Stručná tisková zpráva Ministerstva vnitra z 8. ledna nevyvolala téměř žádnou pozornost. Ale měla vyvolat. Oznámení o dalším snížení ceny datové zprávy totiž znamená, že komunikace datovou schránkou stojí nejvýše tolik jako běžná pošta, zpravidla je ale levnější. Od prvního dubna bude platit, že pokaždé, když z vaší firmy odchází obálka nebo do ní obálka přichází, nejspíš vám zbytečně utíkají peníze.
Datová zpráva s neomezeným počtem příloh (dokumentů) bude stát 11,68 korun bez DPH. Vyjde tedy na přibližně polovinu doporučeného dopisu a bude levnější než korespondenční lístek. A pokud do ceny zahrneme i papír, tisk a obálku, je datová zpráva levnější než obyčejný dopis, mimochodem, už dnes. A to nepočítáme čas člověka, který musí papír vytisknout, dát do obálky a odnést na poštu.
Co může ospravedlnit zbytečné náklady na posílání papírů?
Shodou okolností došlo na konci loňského roku k další změně. V listopadu vstoupila v účinnost novela zákona, která zjednodušuje doručování poštovní datové zprávy mezi podniky. Stačí, aby se příjemce přihlásil do své datové schránky (nebo aby se automaticky přihlásil jeho informační systém), zpráva začne být pokládána za doručenou a systém vydá doručenku. To znamená, že za cenu přenesení obyčejné obálky máme registrovanou poštu s komfortem na úrovni dopisu do vlastních rukou, státní garance, možnost kdykoliv v budoucnu ověřit zdarma pravost přenesené zprávy – prostě komfort a právní jistotu o několik tříd vyšší.
Otázka „Proč využívat datovou schránku místo papírové pošty“ tak ztrácí smysl. Lepší otázka zní „Co může ospravedlnit pokračující posílání papírových zásilek v mezipodnikové komunikaci“?. Samozřejmě, někdy posíláme přáníčko na ručně vyrobeném papíře, rozměrné technické výkresy nebo třeba mapu. Tam papír zůstane ještě dlouho nenahraditelný. Ale běžné transakční dokumenty?
Další důvod udělat si ve firmě pořádek
Firma, která chce začít svou datovou schránku aktivně využívat, potřebuje podniknout následující:
1. Registrovat se u České pošty jako odesilatel a plátce datových zpráv. Je to úkon srovnatelně obtížný (respektive snadný) jako registrace v internetovém obchodu.
2. Požádat partnera, aby ve své datové schránce aktivoval funkci příjmu datových zpráv nebo se ujistil, že to již provedl. Pokud zmíněnou funkci aktivovanou nemá, nebude možné zprávu odeslat. Připomínáme, že příjem datových zpráv je zdarma a aktivace příjmu je otázkou jednoho kliknutí.
3. Udělat si pořádek ve vlastní organizaci. Na jedné straně je optimální, aby co nejvíce uživatelů mohlo odesílat přímo ze svého počítače a aby výstupy z informačních systémů byly odesílány automaticky (hlavně objednávky a faktury). Ale na druhé straně je dobré mít pod kontrolou, kdo datovou schránku používá, co do ní vkládá a že dokument prošel řádným schválením. To je užitečné nejen pro datovou schránku. Pro řadu našich zákazníků je elektronizace odesílání pošty impulsem k celkovému zpřehlednění, co z firmy odchází.
Manuálně nebo automaticky? Především promyšleně
Jsou různé možnosti, jak si s bodem 3 poradit. Od pracovnice, která osobně kontroluje všechny dokumenty a vkládá je do datové schránky, až po automatizované řešení, které řídí schvalovací proces, vyhledává kontakty, archivuje veškeré odchozí zásilky včetně doručenek, opatřuje tyto zásilky popisnými daty, exportuje data z dokumentů do informačních systémů a které často navazuje na komplexní systém pro elektronizaci procesů a správu dokumentů v organizaci. Pokročilejší řešení zpravidla pokrývá také odesílání z firemní e-mailové a schránky, a odesílání papírových dopisů těm, kdo datovou schránku nemají.
Rozhodnutí, jak odesílání datových zpráv řešit, by mělo vycházet z jednoznačné představy o cílovém stavu práce s dokumenty v podniku. Chci mít systematicky pokryto jen přijímání a odesílání zásilek nebo i jejich oběh po organizaci? Jak to bude s archivací? Bude oběh dokumentů provázán s informačními systémy? Bude se schvalovat elektronickým podpisem? Budou papírové a elektronické dokumenty zpracovávány paralelně nebo bude vyřešeno i jejich sjednocení? Až na základě odpovědi na tyto a další otázky je možné vybírat nástroj pro odesílání zásilek. Jinak hrozí, že bude instalováno něco, co bude zapotřebí později vyměnit.
V každém případě ale platí, že není důvod změny odkládat. S každou odeslanou papírovou zásilkou z firmy odcházejí taky peníze, které mohou chybět.
Autor je člen představenstva společnosti Software602
