„Nám to přece funguje už léta, tak proč to měnit?“
Protože když to nezměníte teď, dáte náskok konkurenci. Digitalizace proniká do všech sfér průmyslu a čím dřív ji zapojíte i do účetnictví, tím dřív uvidíte výsledky.
Spousta firem běží v zajetých procesech, které léta ladily a dlouhodobě jim fungovaly. Z průzkumu společnosti GRiT ale vyplývá, že při ručním přepisování údajů z dokladů dochází k chybám: u zaučených fakturantů je chybovost deset procent, u zkušených účetních okolo dvou procent. Zavedením digitalizace chybovost snížíte prakticky k nule.
S automatizací navíc můžete začít pozvolna, třeba zavedením systému pro automatický příjem a schvalování dokladů, jako je například řešení iNVOiCE FLOW. Tento vytěžovací software sám přijme fakturu z e-mailu a vyčte z ní důležité údaje. Poté je odešle příslušným zaměstnancům ke schválení a následně ji nahraje do informačního systému. Účetní nebo fakturant vše jenom zběžně kontroluje.
Ještě vyšším stupněm je elektronická výměna dat (EDI), se kterou si významně usnadníte komunikaci s dodavateli. Objednávky, dodací listy či faktury si můžete předávat ve strukturované podobě, zcela automatizovaně a bez nutnosti manuálního přepisování údajů do informačních systémů.
„Nechceme se vzdát papíru.“
Z výzkumů vyplývá, že účetní si rády na fakturu tzv. sáhnou. Někteří to samé dříve říkali o kontaktu s penězi. Na placení kartou nebo mobilem jsme si jako společnost velice rychle zvykli, stejně rychlý a bezbolestný bývá posun k elektronické fakturaci.
Účetní Iva Šmerdová z firmy Morosystems vzpomíná na dobu před zavedením vytěžovacího softwaru iNVOiCE FLOW: „Spoustu faktur jsme museli zpětně opravovat, všechno zbytečně trvalo. Odhaduji, že kompletní zpracování jedné přijaté faktury nám průměrně zabralo patnáct minut, složitější klidně i dvacet minut.“ Teď jedna faktura zabere pět minut.
„Nechceme si zahrávat se zákonem.“
Velkým tématem ve firmách je archivace dokladů. V některých společnostech přecházejí k elektronické archivaci dokumentů tak, že fotí a skenují papírové doklady, což není udržitelné. Je rychlejší pracovat rovnou s elektronickými fakturami.
Pro některé firmy je strašákem nedostatečné zakotvení elektronického archivu v legislativě. Podle zákona o DPH musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost daňových dokladů. Poskytovatelé řešení pro automatizaci účetnictví by měli být schopní zajistit, aby faktury a dokumenty byly opatřené elektronickým podpisem i časovým razítkem a přístup k nim měly jen autorizované osoby s potřebným oprávněním.
Cestu k digitalizaci máte otevřenou
Z průzkumu společnosti GRiT vyplynulo, že klienti na automatizaci nejvíce oceňují zrychlení a zjednodušení práce. Zavedení programů pro automatizaci účetnictví firmám mnohdy sjednotí procesy v celém dodavatelsko-odběratelském řetězci. Skončí tisk faktur, ruční přepisování údajů a další nezáživné činnosti. Malými krůčky se můžete dostat k modernímu, rychlému a bezpečnému účetnictví.
