Jedna z věcí, se kterou se setkáte pravděpodobně v každém IT oddělení, je averze vůči finančnímu oddělení. Pracovník IT se může zlobit, protože „ti omezení účetní na financích, kteří o technice nic nevědí“, mu nařizují koupit jeden produkt, zatímco on by zvolil jiný.
Bez uvedení do souvislosti s kapitálovou strukturou a finanční praxí podniku se taková rozhodnutí finančního oddělení mohou jevit jako nahodilá. Ve většině případů má finanční oddělení pro svá rozhodnutí praktické důvody, které však pro IT manažery postrádají logiku, protože zcela odhlížejí od potřeb IT.
Chcete-li vést IT efektivně, musíte se podrobně seznámit s účetní praxí svého podniku, protože požadavky na financování IT projektů obvykle schvaluje mimo jiné finanční oddělení. Uveďme si některé faktory, které ovlivňují finanční rozhodování, ale člověku neobeznámenému s firemními postupy finančního účetnictví se mohou zdát poněkud neprůhledné:
Averze k jednorázovým odpisům aktiv. Většina finančních oddělení velké systémy a jiné investice postupně amortizuje, aby se náklady rozložily do víceletého období. Chtějí se tak zalíbit akciovým trhům, které preferují předvídatelné výnosy. Minimální pravidelné každoroční náklady jsou tedy naprostou samozřejmostí.
Jakmile se aktivum objeví v rozvaze, účetní a vedení firmy je nechtějí odepsat rychle, protože to akciový trh považuje za selhání. Proto se finance brání ukončení nezdařených projektů nebo nahrazení systému, který není ještě plně amortizován. Nechat uskutečnit celý odpisový cyklus je natolik zakořeněné v myslích účetních, že dosáhnout změny vyžaduje velmi silnou politickou koalici a velmi přesvědčivé obchodní zdůvodnění.
Snaha zvýšit bilanční sumu
Finančníci považují nízkou bilanční sumu za známku špatného stavu podniku. Start-upy a jiné firmy s nízkou bilanční sumou mívají problém získávat úvěry a často i splácet pohledávky. Každá firma se v takové situaci snaží peníze co nejvíce šetřit. Většina kapitálových výdajů tedy nepřichází v úvahu – finance budou téměř vždy upřednostňovat nájem, byť by koupě byla výhodnější z hlediska celkových nákladů na vlastnictví. Z toho důvodu může vaše finanční oddělení upřednostňovat cloud s nízkými počátečními náklady před vyšší investicí do pořízení vlastního serveru a softwaru.
Klíčovým ukazatelem je Ebitda
Firmy v individuálním vlastnictví často užívají ukazatel Ebitda (zisk před úroky, zdaněním a odpisy) k opodstatnění kupní ceny velmi rychle rostoucího podniku. Ve firmě, která se řídí ukazatelem Ebitda, bude finanční oddělení pravděpodobněji upřednostňovat serverovou verzi aplikace před cloudovou.
Pracuje-li váš podnik s Ebitdou, využijte toho. Strukturujte projekty, tak aby je bylo možné amortizovat a měly minimální provozní náklady. Některé podniky dělají složité operace, aby mohly přeměnit měsíční provozní náklady na kapitálové výdaje. Jedna kreativní firma najala cloudového poskytovatele druhé kategorie a požadovala, aby užíval vyhrazené servery, které společnost pořídila. Pro poskytovatele cloudových služeb to znamenalo komplikace, protože musel provozovat zařízení zákazníka odděleně. Měsíční poplatky za služby však byly nižší, než kdyby cloudový poskytovatel servery a softwarové licence vlastnil sám.
Podnik je v konkurzu
Podniky v konkurzu potřebují souhlas správce konkurzní podstaty s výdaji nad rámec běžných provozních nákladů. Konkurz by měl být krátkodobý, dočasný stav, než podnik své problémy vyřeší. Většina správců se proto zdráhá schválit nové výdaje bez velmi rychlé návratnosti. I kdyby nový systém výrazně zlepšil provoz v dlouhodobém horizontu, jeho pořízení bude obtížně obhajitelné.
Domníváte-li se, že je nutná investice, která nemá rychlou návratnost, připravte se na to, že budete muset správce konkurzní podstaty složitě přesvědčovat, že bez nové investice hodnota podniku během roku až dvou výrazně poklesne.
Podnik je finančně stabilní
Ziskové firmy s vysokou bilanční sumou disponují finanční flexibilitou, která jim umožňuje posuzovat každou situaci zvlášť a stanovit přístup, jenž zajistí nejvyšší užitek pro akcionáře. Vyspělé společnosti se obvykle vyznačují vyšší mírou byrokracie a kontroly, protože jejich procesy finanční analýzy jsou nastavené tak, aby komplexně posoudily všechny varianty pořízení nebo nájmu. Takové procesy bývají logické a dobře promyšlené, ovšem pouze za předpokladu, že se nevyvinuly samovolně postupem času a nezůstávají roky bez přezkoumání.
Je smutnou skutečností, že v mnoha případech finanční oddělení nevysvětluje kapitálovou strukturu a podstatu účetních postupů ostatním částem podniku dostatečně. Je-li vám něco nejasné, požádejte finance o objasnění. Nemusí se vám líbit moc finančního oddělení nad architekturou IT nebo výběrem softwaru, ale taková je podniková realita. Je nutné si uvědomovat, že finanční oddělení pouze odvádí svoji práci a není na IT zasedlé. Každé oddělení se u nových investic potýká se stejnými omezeními.
Pokud se vám finanční restrikce nelíbí, máte nejspíš jen málo možností, jak bez pádných argumentů situaci zvrátit. Jste-li však skutečně přesvědčeni, že vedou ke špatným rozhodnutím, zformulujte opravdu kvalitní zdůvodnění, získejte silné spojence a připravte se na velmi, velmi dlouhé diskuze. Ve většině případů to však nestojí za námahu a výsledek rozhodně není zaručený.
Nebojujte s větrnými mlýny. Je to vyčerpávající. Naučte se žít s finančními omezeními – ušetříte si čas, námahu a frustraci.
