Jen těžko si lze v dnešní době představit fungování nějakého byznysu bez spolehlivého informačního systému. Ten hraje klíčovou roli v procesu firemního vývoje a z velké míry na něm závisí úspěch společnosti na současném vysoce konkurenčním trhu. Snížení nákladů a zvýšení efektivity, potřeba větší pružnosti a pohyblivosti, standardizace a zrychlení procesů, přesná evidence dat, okamžité podklady pro rozhodování – to jsou všechno oblasti, které vyžadují podporu IT.
BFMLPSVZ…
Dnešní informační systémy, běžně označované zkratkou ERP (Enterprise Resource Plannig), jsou velmi propracovaná a komplexní řešení pokrývající maximum podnikových agend a procesů včetně specializací pro jednotlivá odvětví. Slouží jako zdroj informací pro rozhodování, umožňují nahlížet na podnik v souvislostech, a v krátkém čase dokáží poskytnout managementu relevantní informace o stavu firmy, eliminovat ztrátová místa a zefektivnit činnosti všech pracovních oddělení. Nasazením ERP systému lze nahradit velké množství různorodých aplikací používaných v rámci jedné společnosti a eliminovat tak drahá a složitá rozhraní mezi nimi. Velkou výhodou ERP systému je také jeho úzké propojení na všechny oblasti podniku, které lze zastřešit analytickými nástroji typu business intelligence (BI), což umožňuje získat kompletní a úplnou kontrolu nad celým podnikem, všemi jeho procesy a výstupy, a velmi rychle a flexibilně reagovat na změny, které trh přináší.
Mezi další aplikace, se kterými dokáže ERP úzce spolupracovat, nebo jsou v něm přímo integrovány, patří například CRM systém (Customer Relationship Management), který podporuje účinné řízení vztahu se zákazníky. Zahrnuje podrobnou evidenci obchodních a ekonomických informací o všech partnerských subjektech, umožňuje efektivní řízení obchodních případů a marketingových akcí, vyhodnocuje je a nabízí podpůrné nástroje pro komunikaci s klienty a získávaní klientů nových. Užitečným nástrojem je také ECM (Enterprise Content Management) systém pro správu a řízení firemních procesů a podnikového obsahu (informací), včetně řešení DMS (Document Management System) zajišťujícího řízení a správu dokumentace. Přínosy ECM systému pro podnik demonstruje i narůstající poptávka po tomto řešení.
„ECM se v poslední době těší značné oblibě, což je dáno hlavně rostoucím podílem elektronických dokumentů a elektronické komunikace na úkor komunikace papírové. Nejnovějším trendem v této oblasti pak je poskytování přístupu k elektronickému archivu také na mobilních zařízeních,“ přibližuje Tomáš Denemark ze společnosti Arbes Technologies.
Funkčnost ERP lze dále doplnit nástrojem APS (Advanced Planning System) pro pokročilé plánování podnikových zdrojů, které přispívá ke snížení firemních nákladů, zvyšuje flexibilitu a přispívá ke kvalitnější predikci a rozhodování. Ve výčtu aplikací nelze opomenout BPM systém, který v současnosti patří mezi dynamicky se rozvíjející oblast řešení. „BPM vyžaduje kvalitní ERP a výše zmíněné nástroje pro řízení společnosti, které integruje s dalšími podnikovými aplikacemi, a výsledkem je pak flexibilní, transparentní a otevřený systém řízení,“ vysvětluje Petr Hampl ze společnosti Asseco Solutions. Přidanou hodnotou BPM platforem je pak podle Tomáše Denemarka vizuální a uživatelský „drag and drop“ návrhář procesů, kdy si klient může následně sám modifikovat procesy dle svých potřeb – zákazník si tak snižuje závislost na dodavateli a zároveň se často stává velmi flexibilním při rozvoji nových produktů a služeb, které na trhu nabízí a jsou založeny na BPM.
ERP poptává hlavně výroba a obchodní firmy
Při pohledu na to, jací zákazníci v poslední době projevují největší zájem o ERP systémy, jednoznačně vede oblast výrobních podniků. To podle Petra Hampla souvisí s růstem investic takovýchto firem do vlastního výzkumu, vývoje, konstrukce a samozřejmě do nových výrobních technologií. Značný vliv na investice do IT mají dle Martina Korejse ze společnosti J.K.R. také dotace z Evropské unie.
