Výkonnost ERP systému ovlivňuje kybernetickou, ekonomickou i zaměstnaneckou bezpečnost v podniku. A stejně jako se čerstvý řidič musí důkladně seznámit se svým prvním vozem a péčí o něj, podnik se musí naučit starat o svůj ERP software.
1. Seznamte se důkladně se svým ERP
Začněte tím, že si pročtete manuály a zjistíte si něco o výrobci systému, o dodavateli, který jej implementoval, a o dalších firmách ve vašem oboru, jež jej užívají. Tím získáte přehled o tom, jak si systém stojí na trhu a jak dobře naplňuje potřeby vašeho podniku. Zjistěte si také, jaká má omezení a jaký je k němu možný připojit doplňkový software.
2. Zhodnoťte interní schopnosti
Některé podniky mají ve svých IT odděleních vlastní specialisty na ERP, některé nikoli. Přesvědčte se, zda vaši pracovníci dokážou vykonávat patřičnou údržbu ERP systému sami. Pokud ne, zjistěte, zda ji bude zajišťovat externí konzultant, nebo jestli budete využívat placené služby údržby přímo od výrobce. Řada podniků upřednostňuje tým externích odborníků, kteří se specializují na řešení pro jejich ERP systém.
3. Zvažte finanční hledisko jednotlivých variant
Rozhodnutí o tom, jak bude zajišťována údržba ERP systému a kým, nelze brát na lehkou váhu. Je nutné posoudit výhody a nevýhody jednotlivých variant i to, jak zapadají do obecných strategií a plánů údržby IT systémů. Poměrně často podniky zjišťují, že nejlepší poměr mezi náklady a výkonem získají u externích konzultačních firem, z nichž některé provozují i linky podpory specializované na konkrétní ERP systémy. Není-li na to IT tým připravený, nemá smysl se na něj snažit naložit novou důležitou odpovědnost.
4. Nastavte parametry smlouvy o zaručené úrovni služeb
Smlouvy o zaručené úrovni služeb (SLA) tvoří důležitou součást zakázek na údržbu systémů. U externích služeb a přímé podpory výrobcem je nutné trvat na jednoznačně formulovaných parametrech. SLA typicky definuje různé úrovně závažnosti problémů a příslušnou rychlost, s jakou poskytovatel služby zareaguje a zajistí nápravu. Na jedné straně škály bude stát úplný kolaps systému s reakční dobou např. do 30 minut od upozornění, na druhé drobný problém, který neovlivňuje chod systému a jeho uživatele a může počkat na nejbližší pravidelnou servisní prohlídku. Jednoznačná definice naléhavosti různých situací přitom zabrání případným nejasnostem a frustraci.
5. Plánujte životní cyklus svého ERP
Váš podnik by měl plánovat využitelnost ERP kvůli snížení nákladů. Jaká bude prodleva mezi přechody na vyšší verzi? Jak dlouho má daná platforma sloužit? Posuďte krátkodobé a dlouhodobé náklady na údržbu a rozhodněte, kdy je vhodné modernizovat systém a kdy jej zcela vyměnit. Životní cyklus by měl být přezkoumán každých pět let, aby bylo možné příslušně nastavit smlouvu o údržbě. Rozhodnete-li se například vyzkoušet novou platformu, je možné omezit její rozsah a dobu trvání.
6. Bezpečnost
Kontrolujte funkčnost bezpečnostních opatření pravidelným zálohováním a obnovou systému. Instalováním aktualizací a oprav ihned poté, co je výrobce vydá, snižujete riziko napadení kyberútočníky a narušení bezpečnosti dat.
7. Revize systému
Revize systému je úplná kontrola stavu ERP a měla by se dělat v pravidelných intervalech. Zjišťuje se při ní funkčnost systému a řeší problémy, které by jej mohly zpomalovat nebo jinak negativně ovlivňovat. Posuzují se i možnosti modernizace nebo přechodu na vyšší verzi, přičemž podnik získává jasnější představu o možnostech zlepšení a nutných investicích.
Uvedené rady vám pomohou udržet váš ERP systém v perfektně funkčním stavu. Vedení firmy ocení, že nebudete nečekaně překračovat rozpočet na software, a pracovníci budou vědět, že existuje jednoznačný dlouhodobý plán údržby důležitých podnikových zdrojů.
