Co ovlivňuje ekonomiku kancelářského tisku?

Jaké kroky musejí podniknout dodavatelé tiskových řešení, aby přežili současnou situaci? Lze toto období vnímat jako příležitost k růstu?

Martin Lucký, Epson: Vzhledem ke sníženému objemu tisku na centralizovaných tiskárnách je pro dodavatele optimální se soustředit na menší zařízení pro tisk v prostředí domácích kanceláří. Podmínkou úspěchu je nabídnout tiskové zařízení s jednoduchou obsluhou a podobnými anebo nižšími náklady než u centralizovaných tiskáren. Z našeho pohledu jsou to jednoznačně zařízení se systémem inkoustových tanků.

Pavel Nykl, Onlio: Pro nás jsou současná moderní tisková řešení hlavně zároveň také řešením pro digitalizaci. Covid nás všechny naučil práci vzdáleně, takže digitalizační řešení a nástroje pro správu elektronických dokumentů mohou v současné době představovat výhodu. Záleží samozřejmě na konkrétních okolnostech, krize, jako je tato, ale může představovat nejvhodnější období pro investice. Nakonec totiž odezní a v následném období růstu budou mít obrovskou výhodu ti, kdo ji využili ke zvyšování efektivity, a tím konkurenceschopnosti.

Martin Januš, MyQ: Zákazníci a vlastně my všichni se v době pandemie ocitáme v prostředí, kde jsme nucení se co nejrychleji přizpůsobit měnícím se podmínkám a restrikcím. Firmám se dramaticky přeuspořádaly priority. Mezi stěžejní se právem zařadila schopnost obnovení činnosti. Dodavatelé tiskových řešení tak mají jedinečnou příležitost firmám pomoci, a to tím, že jimi dodávaný systém umožní lidem pracovat ve stejném komfortu a efektivitě v kanceláři, doma i na cestách.

Jaké další aspekty ovlivňují ekonomiku kancelářského tisku?

Martin Lucký, Epson: Mezi nejčastěji opomíjené náklady na tisk patří pravidelně vyměňované díly, jako jsou například fotoválce, fixace a transferové pásy laserových tiskáren anebo výměnné tiskové hlavy inkoustových tiskáren plus pravidelný servis a údržba zařízení. Prakticky vůbec se pak nebere v úvahu spotřeba elektrické energie, což u širší flotily tiskových zařízení může představovat za dobu životnosti zařízení nečekaně vysokou částku v řádu statisíců. Započtení těchto položek do celkových nákladů TCO může významně ovlivnit výslednou částku.

Jak mají podniky čelit pokračující ztrátě důvěry v bezpečnost tiskových řešení a nárůstu nákladů na úniky dat prostřednictvím tisku?

Pavel Nykl, Onlio: Z hlediska naší firmy je samozřejmě nejefektivnějším zabezpečením co možná nejvyšší míra digitalizace, a tedy nakládání s dokumenty v jejich elektronické podobě. DMS přináší nástroje ochrany dokumentů v podobě možnosti jemně řídit přístupová práva k digitálnímu obsahu a také jejich systematizované archivaci, snadnému vyhledání či také verzování dokumentů. Nám jako dodavateli DMS připadají náklady spojené s tiskem dokumentů a ochranou vytištěných dat jako neefektivně vynaložené.

Martin Lucký, Epson: Se ztrátou důvěry v bezpečnost tiskových řešení se potkáváme jen velmi zřídka. Při správné implementaci a použití zabezpečení, které v našich tiskárnách a tiskových řešeních poskytujeme, jsou bezpečnostní rizika minimalizována. Na kontrole a aktualizaci zabezpečení našich zařízení a softwaru neustále intenzivně pracujeme. Problém ovšem může nastat, pokud uživatel nepracuje s aktuálními verzemi softwaru a firmwaru. Náklady způsobené úniky dat prostřednictvím tisku lze eliminovat nastavením ECM politik přístupu k citlivým firemním datům.

