Na začátku roku nastal velký shon kolem datových stránek. Ty byly povinně zřízeny všem OSVČ a jedním z prvků tohoto procesu bylo, že letos daňové přiznání bude možné podat jen přes datovku. V mnohých malých podnikatelích to vzbudilo přímo panickou hrůzu, výsledkem čehož bylo, že jen během měsíce února zrušilo své podnikání více OSVČ než za celý rok 2022. Je taková panika oprávněná, nebo datovka je spíš pomocník, ale díky nepříliš povedené propagaci ze strany vládních špiček se lidé datové schránky spíše obávají a berou ji jako strašáka…
Jak to vidíte vy?
V současné době jsou datovky mediálně propírané v souvislosti s jejich povinným zřízením pro živnostníky a nepodnikající právnické osoby. Já jsem rád, že stát investoval do osvěty, že něco jako datovky existuje. Všeobecně se tvrdí, že mají zrychlit a usnadnit výměnu informací mezi úřady a právnickými a fyzickými osobami a ušetřit náklady spojené s klasickou „papírovou“ komunikací. Já dodávám, že jde o státem garantovaný bezpečný elektronický kanál doručování dokumentů a dat. Pokud se díváme na datovku pohledem dokumentů, pro každý byznys – ať už jde o korporaci, živnostníka nebo občana – je datovka úřadu jeho elektronickou podatelnou otevřenou 24 hodin denně a sedm dní v týdnu a soukromoprávní datovka je trvalou virtuální doručovací adresou bez ohledu na aktuální sídlo nebo trvalý pobyt.
Lze shrnout praktický dopad?
Praktický dopad je zřejmý. Odesláním dokumentu do datovky úřadu začínají běžet správní lhůty, protože většinou jde o podání podle správního řádu, které má přidělené číslo jednací. Příjem dokumentu do soukromoprávní datovky má zásadní výhodu, že majitel schránky neprošvihne žádný důležitý dokument, protože úřad je povinen doručovat dokumenty právě do datovky, pokud je zřízena, takže výzvu k převzetí doporučeného dopisu poštou můžete v klidu ignorovat. Do datovky dostáváte navíc automatické notifikace o ukončení platnosti dokladů, jako jsou občanka, pas, řidičák, technická prohlídka, o tom, že na vaši adresu se hlásí někdo k trvalému pobytu nebo že dochází ke změně v katastru nemovitostí.
Richard Kaucký
Richard Kaucký, 602
se narodil v roce 1960. Žije a pracuje v Praze. Je absolventem FEL ČVUT, s manželkou Terezou mají čtyři děti. Jeden ze zakladatelů Software602 a autorů prvního českého textového editoru Text602. Ve vedení firmy pracuje aktivně od jejího založení v roce 1991. Dlouhá léta působil v představenstvu ICT UNIE (dříve SPIS), je držitelem ocenění Osobnost roku české informatiky. Je jedním ze zakladatelů a člen Kolegia Nadačního fondu nezávislé žurnalistiky, má rád české sklo a je aktivní golfista s vášní pro hru.
Spousta lidí i firem si pod pojmem datová schránka představuje jen další systém pro výměnu dat a nepociťují za důležité se zabývat „dalším komunikačním nástrojem“. To ale asi není správný pohled?
Jak již název napovídá – DATOVÁ schránka, datovka – je připravená na výměnu dat, pouze se pro tuto disciplínu málo využívá. Datovky pro úřady – a nejen pro ně – technicky vzato reprezentují jednotnou „transakční sběrnici“ pro výměnu dat. Data lze dále automatizovaně zpracovávat v libovolných informačních systémech. Stát umožňuje za poplatek využít důvěryhodný doručovací kanál datových schránek i soukromoprávním subjektům ke komunikaci mezi sebou. Tím se otevírá prostor pro digitalizaci firem v celém řetězci od pořízení dokumentu přes jeho autorizaci, výměnu – doručení – až po jeho archivaci. To samé se týká dokladů, tedy dat.