Další oblastí, ze které se rekrutuje nejvíce zájemců o ERP, patří obchodní organizace, které v investici do IT vidí zejména možnost optimalizace skladových zásob a automatizace objednávek s ohledem na dodací lhůty. Dlouhodobý zájem projevují také bankovní a finanční instituce a zdravotnické subjekty, kde ERP představuje jeden ze základních pilířů jejich provozních aktivit. Nově se pak zvyšuje zájem alternativních dodavatelů energií, retailových firem, institucí ze státní či veřejné správy nebo třeba lázeňství. Roste také počet organizací zřizovaných obcemi, jako jsou technické služby, rozvody tepla či sběrné dvory, které si pořizují nový informační systém k lepšímu řízení svých aktivit a hospodaření. Celkově je podle Milana Cvrkala ze společnosti Microsoft zájem o ERP v poslední době určován zejména ekonomickými potřebami lépe kontrolovat a ušetřit náklady. Jako impuls k zavedení nového systému pak často poslouží vize podniku začít více komunikovat s koncovým zákazníkem, často fyzickými osobami, a to přes webové rozhraní.
Určitou stagnaci v poptávce po ERP lze naopak pozorovat u klientů, kteří mají v souvislosti s ekonomickou situací či s jinými vlivy větší problémy než ostatní. Jedná se například o oblast stavebnictví, kde všeobecně poklesl zájem o stavební výrobu a materiály, nebo o dopravu a logistiku či realitní firmy.
Využití informačních systémů stále pokulhává
Ačkoliv jsou přínosy nasazení ERP systému pro firmu nesporné, stále existují mezery ve využití potenciálu těchto řešení. Jednou z rezerv je neschopnost využít naplno veškeré funkcionality a automatizační prvky moderních ERP systémů. Důvodem je podle Tomáše Denemarka především lidský faktor a určitá setrvačnost zajetých procesů a postupů, které se s nasazením nového systému často nemění. „České podniky se také dost často potýkají s neschopností efektivně využít informace, které je systém schopen generovat. Obecně reportovací nástroje a systémy pro řízení firmy jsou teprve na začátcích svého potenciálu využívání,“ uvádí Martin Korejs. Dodavatele ERP řešení dokonce nepřekvapí, když vidí i středně velké firmy nebo dokonce lídry ve svém oboru dodnes používat Excel a účetnictví svěřovat do rukou externím kancelářím.
Náprava této situace spočívá jedině v efektivním řízení jednotlivých procesů, kdy nejen implementace řešení, ale také hledání rychlejších, levnějších a méně chybových postupů a práce s ERP systémem napříč organizací může přinést výrazné úspory a umožnit vyšší produktivitu práce.
Jak nešlápnout vedle při výběru
Když se firma rozhodne pro pořízení informačního systému, vyvstává před ní hned několik dalších otázek. Tou vůbec nejdůležitější je, jak zvolit vhodného dodavatele a vybrat systém.
Během let se objevilo a zase zmizelo ze scény mnoho poskytovatelů ERP softwaru, kteří zanechali své zákazníky v rozpacích. Chce-li se podnik takové situaci vyhnout, musí podle Roberta Ruisla ze společnosti Epicor Software Czech hledat dodavatele s historií stabilního růstu a s dobrými finančními výsledky, který postupuje v souladu se zdravými zásadami podnikového a finančního řízení. Právě tyto přednosti charakterizují správného partnera, který i v budoucích letech bude předním hráčem v daném oboru. Trvalý růst a ziskovost jsou nejlepším důkazem jeho schopnosti dodavatele a dále zlepšovat vysokou úroveň podpory a nabízených technologií, které odpovídají potřebám rozvoje a požadavkům trhu.
Zásadním faktorem při výběru dodavatele a systému jsou podle Michala Kouby ze společnosti Logica reference, nejlépe pak přímo od klienta, který svou velikostí a zaměřením odpovídá vašim potřebám. Důležitou roli hraje také poměr cena versus výkon a funkčnost ERP systému. Dalším kritériem je rozšiřitelnost, parametrizovatelnost a upravitelnost systému, protože procesy i potřeby se neustále mění a vybraný systém musí umět tyto změny co nejlépe podporovat. Velmi důležitým faktorem je podle Milana Cvrkala i šířka partnerského řetězce, aby byla možnost volby při dalším rozšiřování systému, i zastupitelnost v případě jakýchkoliv problémů v průběhu provozu systému. Pro firmy působící ve více než jedné zemi nebo plánující expanzi je důležité i to, zda dodavatel může podporovat i další země a budoucí podnikové procesy.
