Společnost CREAM Real Estate (dříve Uni reality) je součástí skupiny firem ve vlastnictví CREAM uzavřeného investičního fondu. Ten v současné době vlastní na 120 nemovitostí a více než 300 pozemků v celé České republice. CREAM Real Estate se během pěti let stal jedinou servisní organizací Fondu pro oblast facility managementu a přebral agendu celkem patnácti společností. Proces konsolidace správy nemovitostí do jediné firmy započal již v roce 2006 a mezi jednotlivými firmami neexistoval žádný jednotný systém výměny dat. Proto bylo rozhodnuto o nasazení jednotného podnikového informačního systému i profesionálního systému pro facility management. Firma zpočátku hledala velké nadnárodní řešení, ale žádné z nich nenabízelo českou jazykovou mutaci. Zároveň potřebovala mezinárodní systém, jenž by jí umožnil v budoucnu expandovat do zahraničí a který je schopný poskytovat auditovatelné účetní výkazy jak podle lokální legislativy, tak podle IFRS. Jediným výrobcem, který byl schopen splnit všechny požadavky firmy, byl Microsoft.
Obchodník je přesně motivován
Microsoft Dynamics AX přinesl do chodu firmy řadu novinek. Jako takový má primárně na starosti finanční řízení podniku a automatizaci některých klíčových procesů. Součástí implementace také bylo provázání s Alstanet Facility Managementem (AFM) předávajícím systému Microsoft Dynamics AX důležitá data. Automatizované řízení pohledávek se stalo vůbec největší devizou Microsoft Dynamics AX. Tři dny po splatnosti faktury systém automaticky odešle dlužníkovi informativní SMS a zároveň informuje příslušného obchodníka o vzniku pohledávky. Sedm dní po splatnosti vygeneruje Microsoft Dynamics AX personalizovaný e-mail obsahující všechny údaje potřebné pro provedení platby a odešle ho příslušnému zákazníkovi. Čtrnáct dnů po splatnosti faktury je vygenerována písemná upomínka, kterou podatelna vloží do obálky a odešle poštou; 21 dní po splatnosti je pak vygenerována výpověď a pohledávka je na základě nájemní smlouvy v účetnictví automaticky započtena s příslušnou kaucí. Každý obchodník přímo v Microsoft Dynamics AX vidí informaci o celkovém stavu pohledávek po splatnosti jeho zákazníků a na jejich platební morálku má navázánu i část své vlastní odměny. Je tak motivován k tomu, aby jednak vybíral důvěryhodné nájemníky a jednak proaktivně řešil případný vznik pohledávek po splatnosti. Jen díky přechodu na účtování v reálném čase a využití automatizovaného systému správy pohledávek se investice do systému Microsoft Dynamics AX vrátila firmě během prvních šesti měsíců od jeho nasazení.
Za pouhých čtyřicet člověkohodin…
V dalším kroku se společnost rozhodla vstoupit na trh s energiemi. To bylo díky vzájemně propojenému informačnímu systému Microsoft Dynamics AX, AFM a DMS, který firmě dal okamžitý a detailní přehled o každé jedné pronajímatelné ploše i o spotřebě energií u jednotlivých objektů, relativně snadné. S ohledem na úzkou provázanost klíčových firemních procesů se všemi třemi informačními systémy se vedení rozhodlo vyvinout vlastní aplikaci, která by poskytla jednotlivým uživatelům okamžitý a rychlý přehled o údajích, které je z každého ze systémů nejvíce zajímají. Díky tomu, že se společnost v minulosti rozhodla pro všechny tři systémy využít platformu Microsoft, byl vývoj takového nástroje velice jednoduchý. Vývoj první verze trval pouhých čtyřicet člověkohodin. Desítky uživatelů ve firmě tak mohly s e-commerce i s daty ze všech třech systémů začít pracovat již krátce po nasazení Microsoft Dynamics AX.
