Studie IDC Addressing the Document Disconnect uvádí, že až 80 procent procesů při zpracování dokumentů je založeno na papíře. Práci s papírovými dokumenty je přitom věnováno až 25 procent pracovního času kvalifikovaných zaměstnanců. Stejná studie pak odhaduje, že v raných fázích digitální transformace se nachází kolem 65 procent organizací. Z těchto několika údajů vyplývá, že i přes postupující digitalizaci je práce s papírovými dokumenty stále nezanedbatelnou součástí každodenní pracovní rutiny, která je navíc často extrémně neefektivní.
Ukrajinská softwarová společnost ABBYY, která vyvíjí aplikace na rozpoznávání obsahu naskenovaných dokumentů (Optical Character Recognition, OCR), například uvádí, že 40 procent kvalifikovaných zaměstnanců jejích klientů porovnává skeny nebo PDF dokumentů s jejich tištěnými kopiemi řádku po řádce(!), typicky při kontrole smluv podepsaných druhou stranou, s jejich původní elektronickou verzí.
Kolik času by se jen mohlo ušetřit, kdyby se s takovými dokumenty pracovalo od začátku do konce, tedy od jejich vzniku přes úpravy, schvalování, podpisy až po archivaci, čistě v digitální podobě…
Spolupráce s partnery
Stále více firem si již umí pohlídat své vnitřní procesy a stát se při interní komunikaci a spolupráci do značné míry bezpapírovými. Problém ale nastává nejen při komunikaci se státní správou, ale i s obchodními partnery, kteří zatím bezpapírové procesy nastavené nemají. Zatímco orgány státní správy „převychovat“ nelze, způsob komunikace a spolupráci s partnery možná bude možné do značné míry ovlivnit.
Velmi efektivní cestou, jak digitalizovat komunikaci a spolupráci s partnery, která je zároveň nijak nezatíží, ale naopak jim zjednoduší práci, je zřízení partnerského portálu, jehož prostřednictvím bude možné vyměňovat si dokumenty, zadávat objednávky, revidovat smlouvy nebo vyhledávat vydané faktury, dodací listy a jakékoli další dokumenty.
Partnerské portály, tedy v zásadě pokročilejší a uživatelsky přívětivější varianta extranetu, jsou v současné době jedním z hlavních trendů v oblasti digitalizace a správy dokumentů (Document Management System, DMS), který propojuje firemní kulturu založenou na digitalizaci se světem postaveným na papírových dokumentech – nenásilnou formou a velmi efektivně, jelikož jeden portál může sloužit všem partnerům a získaná data lze rovnou zpracovávat ve firemních systémech, archivovat je a třeba i zpřístupnit v mobilních zařízeních.
Pro firmy neznamená využívání portálu žádnou investici ani komplikace při práci – všechny starosti a náklady s vybudováním a provozem portálu za ně ponese technologicky rozvinutější partner.
Mobilita a sdílení
V době sociálních sítí a veřejných cloudových služeb jsou prakticky všichni zvyklí, že mají ve svém smartphonu kdykoli k dispozici jakýkoli obsah. Je pak velmi složité zaměstnancům vysvětlovat, proč by tomu mělo být s firemními dokumenty úplně jinak.
Nabízejí se samozřejmě otázky kolem bezpečnosti, ovšem ty řeší moderní systémy na správu mobilního obsahu (Mobile Content Management, MCM), zajišťující bezpečnou distribuci firemních dokumentů do mobilních zařízení na jakékoli platformě, ať už jsou ve vlastnictví firmy, nebo zaměstnanců (v rámci režimu BYOD).
MCM řešení využívají šifrování a zabezpečené kontejnery, takže je zajištěno, že firma neztratí kontrolu nad svými dokumenty ani v případě, kdy je zpřístupní svým obchodním zástupcům, kteří by měli většinu své pracovní doby trávit u klientů, či ostatním zaměstnancům pracujícím mimo kancelář. Ošetřeny jsou i scénáře ztráty nebo odcizení zařízení.
Díky digitalizaci a mobilitě mohou zaměstnanci pracovat na cestách, revidovat dokumenty přímo během jednání s klienty nebo sbírat v terénu data určená k dalšímu zpracování ve firemních systémech.
