterého musí mít každý účetní doklad (faktura, účtenka aj.) podpis osoby odpovědné za vystavení dokladu. Následně § 33 a odst. 3 a 4 ukládá společnostem účetní doklad opatřit vlastnoručním podpisem nebo elektronickým podpisem. Elektronický podpis pak musí být podložený kvalifikovaným certifikátem a příjemce účetního dokladu ho musí skladovat společně s dokladem po dobu deseti let.

 

Ne tak složité, jak by se zdálo...

E-fakturace však není tak obtížná, jak by se na první pohled zdálo. „Přestože v současné době v České republice neexistuje v ČR příslušná legislativa týkající se e-archivace dat, přechod na elektronickou archivaci naši klienti zvládají bez problémů,“ říká Jan Holý, Business Development Manager společnosti DOXEE Czech.

Základním požadavkem na elektronickou archivaci dat je kromě dodržení legislativních norem bezesporu její důvěryhodnost. Sofistikovaná řešení také vyžadují přímou integraci nejen s e-mailem a datovými schránkami, ale i s interními systémy společnosti, jako jsou CRM, ERP, Billing a další. Samozřejmostí je integrace s webovým uživatelským rozhraním tak, aby byl zajištěn snadný a rychlý přístup pro mnoho uživatelů najednou (např. u call center).

 

Kdopak by se přechodu bál...

Pro vrcholový management, který není specializovaný na oblast informačních technologií, se může zvládnutí přechodu k elektronické dokumentaci vlastními silami in-house často jevit jako téměř nadlidský úkol. Proto stojí za to zvážit při zavádění elektronické komunikaci se zákazníky outsourcing. Na trhu jsou společnosti, které se specializují na profesionální tvorbu dokumentů, dokážou nabídnout komunikační platformy přes internet a zabezpečit sledování celého životního cyklu dokumentu od jeho vytvoření až po doručení koncovému příjemci.

V první řadě je nutné ujasnit si cíle. Přechod na elektronickou fakturaci by jistě měl přinést úsporu zdrojů, zvýšený vliv na zákazníky i zaměstnance i možnost sledovat nové trendy v komunikaci. Počet a objem produkovaných dokumentů a požadavky na jejich zpracování jsou spolu s frekvencí produkování dokumentů tím nejdůležitějším faktorem při rozhodování o tom, zda společnost přejde na elektronické dokumenty vlastními silami, či zda si na to přizve odborníky. Jako u každého outsourcingu musí být prvním krokem zvážení, zda je společnost vůbec ochotna předat zodpovědnost za část svých aktivit třetí straně. „Dále je potřeba zvážit faktory racionální, tedy efektivitu outsourcingu a jeho přínos ve formě úspor,“ říká Jan Holý ze společnosti DOXEE, a dodává, „svoji roli při rozhodování hrají zejména motivy objemové, ale i organizační, byrokratické a v neposlední řadě také tzv. politické motivy, které se týkají podpory vlastních zájmů společnosti.“

 

Odměnou benefity finanční i environmentální

A jaká je přidaná hodnota outsourcované péče o dokumenty? Analýza efektivity by měla jasně ukázat náklady na stávající tvorbu a rozesílání dokumentů a transparentně vyčíslit náklady na nové řešení a jejich návratnost. Obecně lze očekávat, že nový partner přinese nejen své know-how pro správnou komunikaci a využití nových efektivních kanálů, ale zajistí také optimální přístup k datům pro všechny oprávněné účastníky a postará se o správnou archivaci dokumentů. „DOXEE například poskytuje řešení na platformě „Enterprise Communication Platform“ (ECP) a veškeré práce s elektronickými dokumenty tak probíhají v prostředí webového prohlížeče, a to bez nutnosti jakékoliv instalace na koncové stanici u klienta,“ uvádí příklad Jan Holý.

Outsourcing omezí mzdové i investiční náklady společnosti, vykryje i krátkodobé potřeby, sníží nejistotu v plánování a odstraní starosti s provozem řešení. Zajistí bezpečnou archivaci dokumentů, uspoří papír i skladovací prostory a zefektivní některé interní procesy ve společnosti (například schvalovací proces pro příchozí faktury). Navenek bude společnost profitovat ze zvýšení důvěryhodnosti a levnější a rychlejší implementace požadavků zákazníků. Společnost získá přístup k novým technologiím, ale zůstane jí kapacita a možnost soustředit své síly na klíčové firemní aktivity.

V dnešním vysoce interaktivním prostředí zkrátka produkce dokumentů a jejich archivace dostávají svoji elektronickou tvář a stávají se nezbytným požadavkem moderních společností. Bezpapírová dokumentace a archivace ve správné režii přinášejí benefity finanční i environmentální a jsou budoucností nejen pro velké korporace.

 

Pro příklad nechodit daleko

Jedním z řešení efektivní komunikace a e-archivace je platforma „Enterprise Communication Platform“ (ECP) společnosti DOXEE. Skládá se z několika modulů, které tvoří unikátní internetovou aplikaci, a umožňuje přístup mnoha uživatelů. Platforma je využívaná pro zajištění adekvátního vlivu marketingových a transpromo dokumentů na zákazníky. Jako prostředek k této komunikaci se mohou využívat například bankovní výpisy, pojistné smlouvy nebo faktury. ECP je nejmodernější řešení pro komunikaci se zákazníky, které zahrnuje zpracování dat, tvorbu dokumentů, multikanálovou distribuci, sledování zásilek, reporting a digitální archivaci.

 

Foto: © sabri deniz kizil - Fotolia.com

 


« předchozí článek další článek »








Komentáře