Rizika digitální transformace: Řízení transformačních projektů

Požadavek na digitální transformaci, resp. zavedení nových nástrojů, zpravidla přichází zdola – od zaměstnanců, tedy koncových uživatelů technologií. Jen zřídka vychází iniciativa z IT oddělení, které spíše konzervativně opečovává současné systémy. Především pokud jde o cloudové technologie, zastávají firemní správci IT velmi často rezistentní přístup, protože mají obavu o svoji pozici, a ne vždy o nich mají dostatek znalostí.



Proto se stále častěji stává, že jsou nové projekty iniciovány na úrovni konkrétních oddělení a také jsou financovány z jejich rozpočtů. Aktuální vývoj ukazuje, že IT oddělení rozhoduje o alokaci přibližně 60 procent rozpočtu na informační technologie, zatímco o investicích zbývajících 40 procent prostředků rozhodují jednotlivá oddělení na základě svých potřeb.

 

Pokud má být projekt digitální transformace úspěšný, je třeba jej důsledně naplánovat a řídit, a především je nutné pro něj získat podporu u top managementu. Není třeba zavádět nová řešení a nástroje hned v rámci celé firmy, ale po pilotním projektu v některém oddělení lze získané zkušenosti využít při následných krocích. Největší naději na úspěch mají právě projekty podporované mana­gementem, IT oddělením a samozřejmě i samotnými zaměstnanci.

 

Nová role IT

 

Správci podnikových systémů z firemního IT oddělení hrají v projektech digitální transformace zcela zásadní roli. Mezi úkoly IT oddělení patří identifikace úloh a procesů, které je možné digitalizovat nebo zvýšit jejich efektivitu nasazením moderního cloudového řešení. Dále by měli firemní IT specialisté vybrat vhodné řešení a jeho dodavatele a následně celý transformační projekt řídit.

 

Pokud jde o nasazení cloudových řešení, nemusejí mít firemní IT administrátoři obavy, že by je mohli zcela nahradit externí poskytovatelé cloudových služeb. Stále bude nutné spravovat firemní síť a pracovní stanice, řešit problémy uživatelů a spravovat podnikové systémy, které firma do cloudu přenést nemůže nebo z nějakých důvodů nechce.

 

IT oddělení by také mělo organizaci pomoci vyhnout se dalšímu ze zásadních rizik, které spočítá v tom, že zaměstnanci nebudou nově implementované aplikace a služby využívat. Tento potenciální problém je třeba řešit již v zárodku, při výběru nových služeb a řešení, který by měl vycházet právě z komunikace s uživateli. Následně by mělo IT oddělení zaměstnance na práci s novými nástroji připravit a představit jim nové funkce, které jim usnadní činnost. Čím méně budou mít správci IT starostí a práce s provozem firemních systémů a aplikací, které migrují do cloudu, tím více se mohou věnovat konkrétním potřebám zaměstnanců.

 

Efektivní využití prostředků

 

Zcela zásadním rizikem digitální transformace je situace, kdy se po zavedení nových služeb a nástrojů nedostaví plánované přínosy. Firma může zjistit, že zaměstnanci nepracují efektivněji a že ani nedošlo k plánovanému snížení nákladů oproti předchozím řešením provozovaným v rámci firemní infrastruktury. Kde může být problém?

 

Pokud jde o efektivní práci, může nastat situace, kdy zaměstnanci z nějakého důvodu nevyužívají nové aplikace a jejich funkce. Tuto situaci lze odhalit s pomocí administrátorských nástrojů, ze kterých je možné zjistit intenzitu využívání aplikací a jejich funkcí (počet přihlášení, odeslaných zpráv, sdílených souborů atd.). Na základě těchto zjištění lze pro zaměstnance připravit další, přesně zacílená školení, kde jim budou představeny konkrétní scénáře využití nových funkcí pro vyšší efektivitu práce.

 

Z analýzy způsobu využití nových nástrojů a funkcí může ale také vyplynout, že byly nasazeny zbytečně vysoké (nejlépe vybavené, a tedy i nejdražší) verze softwarových produktů a služeb. Pak je řešením zvážit přerozdělení příslušných licencí, nebo v případě cloudových služeb změna úrovně předplatného.

Současné technologie umožňují přesně sledovat využití všech IT prostředků – ať už čerpaných formou cloudové služby, nebo provozovaných v rámci vlastní infrastruktury. Bylo by velkou chybou je nepoužívat, protože jinak nemohou být odhaleny případná neefektivita a související příležitost ke snížení nákladů. 

