DMS systém versus aplikace pro digitalizaci účetnictví

Než se k DOCU-X i dalším nabízeným produktům dostaneme, požádali jsme Jiřího Cmírala nejprve o obecné zařazení systémů pro správu dokumentů.

V současné době je jedním z často skloňovaných pojmů slovo elektronizace. Je cesta k naplnění očekávání firem složitá, nebo je to jen lenost či oddalování rozhodnutí o cestě vpřed? 

Jsou dva hlavní důvody, proč je stále velké množství organizací, jež to neřeší. Jedním jsou zaměstnanci, kteří nedokážou přepnout myšlení a zbavit se papíru a tužky, a tím druhým je stát. Ten totiž stále požaduje v rámci ukládání například elektronických účetních dokladů časová razítka, elektronické podpisy apod., což zbytečně komplikuje a prodražuje přechod na bezpapírovou formu. Přitom třeba na Slovensku už stačí obyčejný sken nebo vygenerované PDF z účetního systému. Dříve to byla ještě cena, ale to už díky řešením, jako je třeba náš produkt DOCU-X a další, odpadlo.

Jak by si v této době měly společnosti počínat? Kde mají začít? 

Je jedno, kde začnou, hlavně když začnou. Klidně s něčím jednoduchým, jako je třeba vytěžování faktur do účetního systému. Následně je možné mezi tuto operaci a účetní systém vsadit schvalovací proces. Jakmile zaměstnanci pochopí, jak je to jednoduché a pro ně přínosné, začnou vedení tlačit, že chtějí zautomatizovat další činnosti v rámci firmy, a digitalizace se stane její nedílnou součástí. Stane se to vlastně součástí podnikové kultury.

Jedním ze silných firemních nástrojů je DMS (Document Management System). Co si pod tímto názvem mohou organizace včetně jejich vedení představit? 

Často si lidé myslí, že DMS je nějaký archiv na dokumenty. Prostě místo, kam uložím něco, co už nepoužívám, ale jednou za čas potřebuji dohledat. Přitom DMS je primárně o procesech a automatizaci. Umíme přijmout jakýkoliv doklad, vytěžit jej, zařadit do DMS. Automaticky nad dokladem spustit schvalovací proces a na základě pravidel rozhodnout, kdo bude schvalovat. Třeba některé faktury se nemusejí schvalovat vůbec, protože byla schválena již objednávka.

DMS je také o generování dokladů ze šablon – například smlouvy, verzování smlouvy, ISO, nabídky, správa datových schránek a podobně. V neposlední řadě jsou to integrace na ERP systémy, kdy v rámci procesu využíváme data z ERP pro automatické rozhodnutí, jak se má schvalovací proces dále chovat, koho úkolovat. K definici procesů máme vyvinutý robustní grafický designér, kde můžeme namodelovat téměř cokoliv. Klient si pak dokáže během deseti minut vytvořit třeba proces schvalování dovolené.

Díky tomu všemu mám skvělý přehled o procesech ve firmě. V jakýkoliv moment přesně vím, kde je jaký doklad, u koho čeká na schválení, v jakém je stavu, co na něm kdo změnil. Můžu to měřit a zlepšovat. Nemusím si nic tisknout nebo posílat emailem, všichni pracují nad jediným záznamem a každá činnost je evidovaná. Workflow se snažíme designovat tak, aby systém říkal, kdo má co schvalovat, a tato činnost nezůstávala na lidech. Často nám říkají, naše Anička na recepci přesně ví, kdo má co schvalovat. Ale co když Anička odejde?

Je nasazení DMS systému vhodné pro firmy všech velikostí? Říká se, že se hodí především pro velké a střední organizace. 

Dříve to platilo, protože na trhu těch DMS systémů moc nebylo a byly drahé a určené primárně bankám, pojišťovnám apod. Pak se začala objevovat lokální řešení jako náš DOCU-X, kterým jsme chtěli DMS přiblížit i menším firmám. 

A myslíte si, že oddalování nasazení DMS systému je pro firmu spíše přítěží? Nebo naopak, je nasazení DMS systému pro společnost pozitivem? 

Myslím, že díky covidu pochopila každá firma, že je to nezbytnost. A to nejen v období lockdownu, ale i teď, kdy se zaměstnancům nechce zpět do kanceláří. Máme klienty, kteří by třeba bez našeho DOCU-X v této době nemohli fungovat. Ten přínos je jednoznačný. Mám dokumenty vždy po ruce, můžu pracovat odkudkoliv, nestojí na mně žádné schvalování kvůli dovolené, protože funguje zastupitelnost. Vedení má přehled o stavu firmy, kdo je slabý článek v procesech a tak dále. Důležité také je, že my systém naučíme, kdo má co schvalovat a kdy, a DOCU-X uživatele úkoluje automaticky. Například přijde faktura, DOCU-X z ní vytěží data a na jejich základě rozhodne, kdo bude dokument schvalovat. Nechceme, aby se naši klienti spoléhali jen na již zmíněnou Aničku.

Jaké firmy DOCU-X využívají?

Téměř jakékoliv. Účetní společnosti, logistické, stavební, výrobní, obchodní, služby atd. Na počet uživatelů to je od pěti do 300 uživatelů, nejčastěji to bývá třicet až padesát. Ti největší klienti mají kolem 300 uživatelů, deset milionů dokumentů, 300 datových schránek a 700 schvalovacích procesů každý den. Toto jsou ale jednotky zákazníků.

Čím se systémy DOCU-X odlišují od konkurenčních řešení na trhu? Jsou něčím jedinečné? 

