Jak ví většina podnikatelů či šéfů menších a středně velkých firem (pokud ne všichni), vlastními silami nelze dělat nebo řídit vše. A některé činnosti – například personalistiku nebo účetnictví – je často lepší přenechat odborníkům.
Ne každý malý nebo střední podnik si může dovolit různé funkce outsourcovat, ačkoli v mnoha případech celkový přínos převýší přímé náklady. Pokud outsourcing plánujete nebo i o něm pouze uvažujete, vyplatí se před předáním části svého podniku třetí osobě vše pečlivě promyslet a řádně připravit. Zde je šest otázek, které je nutné zvážit před volbou správného obchodního partnera.
1. Znát své klíčové schopnosti a omezení
„Outsourcujte funkce, které jsou časově náročné a lze jejich zajištění snadno svěřit někomu mimo podnik,“ doporučuje Sara Slettebová, prezidentka společnosti ReMilNet, která pomáhá podnikům zvyšovat efektivitu. Její firma například outsourcuje HR funkce (mzdy, daňová přiznání, zaměstnanecké benefity atd.) od roku 2008. „Vzhledem k tomu, že máme zaměstnance v několika státech, je pro ni výhodnější přenechat tuto agendu externí firmě, než ji řešit vlastními silami,“ říká. „Díky tomu máme všechny dokumenty pro státní správu vyplněné a odevzdané včas, máme přehled o nových předpisech, které se týkají našich zaměstnanců v každém státě, a všechny naše záznamy jsou přístupné on-line v zabezpečeném prostředí. Bylo to nejpřínosnější rozhodnutí o outsourcingu, jaké jsme kdy přijali.“
2. Předem stanovit cíle a metriky
„Jednoznačně stanovte cíle outsourcingu: úspora nákladů, zkvalitnění, zefektivnění, zlepšení dovedností,“ říká Adrienne Johnsonová, manažerka firemní komunikace ve společnosti CorpInfo, která poskytuje cloudové, poradenské, infrastrukturní a řízené služby. „Vyjasnění cílů, potřeb a očekávaných výsledků pomáhá při volbě správného partnera a nastavení outsourcingové smlouvy.“
„Před uzavřením smlouvy stanovte pro poskytovatele metriky výkonnosti a konkrétní výsledky, jichž má být dosaženo,“ říká Aalap Shah, spoluzakladatel digitální marketingové firmy SoMe Connect. „Většina outsourcingových vtahů selhává kvůli nevyjasněným očekáváním, spěchu klientů s vyřízením celé záležitosti nebo zanedbání podrobností v přílišné snaze prodat. Stanovení metrik přímo v počátku je zárukou vztahu dlouhodobě přínosného pro obě strany.“
3. Najít správného partnera
„Outsourcing kterékoli části vašeho podniku je významným zásahem, který rozhodně nelze brát na lehkou váhu,“ říká Maria Blacková, prezidentka společnosti ADP TotalSource. „Je důležité uvažovat o firmě, kterou zvolíte za svého partnera, nejen jako o dodavateli, ale představit si ji i jako někoho, s kým navážete dlouhodobý strategický vztah.“
Pokud například uvažujete o outsourcingu HR funkcí, je důležité zkoumat úroveň odborných znalostí a zkušeností partnera v oblasti mezd, daní, sociálního a zdravotního zabezpečení a pracovněprávní legislativy.
„Pamatujte také na to, že „proces výběru partnera může určitou dobu trvat”, říká Blacková. „Do hloubky zkoumejte jeho schopnosti. Zeptejte se důvěryhodných poradců – kolegů, spřátelených podnikatelů apod. – co o poskytovateli vědí, projděte si jeho sociální média a vyžádejte si reference.“ Zabere to čas, ale vyplatí se, protože „správný poskytovatel bude větším přínosem a umožní vám soustředit se na své obchodní cíle“, říká Maria Blacková. „Hledejte poskytovatele, který je svojí filozofií blízký vaší organizaci a který bude vaším skutečným partnerem,“ dodává Andy Childs, viceprezident pro marketing ve společnosti Paychex. „A věnujte zvýšenou pozornost jejich modelu poskytování služeb. Ujistěte se, že dodavatel poskytuje rychlé personalizované služby zákazníkům na špičkové úrovni. Měl by nabídnout jeden kontakt pro všechny požadavky, případně s problematikou obeznámeného zástupce, který bude k dispozici, kdykoli to bude vaše firma potřebovat.“ „Poskytovatel by měl rozumět podniku, misi a cílům klienta,“ říká Johnsonová. „Klient by měl mít dojem, že na něm poskytovateli záleží a že má k dispozici dostatečné kapacity pro uspokojování jeho potřeb.“
4. Pověřit interního pracovníka řízením vztahu s poskytovatelem na plný úvazek
„Je naprosto nezbytné si uvědomit, že outsourcing vyžaduje dohled,“ říká Michael Beck, marketingový ředitel společnosti Earth Class Mail. Podniky uvažující o outsourcingu potřebují interní styčnou osobu, která bude vydávat „podrobné, jednoznačné pokyny“, odpovídat na dotazy a schvalovat kroky, aby projekt běžel ve správných kolejích. „Nezbytné je také zavést týdenní nebo měsíční schůzky ke kontrole plnění a schvalování,“ říká Shah.
5. Zachovat si vlastnictví dat a kontrolu nad nimi
„Například vývoj webových a mobilních aplikací lze snadno outsourcovat, ale nesmíte dovolit, aby byl veškerý kód nebo celý produkt pod kontrolou zahraniční nebo obecně externí společnosti,“ varuje Mark Tuchscherer, spoluzakladatel a prezident společnosti Geeks Chicago. „Pokud se něco pokazí, můžete ztratit kontrolu nad svým produktem. Můžete také přijít o zdrojový kód (nebo internetové stránky) a budete jej jen složitě získávat zpět.“
„Uzavřete smlouvu o garantované úrovni služeb (SLA), stanovte, jak budou měřeny a sledovány výkon poskytovatele a spokojenost zákazníka,“ říká Johnsonová. „Měl by být předem definovaný i proces přechodu v případě, že dojde k ukončení smlouvy, a měla by být udržována komplexní dokumentace. Klient by měl zvážit, zda bude vlastnit nástroje a procesy užívané k podpoře prostředí.“
6. Věnovat pozornost zabezpečení dat – a poskytovatele outsourcingu
Obzvlášť velký pozor dejte u outsourcingu „čehokoli, co souvisí s bezpečností vašich internetových stránek nebo produktu“, říká Tuchscherer. „V případě, že by se vyskytla chyba zabezpečení a došlo k průniku, nesmějí být riziku vystavena klientská nebo zákaznická data. Jste to vy, kdo nese odpovědnost, přestože chybu udělal váš poskytovatel služeb. Můžete se snadno ocitnout v právním pekle s dalekosáhlými finančními následky.“
Prověřte si tedy potenciální partnery a ujistěte se, že dodržují osvědčené postupy a zásady a zajistí bezpečnost vašich dat.