Martin Januš, MyQ: Zákazník by se určitě měl více zajímat o to, co si pořizuje, kde bude skladovat data, kudy mu budou proudit citlivé dokumenty, kdo se mu o celé prostředí bude starat, a v případě tiskového řešení, jaké používá bezpečnostní standardy a jaké má reference. Častou chybou bývá domněnka, že stejné tiskové řešení je stejně bezpečné se všemi připojenými tiskovými zařízeními. Každý výrobce k této problematice přistupuje různě, a proto by si zákazník měl nejprve stanovit, co od tiskového systému očekává, pak vybrat vhodného dodavatele a s ním si dále ujasnit, který typ tiskových zařízení bude splňovat jeho očekávání.

Jaký by měl být co nejefektivnější postup při výběru kancelářských tiskových zařízení?

Martin Lucký, Epson: Analyzovat skutečnou potřebu tisku, skenování a kopírování. Zbytečně nadhodnocená centrální zařízení s nevyužívanými funkcemi zvyšují rozpočty. Zvážit vhodný mix centrálních a lokálních zařízení s ohledem na frekvenci využívání tisku jednotlivými uživateli, tak aby uživatelé, kteří často tisknou, nestrávili více času na cestě pro tisk než tisk samotný. Kromě výkonných centrálních tiskových systémů se zabezpečeným tiskem po autorizaci uživatele nasazovat lokální zařízení, které je neustále pod dohledem uživatele. Důsledně pracovat s hodnotou TCO.

Jak by měly podniky co nejefektivněji postupovat při tvorbě strategie a plánu implementace systému pro podnikovou správu obsahu ECM?

Robert Piffl, ELO Digital Office ČR: V první řadě doporučuji připravit analýzu prostředí, stanovit si dlouhodobý cíl a následně vybrat jednu agendu pro pilotní ověření – tento postup se v praxi velice osvědčuje a vede opravdu k rychlému nasazení systémů i v rozsáhlých organizacích. Nicméně před vlastním výběrem systému doporučuji velice dobře nastudovat reference nejen o něm, ale i o implementační společnosti a ověřit si skutečnost, že uvažovaná implementační firma velmi dobře zná nejen technologii jak takovou, tak i legislativní prostředí.

Pavel Nykl, Onlio: Implementace čehokoliv začíná pečlivou analýzou skutečných potřeb organizace. Co si firma myslí, že potřebuje, se totiž nutně nekryje s tím, co opravdu potřebuje. Proto je klíčová součinnost s odborníky, kteří řešení nasazují, a co největší zapojení budoucích uživatelů systému.

Martin Januš, MyQ: ECM systém by měl zákazníkům zvýšit jejich efektivitu, produktivitu a také bezpečnost. Nově bych kladl důraz zejména na to, jak mi nový systém podpoří kontinuitu mého podnikání. A nemyslím tím jen to, jak obnovím výpadek svého serveru, ale zejména jak rychle a efektivně se zaměstnanci dokážou přizpůsobit nenadálým událostem. Čím více systém zachová jejich pracovní komfort, tím méně je dotčen výkon celého podniku.

Jaké otázky by měly podniky především klást potenciálním dodavatelům svých ECM systémů během procesu jejich výběru?

Martin Januš, MyQ: V první řadě doporučuji, aby se dodavatel mohl seznámit s aktuálním stavem v podniku, zejména s typem a úrovní používaných systémů. Zkratka ECM vypadá jako něco nového, moderního, ale řada firem už může takové systémy používat, nebo minimálně jejich podstatné části. Důležité je zjistit, co v použitých systémech chybí, v čem se nepoužívají správně a najít co nejlevnější a nejjednodušší řešení, které je doplní. Častým problémem dnešních softwarů je fakt, že se stále více překrývají. Chatovací aplikace se stává podnikovým portálem, elektronický archiv umožňuje chatování, CRM dokáže spravovat a verzovat dokumenty atp.

Robert Piffl, ELO Digital Office ČR: Zcela jednoznačně reference, dále pak 100% lokalizaci a zvládání českého jazyka ve všech požadovaných funkcích (ideálně maximum jazyků pro rozpoznávání a automatizaci), dostatečnou robustnost včetně nástrojů pro dlouhodobou úschovu dat (podpora různých zálohovacích zařízení a hlavně možnost on-line ukládání na více úložišť současně), podporu elektronických podpisů, pečetí a časových razítek, soulad s legislativou a hlavně – jednoduché a uživatelsky přívětivé prostředí.