 

Rizika digitální transformace: Řízení transformačních projektů
Požadavek na digitální transformaci, resp. zavedení nových nástrojů, zpravidla přichází zdola – od zaměstnanců, tedy koncových uživatelů technologií. Jen zřídka vychází iniciativa z IT oddělení, které spíše konzervativně opečovává současné systémy. Především pokud jde o cloudové technologie, zastávají firemní správci IT velmi často rezistentní přístup, protože mají obavu o svoji pozici, a ne vždy o nich mají dostatek znalostí. Proto se stále častěji stává, že jsou nové projekty iniciovány na úrovni konkrétních oddělení a také jsou financovány z jejich rozpočtů. Aktuální vývoj ukazuje, že IT oddělení rozhoduje o alokaci přibližně 60 procent rozpočtu na informační technologie, zatímco o investicích zbývajících 40 procent prostředků rozhodují jednotlivá oddělení na základě svých potřeb.Pokud má být projekt digitální transformace úspěšný, je třeba jej důsledně naplánovat a řídit, a především je nutné pro něj získat podporu u top managementu. Není třeba zavádět nová řešení a nástroje hned v rámci celé firmy, ale po pilotním projektu v některém oddělení lze získané zkušenosti využít při následných krocích. Největší naději na úspěch mají právě projekty podporované mana­gementem, IT oddělením a samozřejmě i samotnými zaměstnanci.
Nová role IT
Správci podnikových systémů z firemního IT oddělení hrají v projektech digitální transformace zcela zásadní roli. Mezi úkoly IT oddělení patří identifikace úloh a procesů, které je možné digitalizovat nebo zvýšit jejich efektivitu nasazením moderního cloudového řešení. Dále by měli firemní IT specialisté vybrat vhodné řešení a jeho dodavatele a následně celý transformační projekt řídit.
Pokud jde o nasazení cloudových řešení, nemusejí mít firemní IT administrátoři obavy, že by je mohli zcela nahradit externí poskytovatelé cloudových služeb. Stále bude nutné spravovat firemní síť a pracovní stanice, řešit problémy uživatelů a spravovat podnikové systémy, které firma do cloudu přenést nemůže nebo z nějakých důvodů nechce.IT oddělení by také mělo organizaci pomoci vyhnout se dalšímu ze zásadních rizik, které spočítá v tom, že zaměstnanci nebudou nově implementované aplikace a služby využívat. Tento potenciální problém je třeba řešit již v zárodku, při výběru nových služeb a řešení, který by měl vycházet právě z komunikace s uživateli. Následně by mělo IT oddělení zaměstnance na práci s novými nástroji připravit a představit jim nové funkce, které jim usnadní činnost. Čím méně budou mít správci IT starostí a práce s provozem firemních systémů a aplikací, které migrují do cloudu, tím více se mohou věnovat konkrétním potřebám zaměstnanců.
Efektivní využití prostředků
Zcela zásadním rizikem digitální transformace je situace, kdy se po zavedení nových služeb a nástrojů nedostaví plánované přínosy. Firma může zjistit, že zaměstnanci nepracují efektivněji a že ani nedošlo k plánovanému snížení nákladů oproti předchozím řešením provozovaným v rámci firemní infrastruktury. Kde může být problém?Pokud jde o efektivní práci, může nastat situace, kdy zaměstnanci z nějakého důvodu nevyužívají nové aplikace a jejich funkce. Tuto situaci lze odhalit s pomocí administrátorských nástrojů, ze kterých je možné zjistit intenzitu využívání aplikací a jejich funkcí (počet přihlášení, odeslaných zpráv, sdílených souborů atd.). Na základě těchto zjištění lze pro zaměstnance připravit další, přesně zacílená školení, kde jim budou představeny konkrétní scénáře využití nových funkcí pro vyšší efektivitu práce.Z analýzy způsobu využití nových nástrojů a funkcí může ale také vyplynout, že byly nasazeny zbytečně vysoké (nejlépe vybavené, a tedy i nejdražší) verze softwarových produktů a služeb. Pak je řešením zvážit přerozdělení příslušných licencí, nebo v případě cloudových služeb změna úrovně předplatného.Současné technologie umožňují přesně sledovat využití všech IT prostředků – ať už čerpaných formou cloudové služby, nebo provozovaných v rámci vlastní infrastruktury. Bylo by velkou chybou je nepoužívat, protože jinak nemohou být odhaleny případná neefektivita a související příležitost ke snížení nákladů. 


« předchozí článek další článek »








Komentáře