Co je digitalizace účetnictví?
Účetní nebo fakturant aktuálně tráví většinu svého pracovního času manuálním zadáváním dat a rutinními úkoly. Pojem digitalizace účetnictví představuje proces, kdy se veškeré doklady, faktury a dokumenty nejprve převedou do digitální podoby a následně se s nimi automatizovaně pracuje.
Zpracování dat bez ohledu na čas a místo
Pro elektronizaci účetnictví je nutné nejdříve nastavit proces sběru a nahrávání dat. V naprosté většině případů používají firmy zabezpečené cloudové úložiště, které splňuje všechny české a evropské normy. Veškeré dokumenty tak budete mít dostupné online na jednom místě.
Nespornou výhodou tedy je, že máte k dokumentům okamžitý přístup a je jedno, kde se právě nacházíte. Nahrát je můžete kdykoliv a odkudkoliv. Stačí je pouze převést do digitální podoby, a to naskenováním nebo vyfocením například na mobil. Poté už je můžete jednoduše nahrát do cloudu přes svůj počítač.
Automatické čtení informací
Cloudové úložiště je nutné propojit se systémem, který vytěžuje obsah z přijatých faktur a dokladů. Tuto činnost má na starost umělá inteligence. Účetní tak nemusí veškeré informace ručně přepisovat. Umělá inteligence dokáže informace vyčíst a následně zpracovat pro další použití. Právě tato část významně šetří čas a sníží chybovost na minimum.
Přehlednost a jednoduchost
Doklady, faktury a další dokumenty máte nyní díky umělé inteligenci přehledně seřazené a připravené pro další úpravy. Můžete je snadno vyhledávat, upravovat a přiřazovat jim zakázky nebo platební priority.
U každého dokumentu navíc vidíte, v jaké fázi schvalování se aktuálně nachází. Schvalovací proces můžete rozdělit mezi více lidí. Po schválení se pak doklady automaticky zaúčtují do synchronizovaného účetního systému. Po zaúčtování jsou navíc uzamčeny proti neautorizovaným úpravám.
Snadná archivace
Díky cloudovému úložišti už nemusíte složitě řešit archivaci účetních dokladů. Jakmile doklady a faktury zaúčtujete, automaticky se ukládají k dlouhodobé archivaci.
Veškeré dokumenty jsou navíc označeny časovými razítky a podpisy. Případný audit už tak nemusí být vaší noční můrou. Dokumenty lze navíc v systému vyhledat na pár kliknutí.
Vaše dokumenty jsou v bezpečí
Cloudové úložiště je bezpečné a chrání vaše data před odcizením. Odpadá vám také starost se skladováním papírů. Nemusíte se tedy bát, že vaše dokumenty poškodí plíseň či škůdci. Snížíte také náklady na tisk. Úložiště je jednoduché na správu a je vhodné i pro menší firmy bez IT oddělení.
