Digitalizace dokumentů patří mezi často diskutovaná témata ve většině českých firem, které se potýkají s přílivem faktur, dodacích listů, smluv či jakýchkoli jiných typů papírových dokumentů. Procesy s papírovými dokumenty jsou totiž velmi náročné na čas, přesnost a administrativní práci zaměstnanců na všech úrovních a v různých rolích. Že se papírové dokumenty velmi často ztrácejí, není žádná novinka, ale v dnešní „digitální“ době je překvapující, že stále existují firmy, jejichž administrativní soukolí se zastaví v okamžiku, kdy třeba několik dní není v kanceláři k dispozici manažer, který musí zkontrolovat a schválit papírový dokument – typicky fakturu. V zájmu dobrých vztahů sice dodavatelé od penále za pozdní platby obvykle upouštějí, ale ztracené a pozdě zaplacené faktury přátelské atmosféře při spolupráci s obchodními partnery rozhodně nenahrávají.
Jen těžko bychom hledali firmu, která vsadila na digitalizaci a plně elektronický oběh dokumentů a nedosáhla zlepšení v efektivitě práce a celkového zjednodušení své administrativy. Zároveň se ale často setkáme se situací, kdy digitální zpracování dokumentů zůstane někde na půl cesty k plnému využití komplexních řešení na správu podnikového obsahu (ECM, Enterprise Content Management), určených pro práci se všemi typy podnikových dokumentů a ostatních dat.
Není digitalizace jako digitalizace
Digitalizace dokumentů a jejich následné zpracování plně elektronickou cestou má v zásadě dvě hlavní podoby. Tou první a jednodušší je prosté skenování papírových dokumentů doručených do firmy, jejich opatření popisky (metadaty) a posunutí k dalšímu zpracování. To má zpravidla několik hlavních kroků – od kontroly obsahu přes schválení až po archivaci takto digitalizovaných dokumentů. Mnoho firem se s tímto způsobem digitalizace spokojí, jelikož splňuje jejich představu o tzv. bezpapírové kanceláři.
Daleko zajímavější je ale pokročilejší způsob digitalizace dokumentů, který zahrnuje také vytěžení jejich obsahu. Prostřednictvím softwaru na rozpoznávání textového obsahu dokumentů (OCR, Optical Character Recognition) je z papírového dokumentu získán jeho obsah, se kterým lze následně dále pracovat – indexovat jej a vyhledávat v něm.
Budeme-li se bavit o fakturách nebo třeba smlouvách, znamená pokročilá digitalizace načtení jejich obsahu a automatický přenos údajů do dalších firemních systémů. Účetní pak už nemusejí ručně přepisovat každou fakturu do počítače, ale mohou se věnovat důležitější práci. Podobně lze vytěžovat třeba i data ze smluv a jiných dokumentů a rovnou je přenášet do příslušných systémů (CRM, ERP atd.) – zcela automaticky a s velmi vysokou úrovní přesnosti.
Systémy na digitalizaci, vytěžování a řízení oběhu dokumentů zastanou v podnikové administrativě podobnou úlohu jako roboty a automatizované stroje ve výrobě – zbaví lidi monotónní a obtížné práce a uvolní jim ruce pro náročnější činnosti. Při současném nedostatku pracovních sil a značném tlaku na růst mezd má automatizace stále větší význam: stejný objem práce lze (rychleji a přesněji) zastat s menším počtem lidí a těm zkušenějším a zdatnějším nabídnout důležitější a lépe placenou práci.
Data jako cenné aktivum
Kompletní digitalizace a vytěžení dat má ještě další důležité rozměry. Především lze s vytěženými daty dále pracovat – analyzovat je a proměnit v další zdroj informací pro podporu manažerského rozhodování. Firma tak může získat nové pohledy na své podnikání, spolupráci s obchodními partnery nebo na obchodování se svými zákazníky.
Data dnes patří k nejcennějšímu majetku firmy a lze díky nim získat podstatnou konkurenční výhodu. Pokud jsou navíc všechna data v digitální podobě, může je firma také mnohem lépe chránit. Je například celkem vyloučené, aby se digitální dokumenty snadno „ztratily“, a při vhodně zvolené strategii zálohování prakticky nehrozí, že by byly dokumenty bez náhrady zničeny. Digitální dokumenty také nelze snadno antedatovat nebo jinak neoprávněně upravovat. Díky řízení přístupu k dokumentům v rámci ECM systémů lze navíc udělit různým zaměstnancům či pracovním skupinám oprávnění pracovat jen s určitými dokumenty. Protokolování přístupu a manipulace s obsahem digitálního archivu pak zajistí kontrolu nad tím, jak zaměstnanci s dokumenty pracují. Omezit lze tisk, kopírování nebo třeba odesílání citlivých dokumentů e-mailem.
Přístup k dokumentům odkudkoli
Digitalizované dokumenty a vytěžená data se spravují v datových skladech, k jejichž obsahu lze bezpečně přistupovat i z mobilních zařízení. Už se tedy nebude stávat, že by schválení dokumentů nutně muselo počkat na návrat odpovědného manažera do kanceláře, nebo že by třeba obchodník neměl na jednání s klientem k dispozici všechny potřebné dokumenty jako smlouvy, poslední objednávky nebo třeba faktury.
Návratnost řešení digitalizace dokumentů se pohybuje v řádu měsíců a jejich celkový přínos pro fungování firmy je prakticky nevyčíslitelný. Už jen proto, že zbavíte svoje lidi papírování a dáte jim důležitější a pro firmu přínosnější práci.