A vy jako 602 určitě máte nástroje, které to dokážou uživatelům zjednodušit?
Právě na tuto disciplínu se 602 specializuje s cloudovou digitalizační platformou Sofa. Základem je cloudová aplikace SignPoint s nasazením elektronického podpisu v týmech pro výměnu smluv s klienty nebo partnery a autorizaci interních dokumentů s propojením na Microsoft 365, vše spojené s obsluhou datové schránky a chytrou archivací s aktivní péčí o podepsané dokumenty a datové zprávy. Striktně využíváme moderní technologii, tzv. remote signature, s centrální správou podpisových certifikátů, ať již jsou kvalifikované nebo běžné komerční pro zaručený elektronický podpis.
Jsme Software602
Nejsme start-up, máme třicet let zkušeností a ročně investujeme do výzkumu a vývoje desítky milionů korun. Jsme tvůrci legendárního textového editoru Text602, první elektronické pošty s archivací zásilek, prvních formulářů s elektronickým podpisem ve formátu XML a prvního transakčního jádra v EU, jež doručilo přes miliardu právně závazných digitálních dokumentů. Od roku 1991 vyvíjíme software, který lidem pomáhá zrychlovat administrativu, šetřit čas, peníze a spousty papíru.
Fajn. Tady jste odpověděl na mnou zatím nevyřčenou otázku, do jaké míry spolu souvisí datová schránka a digitální podpis.
V digitalizačních projektech nad platformou Sofa jdeme mnohem dál s digitalizací administrativních agend povinných ze zákona a v digitalizaci byznys procesů spojených s workflow, vše spojeno s organizační strukturou s rolemi a zodpovědnostmi a synchronizací s účty Microsoft 365. Pokud jde o datovky, dokážeme obsluhovat více datových schránek v rámci skupiny, spouštět agendy podle typu doručené datové zprávy s nastartováním workflow byznys procesu. Vše samozřejmě spojené s archivací s dlouhodobou péčí o platnost elektronických podpisů a pečetí podle nařízení EU, známého jako eIDAS.
Co to konkrétně znamená?
SignPoint lze nasadit ve dvou režimech. Ve velkých firmách a korporacích se lidem ve vedení s podpisovým právem zřídí kvalifikovaný certifikát a jejich podřízení jim připravují dokumenty k podpisu, které pak podepisují nebo je vracejí ve standardním kolečku, stejně jako to chodí u listinných dokumentů. Výhody jsou tady ale zřejmé – tak třeba, že se ví v každém okamžiku, kde se dokument nachází, lze ho elektronicky podepsat na jakémkoliv zařízení připojeném k internetu a automaticky se archivuje s aktivní péčí o dlouhodobou platnost elektronického podpisu s přednastavenou skartační lhůtou. Paleta dokumentů je zcela flexibilní podle nastavených interních směrnic.
V druhém režimu jde o tzv. contracting, kdy se podepisují smluvní dokumenty s klienty. Klient nepotřebuje žádný software, stačí mu jen internetový prohlížeč a pro jeho identifikaci se využívá buď BankID, pokud ho má aktivní – je to de facto přístup do internetového bankovnictví – nebo tzv. 2FA autentizace pomocí SMS s kódem nebo verifikace s mobilním klíčem. Podepíšu kontrakt a podle metadat se odesílá e-mailem klientovi, ten kliká na odkaz, prohlíží smlouvu, podepisuje kryptografickým elektronickým podpisem a automaticky se odesílá zpět, kde se opět známým způsobem archivuje. Pro obchodníka to má obrovskou výhodu, že zrychlí finalizaci jeho obchodního úsilí – smlouvu takto lze uzavřít během pár minut, nehledě na to, že je k dispozici přehled. Pro firmy se zalicencovaným Office 365 lze s pomocí PowerBI navrhovat na základě uložených metadat libovolné reporty a přehledy. Prostě paráda! A navíc jsem přesvědčený, že nastává boom mj. díky projektu bankovní identity a BankID, že to je game changer v nasazení komerčního využití elektronického podpisu.