Na mobilitu, o jejímž přínosu pro efektivitu a flexibilitu práce už asi jen málokdo pochybuje, ovšem navazuje další zásadní trend inspirovaný chováním uživatelů internetu. Uživatelé chtějí stále častěji pracovat s dokumenty způsobem, na jaký jsou zvyklí ze sociálních sítí, tedy v neustálém kontaktu se svými kolegy, se zaznamenanou historií komunikace i úprav dokumentů a samozřejmě dostupností ze všech typů zařízení připojených k internetu.
Moderní systémy pro správu dokumentů proto umožňují pracovat s obsahem podobným způsobem, jako jsme zvyklí ze sociálních sítí.
Mobilní tisk a skenování
Jestliže mají zaměstnanci přístup k firemním dokumentům ze svých mobilních zařízení, je prakticky nezbytné umožnit jim i tisk ze smartphonů a tabletů. Moderní tisková řešení a systémy na správu dokumentů se bez možnosti mobilního tisku prakticky neobejdou. Reagují tak na trend ve způsobu práce, kdy zdaleka ne všichni zaměstnanci mají ve firemních kancelářích své stálé místo, kde se připojí k firemní síti a mohou tisknout na tiskárně dedikované jejich pracovnímu týmu nebo jednoduše na nejbližším tiskovém zařízení.
Pro mobilní zaměstnance je nezbytné, aby si mohli potřebné podklady vytisknout na kterékoli z firemních tiskáren – cestou z porady s kolegy nebo během přípravy na jednání s klientem. Řešením jsou cloudové služby poskytované dodavateli tiskových zařízení, které se postarají o odeslání tiskové úlohy z jakéhokoli přístroje a její doručení do kterékoli z firemních tiskáren. Pak už stačí jen na vybraném zařízení potvrdit tisk.
Podpora mobilních zařízení v rámci moderního řešení pro správu firemních dokumentů funguje ale i opačným směrem – tedy nejen při tisku, ale i při získávání nových dokumentů. Fotoaparáty běžných smartphonů totiž dnes bez problému stačí na digitalizaci normálních typů papírových dokumentů, jejichž obsah je třeba přenést do firemních systémů.
Při troše snahy a použití vhodného softwaru pro optimalizaci pořízených snímků dokumentů bude kvalita výstupu dostatečná i pro plnou digitalizaci vyfotografovaného dokumentu, tedy včetně rozpoznání jeho obsahu, a tedy i možnosti dalšího zpracování a fulltextového vyhledávání.
Tisk jako služba
Zcela bez papírových dokumentů a možnosti tisku se zatím neobejde asi žádná firma. Ovšem to neznamená, že by se nemohla zbavit vlastních tiskáren a multifunkčních zařízení. Řízené tiskové služby (Managed Print Services, MPS) představují možnost kompletního outsourcingu tisku k externímu poskytovateli služeb, který bude vlastníkem všech tiskových zařízení instalovaných v rámci firmy a bude se starat nejen o jejich správu a servis, ale také o pravidelné doplňování spotřebního materiálu v závislosti na aktuálních potřebách firmy v oblasti tisku. Dostupnost tisku je přitom stanovena v rámci SLA.
Při využívání řízených tiskových služeb platí firma poskytovateli služby předem stanovenou cenu za každou vytištěnou stránku. Nestane se tedy zcela bezpapírovou, ovšem alespoň nemusí pořizovat nová tisková zařízení a zbaví se i vlastnictví těch dosavadních společně se souvisejícími náklady a procesy spojenými s pořizováním a skladováním spotřebního materiálu.
Ačkoli se může zdát princip platby za každou vytištěnou stránku poměrně nákladný, praxe ukazuje, že s klesajícím objemem tisku se vlastnictví tiskových zařízení a náklady na jejich údržbu a servis relativně prodražují, takže je ekonomicky výhodnější tiskové služby outsourcovat.
Zcela outsourcovat lze i proces digitalizace papírových dokumentů, při kterém se dodavatel služby postará o skenování a plnou digitalizaci obsahu dokumentů, převod získaných dat do firemních systémů a nakonec i archivaci papírových originálů podle požadavků legislativy. Ve výsledku se tedy může firma velmi přiblížit bezpapírovému ideálu.