Umíme dodat jak cloud, tak řešení nasazené u klienta. Máme předpřipravená řešení i řešení na míru. Máme zkušenosti nejen z oblasti účetních dokladů, ale jsme schopní pokrýt téměř jakoukoliv oblast týkající se dokumentů. Navíc ta naše konkurenční výhoda není jen v produktu, ale také v dlouhodobých partnerstvích. Naše řešení totiž vznikají ve spolupráci s dodavatelem například ERP systému, který zná klienta do detailu, a díky tomu dokážeme dodat řešení, jež je pro klienta skutečně přínosné. Skvělý příklad je společnost Asseco Solutions, výrobce nejrozšířenějších ERP systémů v České republice Helios, s nimiž realizujeme ročně desítky projektů.

Je známo, že jste jako firma propagátorem komplexních DMS systémů, které preferujete před cloudovými aplikacemi. Tady DMS řešení tedy cloudové aplikace válcuje? 

V současné době lze nalézt cloudovou aplikaci prakticky na všechno. Svůj obrovský rozmach zažívají i řešení pro digitalizaci účetnictví. Tyto aplikace jsou povětšinou jednoduché a dostupné a třeba menší firma si s nimi dokáže vystačit, pokud během roku zpracovává řádově stovky faktur a má jednoduché schvalovací procesy.

Na digitalizaci účetnictví v cloudu se ale často spoléhá i řada středních organizací. Zpočátku se takové řešení může zdát i výhodné. Ale v okamžiku, kdy firma chce digitalizovat další typy dokumentů, má v úmyslu více automatizovat procesy, více se integrovat na svůj ERP systém, najednou narazí na omezení.

My sami nabízíme DOCU-X v cloudu formou předpřipravených balíčků, ale náš klient může kdykoliv přejít na neomezenou verzi a zdigitalizovat, cokoliv ho napadne, a to bez omezení.

Lze to tedy chápat tak, že DMS systém dokáže nabídnout větší otevřenost nad zmíněnými cloudovými aplikacemi? 

Přesně tak, to je ten nejzásadnější rozdíl, na který upozorňujeme klienty. Jak jsem již zmiňoval, chtějí většinou začít účetními doklady. A já se jich ptám, zda těmi účetními doklady chtějí i skončit.

Zmínil jste, že DOCU-X je řešení, které se přizpůsobí firemním potřebám na rozdíl od úzce zaměřených aplikací. Něco jste už naznačil, ale můžete to ještě rozvinout? 

Cloudové aplikace pro digitalizaci účetních dokladů jsou v podstatě „nalajnované aplikace“. Můžete si obvykle vybrat z několika cenových plánů podle předem nastavených parametrů a my to v rámci naší cloudové verze máme úplně stejně. Každá taková aplikace má však své limity. A to znamená, že zákazník se musí aplikaci přizpůsobit, ať se děje, co se děje.

To je ale velmi nepříjemné v situacích, kdy váš byznys roste a vy potřebujete víc. Pokud účetnictví v cloudu nestačí, nezbude vám nic jiného než se poohlédnout po jiném – dalším – řešení. A to není zrovna nic moc příjemného, když už máte zajetý nějaký systém. Změna s sebou vždycky nese náklady a čas navíc, kterého máte jako šafránu.

S DOCU-X DMS se vám to nestane. Jako příklad uvedu, že pokud už vám nevyhovuje žádný plán, protože potřebujete zautomatizovat specifický proces, nemusíte nic měnit. Stačí upgradovat na nejvyšší verzi a můžete používat systém bez omezení.

Abych to shrnul, s DMS je vždy prostor získat víc.

Jak je to s implementací systému DMS ve firmě?

Klient si může řešení implementovat sám, pokud se bavíme o jednodušších procesech bez potřeby integrací. Realita je taková, že to většinou děláme my nebo naši partneři, protože to je rychlejší, a hlavně klientovi dáváme i znalost a zkušenosti z jiných podobných projektů. A to je další přidaná hodnota, kdy neříkáme, tady to máš a nastav si to, jak potřebuješ. My mu v rámci implementace vlastně radíme, jak zlepšit jeho interní procesy.

Lze nějak charakterizovat – i když jste v předchozích odpovědích naznačil výhody DMS –, jaké přínosy a úspory může firmám nasazení DMS systému přinést? 

Vyčíslit je to těžké. Snažíme se z klientů dostat informace, kolik času jim to ušetří, ale on to před nasazením nikdo neměřil. Nicméně ta úspora je obrovská právě ve vyhledávání dokumentů a informací a schvalování. Další plyne třeba ze včasně schválených, a tím pádem uhrazených faktur. Teď jsem si vzpomněl, že jedna účetní firma urychlila s klientem schválení z jedné hodiny na dvě minuty. Pokud bychom se bavili o vytěžování dat z faktur a podobně, je to jednodušší a jeden z klientů urychlil zadávání faktur do účetnictví o 78 %, což v jejich případě představuje úsporu 210 tisíc korun ročně.

Co byste doporučil organizacím, které se chtějí vydat na efektivní cestu k digitalizaci svých procesů? 

Určitě bych doporučil se nezbláznit do digitalizace a chtít na první dobrou zdigitalizovat celou firmu. Budou z toho nešťastní zaměstnanci, vedení i dodavatel. Raději bych doporučil digitalizovat postupně to, co nejvíc pálí, ale již na začátku vybírat technologie, které vás nebudou brzdit.

Děkujeme za rozhovor.