Datová schránka a fikce doručení
Datová schránka je ideální nástroj pro komunikaci se subjekty veřejné správy a její nesporná výhoda tkví v tom, že nemusíte nikam chodit, abyste vyřídili papírování s úřady, a navíc je zcela zdarma.
Co se dozvíte v článku
U datové schránky platí tzv. fikce doručení. To jinými slovy znamená, že zpráva zaslaná do datové schránky se považuje za doručenou desátý den od chvíle, kdy se v „datovce“ objevila. Zároveň se nebere ohled na to, jestli jste se do datové schránky přihlásili nebo ne – i když jste si zprávu nepřečetli, považuje se za doručenou.
Toto pravidlo platilo do konce roku 2021 pouze pro zprávy, které zasílala státní správa, tedy například úřad práce, Česká správa sociální zabezpečení, finanční úřad atp. Od ledna tohoto roku je to však jinak.
Změna pravidel u datových schránek od 2022
Zcela automaticky, bez vašeho zásahu nebo souhlasu, se od 1. 1. 2022 změnilo nastavení datových schránek u všech jejich majitelů. Nyní přijímáte také datové zprávy zaslané pro „soukromé účely“, zatímco dříve jste museli přijetí soukromoprávního dokumentu aktivně umožnit. I soukromé datové zprávy se považují za doručené desátým dnem ode dne dodání do datové schránky bez ohledu na to, kdo vám zprávu zaslal. A zprávu vám může zaslat naprosto kdokoli.
Praktická ukázka aneb jak to nyní funguje
Pro jasnější představu si uveďme příklad. Pokud jste v minulém roce měli povolen příjem soukromých zpráv a přišla vám například faktura a vy jste si zprávu nepřečetli, nikdo po vás reálně nemohl nic vymáhat. Nově platí, že i když si schránku nezkontrolujete, bude se faktura považovat za doručenou, tedy se bude automaticky očekávat její včasné proplacení. Platí totiž fikce doručení, tj. stejné pravidlo jako pro komunikaci s orgány veřejné moci, s desetidenní lhůtou od dodání do datové schránky.
Výjimka z pravidla
Případ, kdy fikce doručení neplatí, nastává pouze tehdy, pokud ji vylučuje jiný právní předpis. Podle zákona jde hlavně o doručení dokumentů, které mají citelný zásah do práva osob, tedy např. obžaloba, zahájení trestního řízení apod. Pokud vám přijde tento typ zprávy a vy se do datové schránky nepřihlásíte, nepovažuje se dokument za doručený.
Týká se změna u datových schránek i vás?
Nová pravidla se týkají úplně všech majitelů datových schránek. Novela se vztahuje na právnické, podnikající i „soukromé“ fyzické osoby. V tomto roce ještě bude platit, že datovou schránku mají povinně zřízenou všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Datovou schránku musí mít také advokáti, daňoví poradci, insolvenční správci a všechny orgány veřejné moci. V současné chvíli si datovou schránku pouze na vlastní žádost zřizují osoby samostatně výdělečně činné, právnické osoby nezapsané v obchodním rejstříku nebo fyzické osoby.
Výhled do budoucna: co se chystá v roce 2023
V příštím roce budou mít povinnost zřídit si „datovku“ i všechny podnikající fyzické osoby, a to ihned po zápisu do příslušného rejstříku nebo evidence. Změna čeká i nepodnikající fyzické osoby, které použijí elektronickou identifikaci pro přihlášení do NIA – Národní bod pro identifikaci a autentizaci.
Výhody a nevýhody v kostce
Je jasné, že si nyní budete muset dávat ještě větší pozor na kontrolu datové schránky. Určitě totiž nechcete promeškat zásadní termíny nebo informace. Navíc se může stát, že dojde ke smazání zprávy dříve, než si ji přečtete. Zprávy se totiž automaticky mažou po 90 dnech, pokud nemáte aktivovaný tzv. datový trezor, který je ale zpoplatněný.
Na druhou stranu popsaná novela přináší také mnoho výhod. Dosažitelnost vašich adresátů se může významně zvýšit, protože i vy teď můžete zasílat datové zprávy všem uživatelům. Navíc díky posílání zpráv přes datovou schránku ušetříte výdaje za poštovné. Pokud nebudete tisknout dokumenty, nakupovat obálky apod., opět snížíte náklady. Za běžný doporučený dopis zaplatíte přes 50 korun, zatímco za odeslání datové zprávy za „soukromým účelem“ pouze 5 korun.
Jděte na to chytře!
Nemáte čas na pravidelnou kontrolu své datové schránky a chcete se raději věnovat svému podnikání? Přenechte správu datové schránky na profesionálech. Tak třeba v Jake&James Accounting se o správu vaší datové schránky postarají odborníci. Nevznikne tak situace, že byste propásli desetidenní lhůtu, nenastane prodleva s odpovědí na zprávy a vy budete zároveň o všem informováni. Vaše schránka bude pravidelně kontrolována a vy si nebudete muset dělat starosti s administrativou spojenou s vlastnictvím datové schránky. Využít službu správy datové schránky lze i krátkodobě, třeba během vašeho pobytu v zahraničí.
