Kopírování papírových materiálů či jejich distribuce na médiích typu USB či DVD jsou poměrně nákladné a časově náročné, nehledě k tomu, že řada účastníků je prostě vyhodí či vymaže anebo se dostanou do nepovolaných rukou. A tak se stále více začínají využívat specializované platformy pro sdílení obsahu.
Obecně sdílení firemního obsahu s externími uživateli je oblastí, kterou u svých zákazníků řešíme stále častěji. Oblíbený SharePoint je dobrý nástroj spíše pro interní přístup k dokumentům a veřejná úložiště typu Dropbox zase poskytují komfortní, nikoliv však bezpečné sdílení – viz poměrně nedávné zcizení přístupových údajů uživatelů Dropboxu.
Trh se snaží vyjít těmto požadavkům vstříc a vznikají specializované nástroje pro sdílení a přístup k podnikovému obsahu. Tyto nástroje se snaží spojit vysokou produktivitu a přístup z jakýchkoliv (včetně mobilních) zařízení, která nabízejí centrální úložiště, s vysokou úrovní zabezpečení podnikových dat prostřednictvím snadno nastavitelných přístupových práv s možností časového omezení přístupu. Což je poměrně důležitá funkce, protože jsou známy případy, kdy exzaměstnanci měli přístup ke složkám bývalého zaměstnavatele i mnoho let od svého odchodu ke konkurenci.
Pokud se vrátíme k příkladu konference, dnes není nic jednoduššího, než po akci namísto distribuce USB pamětí poslat všem účastníkům do
e-mailu přístupové údaje ke konferenčnímu obsahu např. s měsíční expirací. Obsah si stáhnou přesně ti, které to zajímá, a organizátor může výstupy z akce kdykoliv doplnit a e-mailem upozornit na jejich aktualizaci. Jde o způsob pohodlný, efektivní, bezpečný a šetrný k životnímu prostředí. A jen tak mimochodem i o způsob splňující jisté budoucí nařízení o ochraně dat.