Způsoby pořízení „erpu“
Další otázkou, kterou je třeba při výběru ERP systému řešit, je, jakou zvolit variantu pořízení. Na výběr jich je totiž hned několik – on-site/on-premise, cloud/SaaS/hosting nebo třeba dotace, a každá z nich má své výhody i nevýhody. K nalezení toho nejvýhodnější modelu je proto třeba, aby byl mezi zákazníkem a dodavatelem vždy veden otevřený dialog.
„Dotace jsou samozřejmě velkým přínosem, protože značně šetří finanční prostředky. Jejich velkou nevýhodou jsou však složité schvalovací a kontrolní procesy, které často brzdí celý plánovaný projekt,“ říká Robert Ruisl.
I řešení formou SaaS podle něj přináší nesporné finanční výhody, a nejen ty – klient se nemusí starat ani o provoz, údržbu a upgrady využívaného systému. Nevýhodou jsou však omezené možnosti úprav systému na míru a často diskutovaná bezpečnost. Stále existuje řada zákazníků, kteří chtějí mít svá data „doma pod zámkem“. V případě on-site řešení je to obráceně: klient má svůj systém pod kontrolou, může realizovat i rozsáhlé úpravy na míru a svá data drží u sebe. Prvotní pořizovací náklady jsou však vyšší.
V praxi jsou pak podle Michala Kouby dotace zajímavé hlavně pro organizace veřejné a státní správy. V podnikové a výrobní sféře se omezují na oblast podpory vzdělávání. Koncept SaaS nebo aplikace v cloudu zase využívají společnosti zejména pro vedlejší aplikace, které nejsou pro chod podniku zásadní. Klíčové aplikace jsou stále ještě provozovány on-site, a to zejména kvůli bezpečnosti.
Novinky v ERP systémech
Arbes Technologies
Společnost Arbes Technologies připravila pro své zákazníky novou verzi ERP systému Arbes FEIS s řadou vylepšení. Jedná se především o řadu na první pohled drobných úprav, které ve svém důsledku výrazným způsobem sníží manuální činnost uživatelů. Jedná se například o modul Nový rok, který slouží k automatické přípravě agend pro nový kalendářní rok bez nutnosti manuálního zakládání nových dokladových řad.
Asseco Solutions
Portfolio společnosti Asseco Solutions se v poslední době rozrostlo například o Helios Store, což je distribuční kanál, který slouží k získání a zprovoznění upgradů, doplňků a rozšíření „vlastního“ informačního systému, jehož prostřednictvím také zákazník aplikaci používá. Posledními novinkami jsou také Helios Mini, což je miniaplikace na plochu počítače nebo mobilního zařízení, která slouží k zobrazování klíčových informací z informačního systému, nebo moduly Helios Controlling a Helios Intelligence.
Epicor Software Czech
Společnost Epicor nadále pracuje na rozvoji svého komplexního ERP řešení Epicor 9, které je za méně než tři roky od svého světového uvedení v živém provozu již u 700 zákazníků, přičemž dalších tisíc implementací je v progresu nebo v plánu. Nadále také vyvíjí ERP řešení Epicor iScala, hojně využívané českými klienty, které jistě potěší, že v roce 2013 se chystá nová významná verze tohoto řešení.
J.K.R.
Společnost J.K.R. do systému Byznys ERP pro své zákazníky přidala business intelligence analytiku pro výrobní podniky. Díky Byznys BI pro výrobu tak mohou možností pokročilých analýz dat využívat i střední a menší podniky bez vysokých investic do databázového vybavení.
Logica
Mezi novinky společnosti Logica patří především různé nadstavby ke standardním aplikacím. Logica se také stala součástí CGI, přední společnosti poskytující poradenské a technologické služby se 72 tisíci odborníky ve více než čtyřiceti zemích světa. Pro nejbližší období proto chystá posouzení a převzetí řešení a služeb skupiny CGI, které budou pro náš lokální trh jistě zajímavé.
Microsoft
Microsoft vylepšil ovládání a spolupráci s produkty řady Office. Z funkčního pohledu se produkty rozšířily třeba v oblasti financí, rozpočtů, centralizovaného nákupu, servisu, projektů nebo kompletace výrobků. Novinkou je také vertikální řešení pro retail, procesní výrobu, štíhlou výrobu, specializované služby nebo veřejnou správu.
Článek dnes synchronně vychází (ve zkráceném znění) také v tištěném magazínu CFO worldu, který je distribuován na adresy všech finančních ředitelů v České republice. CFO World 3/2012 v tištěné podobě si můžete zakoupit prostřednictvím on-line trafiky IDG. Elektronickou verzi pak obdržíte prostřednictvím našeho partnera - společnosti Publero.
