Výraz purchase-to-pay shrnuje celý proces pořizování zboží nebo služeb od objednávky přes výměnu všech dokladů až po platbu. Bez digitalizace a automatizace vyžaduje tento proces spolupráci zaměstnanců z více oddělení, stovky hodin na telefonu s dodavateli, tuny papíru, litry inkoustu a hodiny ručního přepisování. A bohužel také zmatky a chyby.
Dnes již existují systémy, které celý proces digitalizují a z velké části automatizují. Tím zefektivňují práci, zvyšují přehlednost, snižují chybovost a šetří náklady za práci nebo tisk.
Krok 1: Objednávka
Automatizaci objednávek umožňuje tzv. e-procurement. Soubor procesů, které (často s využitím digitálních nástrojů) zvyšují efektivitu, přesnost a rychlost pořizování zboží a služeb.
Odběrateli tyto procesy pomáhají už při výběru dodavatele – hlídají, jestli nejsou partneři v insolvenci, shromažďují informace o obchodních podmínkách nebo možnostech slev a podobně.
Odběratelé se pomocí integrací mohou napojit přímo na systémy svých dodavatelů, sledovat dostupné zboží nebo skladové zásoby a rovnou objednávat. Díky otevřenosti systémů nemusejí zboží objednávat jen nákupčí, ale také další zaměstnanci.
Po vytvoření objednávky ji systém automaticky přiřadí schvalovateli. Jakmile je objednávka schválená, systém ji postupuje dodavateli. Odběratelé mají nad procesem neustálou kontrolu, například nákupčí při vytváření každé objednávky sledují rozpočet a vidí, jak ho objednávka vyčerpala.
V České republice existuje lehčí verze tohoto systému, modul Objednávky nástroje iNVOiCE FLOW. Vytvoříte v něm objednávku navázanou na rozpočet a systém objednávku automaticky odešle nejprve ke schvalovateli a poté dodavateli.
Krok 2: Zpracování faktur
Objednávka v elektronické formě přijde dodavateli a automaticky zablokuje zboží na skladu. Doklad je transparentní, obě strany jej přímo ve webové aplikaci mohou komentovat. Dodavatel poté připraví zásilku a vystaví digitální fakturu. I tuto část procesu je možné automatizovat, například pomocí EDI.
Jakmile faktura dorazí k odběrateli, přichází na řadu systém k automatickému zpracování faktur. Tento systém fakturu přijme, v případě potřeby z ní vytěží údaje (faktury poslané přes EDI již není třeba vytěžovat) a zkontroluje, zda sedí s objednávkou. Poté fakturu zašle schvalovateli, nebo pokud objednávka sedí s fakturou, automaticky schválí. Následně fakturu zaeviduje do podnikového systému a archivuje v elektronickém archivu.
Nástroje pro automatizaci zpracování faktur jsou dnes běžné a používají je nejen korporáty, ale i malé a střední firmy. Na českém trhu je to například iNVOiCE FLOW od firmy GRiT, který pracuje na principu umělé inteligence, postupně se učí a časem dokáže automaticky vytěžit a zpracovat každou přijatou fakturu.
Krok 3: Elektronická platba
Po schválení faktury přichází na řadu platba. Purchase-to-pay nástroje nabízejí integrované finanční služby například pro zkracování splatnosti faktur. Z českých systémů to umožňuje Invoice financing od firmy Roger. Roger za drobnou provizi automaticky proplatí dodavateli fakturu už několik dní po vystavení. Zkracuje tak splatnost faktury a zlepšuje cashflow obou stran.
Některé zahraniční systémy umožňují také napojení na banku, díky kterému platby odcházejí automaticky, případně umožňují placení přímo z rozhraní systému nebo nabízejí pokročilé analytické možnosti nad fakturačním procesem. Podobné služby budou již brzy také v Česku.
Budoucnost automatizace klepe na dveře
Cesta od objednávky přes fakturu po platbu je díky popsaným nástrojům kompletně digitální a z velké části automatizovaná – šetří obrovské množství času, je kompletně zaznamenaná na jednom místě, nenutí firmy přijímat ve špičce další zaměstnance a uvolňuje původním pracovníkům ruce pro zajímavější práci.
Automatizace purchase-to-pay procesu se v zahraničí stává standardem, v Česku je jejím průkopníkem firma GRiT.
Autorka pracuje jako produktová manažerka iNVOiCE FLOW ve společnosti GRiT.
