Zvládnout takový objem dokumentace pomocí „papírových procesů“ nebo polovičatého digitálního řešení by bylo vysoce neefektivní, a proto obě firmy spoléhají na DMS eDoCat společnosti Onlio.
Cesta k optimálnímu řešení
Sanela i Seal využívají elektronické zpracování dokumentů již od roku 2013. Původní systém ale vyhovoval stále méně, odezva při práci s dokumenty byla velmi pomalá a neustále docházelo k systémovým chybám. Také s ohledem na očekávaný nárůst objemu zpracovávaných dokumentů o desítky procent rozhodl management koncem roku 2017 o výběru nového DMS.
„Již na počátku rozhodování jsme si definovali skutečně potřebné vlastnosti a funkce počínaje automatickým zpracováním dokumentů,“ říká Milan Roller, vedoucí výroby ve společnosti Sanela, který měl výběr nové platformy na starosti. „Komunikovali jsme o dostupných řešeních nejen uvnitř firmy, ale také s dalšími společnostmi. Chtěli jsme nabrat co nejvíce reálných zkušeností.“
Rozhodnutí pro DMS eDoCat bylo logickým vyústěním definovaných požadavků a skvělého poměru cena/výkon. Během roku 2019 byla vyvinuta řada funkcionalit iniciovaných společností Sanela, uskutečnilo se podrobné ozkoušení včetně dvou testovacích migrací a v lednu 2020 byl zahájen ostrý provoz.
Páteř organizace
Systém eDoCat je dnes využíván pro veškerou klíčovou dokumentaci včetně personalistiky či revizních činností. Využívána jsou pokročilá workflow s maximální podporou automatizace procesů, kam spadá i funkcionalita automatického publikování dokumentů na firemní webové aplikace. Například katalogové listy jsou nejprve vloženy do systému eDoCat a po dokončení příslušného workflow automaticky publikovány na webu.
DMS eDoCat ve společnostech Sanela a Seal nakládá s dokumenty v sedmi jazycích s tím, že se jeho „jazykové schopnosti“ podle potřeby rozšiřují. Systém pracuje s více než 23 000 dokumenty obou firem, z nichž je každý měsíc nutné stovky aktualizovat a další desítky přibudou. Přistupuje do něj přibližně 60 uživatelů, z nichž třetina dokumenty přímo upravuje či vkládá nové. Většina v prostředí intranetu, zhruba čtvrtina uživatelů ovšem se systémem pracuje vzdáleně.
„Systém eDoCat je podstatně lepší než předchozí řešení. Uživatelé jsou s platformou maximálně spokojení a mají nyní o desítky procent více času na plnění dalších pracovních povinností. Obrovským přínosem je také snížení chybovosti,“ dodává Milan Roller.
Fakta
- eDoCat provozovaný na vlastní infrastruktuře, virtuální stroje ve správě Onlio.
- Správa široké škály dokumentů včetně ceníků, katalogových listů nebo návodů.
- Automatické publikování schválených dokumentů na weby společnosti.
- Zpracovávání více než 23 000 dokumentů.
- Významné zvýšení efektivity.
O společnosti Sanela
Sanela je předním českým výrobcem kompletního sortimentu kvalitní sanitární elektroniky. Díky vlastnímu vývojovému oddělení neustále rozšiřuje produktové portfolio podle měnících se požadavků trhu. Firma začínala v roce 1997 s desítkou zaměstnanců v bývalé sodovkárně. Dnes vykazují sesterské společnosti Sanela a Seal Electronic roční obrat zhruba 230 milionů korun a zaměstnávají více než 60 lidí. Jejich výrobky jsou distribuovány do více než 30 zemí.
