Z historicky prvního benchmarkingového průzkumu nákupních oddělení ve finančním sektoru společnosti Ernst & Young provedeného v České republice a na Slovensku je patrné, že i ve finančních institucích nabývá oblast nákupu na důležitosti. Objemy nákupu ve většině bank a finančních institucí se dnes ročně pohybují nad hranicí 50 mil. eur, 42 % respondentů průzkumu nakupuje ročně za více než 100 mil. eur. Banky vlivem finanční krize musely provést řadu opatření v oblasti snižování nákladů. Značných úspor mohou prostřednictvím lokální a globální centralizace a vyšší automatizací procesu docílit také v oblasti nákupu. Mezi hlavní problémy, které musí nyní lokální nákupní oddělení řešit, patří globální nákup vybraných komodit snižující flexibilitu na lokální úrovni, nedostatek specializovaných odborníků v oboru a absence vhodných externích školení.
Úspory z rozsahu
„U velkých bank a finančních ústavů, kde se objem nákupu pohybuje v řádu miliard korun, je možné významně snížit náklady centralizací nákupu na lokální i globální úrovni. Větší finanční ústavy profitují také z tzv. úspor z rozsahu, kdy centrální nákup zajišťuje stejnou službu pro více interních zákazníků nebo poboček a nakupuje větší objemy, u kterých dosahuje výhodnějších cen. I náklady na investice, např. do IT systému, se vyplatí více než u menších finančních institucí, protože se rozpočítávají na mnohem větší objem nákupu,“ vysvětluje Petr Knap, partner oddělení podnikového poradenství Ernst & Young v České republice.
Nákupní týmy jsou ve finančních institucích odpovědné za pořízení komodit v oblasti IT (hardware a software), služeb (včetně bankomatů, trezorů, transakcí atd.), marketingu a správy nemovitostí či nájmu budov. Například v oblastech HR služeb (školení, personální agentury atd.) se však odpovědnost dělí případ od případu. Typické komodity, o kterých se rozhoduje na vyšších úrovních – lokálně nebo globálně – jsou audit, poradenské a právní služby a pojištění. Celkový objem nákupu dotazovaných společností zahrnutých v průzkumu přesáhl 1,1 mld. eur a přitom je spravován pouze 112 nákupními specialisty. Poměr počtu nákupních specialistů na celkovém počtu zaměstnanců činí v průměru 0,34 %.
Trend snižování počtu dodavatelů
„Oddělení nákupu by mělo dnes čím dál častěji plnit roli interního poradce, neboť disponuje vysokými znalostmi nákupního procesu i komodit. Mezi hlavní trendy v oblasti nákupu ve finančních institucích patří upgrade nebo implementace nového IT řešení – primárně v oblastech e-aukcí, postupného zlepšování nákupního procesu včetně automatizace, centralizace v rámci lokální i globální skupiny a investice do rozvoje nákupních specialistů,“ vysvětluje Marek Hofmänner, senior konzultant v oddělení podnikového poradenství Ernst & Young, specializující se na oblast nákupu a řízení dodavatelů. V České republice má jedna finanční instituce v průměru 2 198 aktivních dodavatelů, na Slovensku pak 967.
„Důležitým bodem agendy nákupních specialistů je proces řízení vztahů s dodavateli. Vzhledem k rozsáhlému portfoliu dodavatelů je nutné přistoupit k jeho aktivní redukci, která přinese snížení počtu transakcí a administrativní zátěže nákupních specialistů. Trend snižování počtu dodavatelů potvrzuje i náš průzkum,“ dodává Petr Knap.
Převážná většina (83 %) společností využívá aktivně klíčové ukazatele výkonnosti (KPIs), které jsou u některých bank a finančních institucí navázány i na systém odměňování. Mezi nejčastější nákupní KPIs zařadili respondenti průzkumu úspory (savings), personální rozvoj nákupního týmu, uspokojení interního zákazníka či efektivitu nákupního procesu.
Zajistit určitou spravedlnost
„Zásadní otázkou motivace komoditních specialistů zůstává jakým způsobem rozdělit KPIs vedoucích nákupů na své podřízené a jak správně vytvořit dostatečně motivující mix KPIs. Je důležité zajistit určitou spravedlnost mezi nákupními specialisty různých komodit v případě, že předpokládané úspory (savings) mají významně odlišné objemy a docílit toho, aby se komoditní specialisté nesoustředili pouze na úspory, ale i kvalitu nakupovaných komodit a služeb,“ říká Marek Hofmänner.
Za hlavní plánované změny v nákupním oddělení v příštích měsících označili účastníci průzkumu upgrade nebo implementaci nového IT řešení, postupné zlepšování nákupního procesu včetně automatizace, personální změny, zlepšení category managementu, centralizaci v rámci lokální skupiny, nárůst spolupráce v rámci globální skupiny a investice do rozvoje zaměstnanců (nákupních specialistů).
Další zjištění průzkumu
Typický nákup v českých finančních institucích je centralizovaný a kontroluje z pohledu sourcingu a orderingu 90 % objemu nákupu. Má specializované komoditní týmy a využívá systémy SAP nebo Oracle.
Ve 3/4 společností reguluje globální skupina maximálně 25 % nákupního objemu. Platí, že čím větší objem nákupu oddělení spravuje, tím větší objem nákupu připadá na nákupního specialistu. Rozdíl mezi minimem a maximem činil v průzkumu dokonce trojnásobek. Společnosti s vyšším objemem nákupu dosahují vyššího procenta objednávek přes e-katalog. Většinou se jedná o nákup kancelářských potřeb, tiskopisů, cateringu a dárkových předmětů. Dvě třetiny členů nákupního týmu mají vysokoškolské vzdělání. Z průzkumu vyplývá, že lokální banky nyní většinou nehledají nové zaměstnance a v případě, že by hledaly, tak spíše externě mimo finanční sektor. Jedním z hlavním problémů v této oblasti je specializace a profesní rozvoj nákupních specialistů. V současnosti chybí v České republice i na Slovensku adekvátní vysokoškolské vzdělání zaměřené na oblast nákupu, nedostatečný je také počet a kvalita kurzů zabývajících se nákupní problematikou.
Zdroj: Ernst & Young