Ještě bych si – na základě právě uvedeného – dovolil malou vsuvku. Využíváním elektronického zpracování se obrovsky šetří čas a jde o plně bezpapírovou kancelář. Takže nikde po firmě nebo po poštách či doručovatelích nelétají dopisy s vloženou papírovou smlouvou, neplatím skoro stovku za známku na dopis, nečeká se, až jej někdo doručí, není nutné pro něj chodit na poštu a nemohu se v tomto procesu ztratit. Digitalizace touto formou vysoce zvyšuje efektivitu práce, šetří peníze, papír a čas. To je pro mnohé CFO obrovským přínosem. Takže proto jednoduše, digitálně…
Rozhovor vyšel v tištěném vydání časopisu CFOworld 1/2023. Pokud si časopis chcete přečíst celý, můžete si ho koupit i v digitální formě.
Kromě tohoto rozhovoru v něm najdete i příspěvky o českých trendech v platbách pro tento rok, podrobně jsme se věnovali úskalím a možnostem, které nabízí umělá inteligence, nebo třeba top trendům pro oblast infrastruktury.
A co administrativa a byznys procesy?
U firem s velkým počtem zaměstnanců jde o úkony, které každého „otravují“, ale firma je musí dělat. Evidence nepřítomnosti, schvalování účtenek, služební cesty, říkáme tomu „žádanková samoobsluha“, kterou lze ušít každému uživateli na míru – nyní jdeme ven se samoobsluhou přímo v prostředí Teams. Další disciplínou je distribuce směrnic s evidencí, kdo „četl a rozuměl“, jako je etický kodex, organizační řád atd. atd. Speciálním případem je HR, kde je papírů neuvěřitelné množství. Nyní u nás ve firmě pilotujeme obávaný „růžový formulář“ s potvrzením o příjmech, což je zcela určitě černá můra mzdových účetních ve firmách s více zaměstnanci v období leden až březen, zkrátka vyhánět papíry z HR agend jde ostošest. Při digitalizaci byznys procesů je nutné vždy počítat s kustomizací i u zdánlivě banálních procesů, my tomu interně říkáme 3A projekt (analýza, architektura, agendy), začíná se tím, že se ptáme na organizační strukturu, role a zodpovědnosti. Sofa tomu jde naproti online návrháři agend s workflow a moderním API. Sázíme na Microsoft nejen na provoz platformy v Azure, ale na totální integraci s Microsoft 365 se všemi výhodami – pro nás i klienty to je bezpečnost, ovládání agend ze známého prostředí a přihlašováním údaji Microsoftu a zejména garance dalšího top technologického rozvoje, viz naposledy ohlášení implementace Azure OpenAI.
Digitalizace by měla pomoci organizacím šetřit. Něco z toho jste už naznačil. Máte i další argumenty pro úspory?
Když se podíváte na mzdové náklady „bílých límečků“, pak na počet pracovních hodin v roce 2023, mimochodem jich je přesně 2000, vyjde z toho, kolik stojí jeho hodina a – jak je ctěným čtenářům dobře známo – čas jsou peníze. Odhadnu, kolik mohu ušetřit času kromě dalších efektů, jako je potenciál lepších výsledků obchodu, připravenost na nárazy typu covidu a změn souvisejících s modelem práce, nasazením AI, kontribuce do ESG, tak tvrdím, že na digitalizaci je možné vydělat, mimo jiné, že valuace digitalizované firmy připravené na změny, které zatím všichni jen odhadujeme, bude určitě vyšší. Mimochodem, cvičně jsem si počítal, o kolik by rostlo HDP, pokud by stát snížil časovou náročnost administrace daní o 100 hodin – na to jsou srovnávací metodiky, dlouho to dělá PwC v Paying Taxes, zkuste si tipnout!
Co a komu dnes 602 může nabídnout?