Pavel Nykl, Onlio: Podle nás by mělo být jedním z nepodstatnějších kritérií výběru to, jak bude nový DMS/ECM systém následovat růst společnosti, která má záměr takový systém implementovat. A nemám na mysli jen počet dokumentů, ale zejména to, jak bude nový DMS schopný s postupujícím časem pokrýt zvyšující se počet agend, jejich rostoucí komplexitu a množství integrací, které se v okamžiku výběru nemusejí jevit jako mandatorní požadavky.

Jaké jsou hlavní zásady pro správu nestrukturovaných dat pomocí systémů ECM?

Robert Piffl, ELO Digital Office ČR: Systém si musí umět poradit s rozpoznáním „kontextu“ nestrukturovaných dat, měl by nabídnout jak jejich klasifikaci, tak nejlépe i maximální rozpoznání informací s možností jejich ověřování vůči externím zdrojům – tím se významně zvýší kvalita automatizovaného zpracování. V dnešní době již není problém si poradit s běžnou korespondencí, e-maily a zcela snadno se již zpracovávají obchodní dokumenty i v naprosto nestrukturované podobě. Proto bych kladl důraz na možnost efektivního zpracování nestrukturovaných dat.

Pavel Nykl, Onlio: Snažíme se klientům vysvětlit z našeho pohledu jednoduchou věc. A to že DMS, jakkoli může pracovat s nestrukturovaným obsahem, dokáže při vhodné architektuře typologie dokumentů a pevně navržených navazujících procesů pracovat velmi strukturovaně. Tedy hlavní zásadou z našeho pohledu je vytvořit pevnou a srozumitelnou organizaci dokumentů na základě jejich typů, resp. obsahu.

Jaké doporučené postupy mají v současnosti největší efekt při provozu cloudových ECM systémů?

Pavel Nykl, Onlio: Nejsem si jistý, zda má v dnešní době smysl vyzdvihovat některé konkrétní doporučené postupy. Domnívám se, že na prvním místě je funkčnost. Pokud cloudový DMS/ECM systém splňuje očekávání zákazníka na funkčnost, pak mohou být cloudové služby pro spoustu uživatelů efektivní. Představují optimální poměr cena/výkon při získání vysoké dostupnosti služby a lze nasadit jak na servery zákazníka, tak jej lze provozovat i jako cloudovou službu. Zákazníci si tedy mohou zvolit na základě svých vlastních priorit.

Robert Piffl, ELO Digital Office ČR: Využívání DMS/ECM v cloudu přináší řadu otázek, zejména pak bezpečnostních, a dále pak o rizicích spojených se 100% dostupností informací, kdy jsou potřeba. Podle mého názoru je vhodné vybírat systémy, které nabízejí možnosti jak provozu v cloudu, tak i provozu on-premise a ideálně také kombinaci obou metod – například ukládání on-line šifrovaných dat do cloudu a podobně. Vždy je nutné si nejdříve uvědomit, že data v DMS/ECM systémech jsou klíčovým aktivem firmy, a tak je k tomu potřeba přistupovat. Maximální efekt má v současné době rozumná kombinace řešení on-premise a cloudu.

Jaké trendy lze očekávat v blízké době v oblasti tiskových řešení?

Martin Januš, MyQ: Nejprve je potřeba říct, že většina tiskových řešení už svůj název zcela přerostla. Původní myšlenka zabezpečení a monitoringu tisku byla již téměř zastíněna rozsáhlými možnostmi od pořízení dokumentu přes jeho transformaci či vylepšení až po bezpečné doručení do cílového úložiště, nebo ještě lépe do návazné aplikace. Pandemie určila nový směr, kterým by se tisková řešení mohla vydat. MyQ tuto výzvu uchopilo tak, že kromě plné podpory k přechodu do cloudového prostředí pomůže podnikům v jejich digitální transformaci a zejména během tvorby jejich modernizovaných digitálních pracovišť.