Faktem doby je, že ačkoliv digitální technologie jednoznačně hrají prim a množství elektronických dokumentů roste každý den obrovským tempem, bez těch papírových se hned tak neobejdeme, a to ani v prostředí korporátním.
Nejdříve si rovnou můžeme říct, že státní správa je stále papírově orientovaná. Pravda, s rozvojem projektů, jako jsou portál občana, datová schránka, elektronické odevzdání daňového přiznání s doprovodnými technologiemi, jako jsou elektronické podpisy, se závislost státního aparátu na běžných tiskových řešeních snižuje. Přesto však jde spíš o marginální krůčky na cestě k plně elektronickému vedení dokumentů.
Účetnictví bez papíru neuvidíte
Bez různých DMS zaměřených na správu oskenovaných a zdigitalizovaných dokumentů, stejně jako multifunkčních tiskáren a zařízení, se hned tak neobejdeme. Nejlepším příkladem je logistický průmysl. Celosvětová přeprava stále z většiny spoléhá na ručně psané dokumenty, byť skenované a odesílané skrze e-maily. Koneckonců stačí nahlédnout do běžné kanceláře – štosy papírů nejsou ničím ojedinělým.
Ačkoli gigantických multifunkčních tiskárenských zařízení je ve firmách o něco méně – trend vedl spíše k menším, specializovanějším zařízením – masový tisk potřebných dokumentů je každodenní nezbytností cloudu navzdory. Podle jen pár let starého průzkumu Wakefield Research z USA, které jsou jednou z nejméně „papírových“ zemí, tisklo nejméně
73 % vyššího managementu ve firmách s alespoň 500 zaměstnanci dokumenty minimálně čtyřikrát denně.
Právní oddělení, lidské zdroje či účetní oddělení, všechny tyto sekce jsou stále silně zaměřené na papírové dokumenty.
Lze se také podívat třeba na vzdělávání: Střední a vysoké školy bez papíru moc nefungují, často ani ty nejmodernější. Potvrzení o studiu pro účely daňové a jiné se stále nejčastěji vydávají v papírové podobě, digitální učebnice jsou vzácné, a i třeba taková skripta na zkoušky či státnice ještě mnohdy kolují v papírové podobě – a pokud se vyskytují v digitální, jsou to běžně jen oskenované, ručně psané stránky.
Ne, i kdybychom chtěli sebevíc, bez papíru se zatím neobejdeme.
Covidu navzdory
Je otázkou, jak moc status quo ovlivní covid-19. Papír je samozřejmě rizikovější, viry a bakterie na něm mohou chvíli přežívat a koluje z ruky do ruky. Dojde k omezení „papírového byznysu“ v průmyslu? Zatím nic takového vidět není a nelze dobře předpokládat, že se situace ze dne na den změní. Různé archivy a uchovávání dokumentů je časově náročná a nákladná věc a ochota ke změně je nízká i ze strany pracovníků, kteří mají své zajeté zvyky.
Zajímavé také je, že s rozvojem digitálních technologií tisk a skenování dokumentů příliš nepokleslo – naopak, mnohdy se využívání velkých fotokopírek ještě zvýšilo, neboť pracovníci získali přístup k mnohem většímu množství relevantních materiálů.
Součástí této skutečnosti je i to, že jsme na papír jako lidé zkrátka zvyklí. Delší dokumenty si raději přečteme na papíře než digitálně, je snadno akceptovatelný jako podklad pro různé kontrakty a právní dokumenty a podpisy jsou všeobecně uznávány jako relevantní, což je u elektronických podpisů stále trochu problém.
Většina firem už skladuje naprostou majoritu dokumentů on-line v různých DMS systémech nebo cloudových řešeních, ale zároveň značná část z nich ty samé dokumenty poté různě tiskne a dále s nimi pracuje v papírové podobě.
Bezpapírová budoucnost bude, ale počkáme si
Podle tiskové firmy Brother také přispěla ke zvýšení míry skenování a tisku mobilní zařízení – uživatelé chtějí co nejjednodušší způsob přesunu dokumentů mezi smartphony, tablety, laptopy a počítači. Skenování a digitalizace dokumentů, obvykle do PDF formátu, tak narostly, stejně jako naopak tisk potřebných materiálů. S rozvojem jednoduché, rychlé a bezpečné bezdrátové komunikace mezi zařízeními však lze čekat postupnou změnu.
Bezpapírový svět je na cestě, musíme se však smířit s tím, že změna nepřijde ihned.
Ono je to těžké, část firmy se dosud nezbavila dokonce ani faxu a ten se stále používá; sice již skutečně sporadicky a rychle ubývá míst, kde by se uplatnil, ale obzvláště třeba právní oddělení ještě někdy musí s touto, chce se říct archaickou, technologií pracovat.
Ano, od papíru se postupně ustupuje a lze předpokládat, že za takových patnáct dvacet let už bude výběr tiskáren daleko omezenější a oblasti jako právo, účetnictví, státní správa a podobně skutečně přejdou do primárně digitální podoby.
To je ale stále daleko a do té doby si můžeme být jistí, že papír hned tak nezmizí. Koneckonců jde o velmi versatilní technologii a je důvod, proč se za stovky let rozšířila do všech konců světa a stala se standardizovaným, respektovaným médiem komunikace, práva a záznamu.
Bezpapírový, plně digitalizovaný svět je na cestě, musí se však smířit s tím, že změna nepřijde ihned.