Náš segment pro digitalizaci administrativy a byznys procesů je tam, kde mají finančního ředitele. To je segment lidí, kteří si dokážou něco spočítat, níž dolů ani nemíříme. V okamžiku, kdy se firma rozhodne digitalizovat procesy, pak tam na to musí mít abteilung. Klíčovou aplikací Microsoftu se stávají Teams. Naše řešení jsou a budou ještě více integrovaná do prostředí Teams, takže uživatel má před sebou na obrazovce údaje, které musí vyřídit, všechno se ovládá z jednoho známého prostředí. Ta adopce je hodně rychlá a my jsme v tomhle opravdu dost daleko. Cítíme v tom velký potenciál.
602 tady mohutně rozjela první vlnu digitalizace svým Text602.
Jo, jo, je to přes třicet let. My teď děláme nad dokumenty autorizaci, workflow, archivaci. Elektronické podpisy a pečetě, časová razítka, ověření, to znamená všechny služby důležité pro elektronický podpis s podporou evropských norem podle nařízení eIDAS. Jsme kvalifikovaný poskytovatel pro ověřování platnosti podpisů a pro dlouhodobé uchování platnosti podpisu, vylistovaný na EU Trusted List.
Naším cílem už deset let je vytlačení papírů ze všech nebo většiny firemních agend.
Pokud si dobře pamatuji, po Text602 přišla doba formulářů.
Bodejť, XML formuláře, úřady to chtěly, a tak jsme se v roce 2004 tomu začali intenzivně věnovat. Naše formulářové rozhraní stojí za Czech POINT, portály ČSSZ a MPSV a dalšími úřady, finišujeme implementaci design systému gov.cz v online návrháři. V roce 2008 jsme definitivně pochopili, že 602 je nutné transformovat z produktové na projektovou společnost, jsme autory transakčního jádra datových schránek. Nejsme ale typický systémový integrátor, který staví řešení nad technologiemi třetích stran. My projekty stavíme nad vlastními technologiemi a Microsoft 365.
Kolik lidí v současnosti pracuje pro 602?
Ve vývoji máme přes padesát lidí a celkový stav je 132 lidí. Do výzkumu a vývoje investujeme ročně velké částky peněz.
Děláte software i pro jiné země? V EU je přece spousta věcí unifikovaných, takže jde o to, „jen to přeložit“. Ale tak snadné to asi nebude…
Tak to je přesně ono, kdy jsme si říkali, že přijde eIDAS, jsou to jednotné evropské služby, tak to půjde snadno. Jenomže se ale ukazuje, že to je sice platné nařízení napříč EU, nicméně každá země má „jakási drobná špecifiká“. To znamená, že pro nás jako ideální projekt je ten – kdyby to opravdu fungovalo tak, jak to EU zamýšlela –, že když se v Čechách vydá kvalifikovaný certifikát, tak to prostě funguje všude po všech členských státech EU. Ten problém ale je, že implementace eIDAS není většinou dotažená úplně do konce. Příkladem budiž platnost certifikátů, což není vůbec žádná legrace, protože tu je přes 160 certifikačních autorit a většinou se kontroluje pouze platnost certifikátů vydaných místní kvalifikovanou certifikační autoritou…
Plánem pro tento fiskál je pokrýt bývalé Československo, abychom si rozšířili záběr o další zemi. Další krok by mohl následovat tam, kde budou pro nás ty nejpříznivější podmínky. Jsme velkým partnerem Microsoftu, takže se budeme snažit uspět u partnerů, kteří dělají Azure a Microsoft 365.
Co hovoří pro to, aby si zákazník vybral řešení právě od vás?
Jsme tu třicet let, máme dostatek prostředků pro vývoj a používáme světově uznávaná a ověřená řešení Microsoftu, nad kterými stavíme naše řešení. Jsme stabilní firma, která nové technologie přináší do prostředí Azure. Pokud tedy někdo hledá partnera, na něhož je spolehnutí, jsme tu pro něj.
Díky za rozhovor!
Fota: Software602
