Během několika posledních let se zejména pod vlivem hospodářské krize, vysoce konkurenčního tržního prostředí a nižší poptávky po produktech a službách značně zvýšil tlak na kvalitu finančního řízení podniku. Spolu s tím logicky posílila také role finančního ředitele, na jehož rozhodnutích závisí úspěšný vývoj a směřování celé firmy do budoucna. Avšak k tomu, aby mohl finanční šéf správně rozhodovat, musí mít k dispozici nástroje, které mu dokážou rychle a snadno poskytnout přesné a relevantní informace.
Jedním z takových nástrojů je i systém ERP (Enterprise Resource Planning). ERP je tedy podnikový informační systém, který integruje a automatizuje velké množství procesů souvisejících s produkčními činnostmi podniku. Typicky se jedná o výrobu, logistiku, distribuci, správu majetku, prodej, fakturaci, a účetnictví. ERP je při správném výběru a nasazení schopen finančním ředitelům přinést požadované informace včas, umožnit jim přehledné prohlížení sestav a zároveň nabídnout různé pohledy na data. Jeho základní výhodou je jednotnost datové základny, díky čemuž se lze vyvarovat různým konsolidacím, sehrávání a synchronizaci dat z dílčích informačních systémů.
Co všechno by měl systém splňovat?
Kvalitní ERP musí umět komplexně provázat všechny oblasti v podniku a promítnout veškerá data, která souvisí s finančními operacemi, do finančního modulu, s nímž finanční ředitel pracuje. ERP systém by měl dále obsahovat také nástroje pro controlling a analýzy, které finanční ředitel při své práci pravidelně používá. Samozřejmostí je pak podle Reginy Slatinské ze společnosti Minerva odpovídající legislativa a standardy nejen prostředí, kde firma podniká, ale také legislativa zemí, se kterými firma obchoduje. „Podstatné je i to, aby v systému byla aktuální data zpřístupněna přes komfortní sadu výstupů tak, aby měli finanční ředitelé k dispozici co nejpřesnější a úplné informace pro svá rozhodování,“ uvádí Pavel Jiruše ze společnosti Arbes Technologies.
Moderní ERP řešení by kromě lepšího přehledu a vyšší efektivity procesů mělo dále nabídnout také otevřenou platformu, která umožní propojení jednotlivých podnikových procesů, čímž se sníží tlak na náklady na vlastnictví informačních technologií, a to odstraněním potřeby dodatečné integrace jednotlivých systémů. Neméně významná je podle Mariána Janči ze společnosti Epicor Software i schopnost ERP systému přizpůsobit se budoucímu vývoji společnosti a podmínkám podnikání.
Rovněž CRM může být velmi užitečným pomocníkem...
Po stránce funkční je podle Pavla Šlesingra ze společnosti Microsoft pro finanční ředitele podstatná míra provázanosti ERP systému s manažerským informačním systémem, balance scorecarding a nákladovým účetnictvím. Dále je to snadno použitelný personalizovaný přístup k informacím a analýzy pro získání strategického přehledu, které umožňují v reálném čase hodnotit výsledky a analyzovat jednotlivé kroky a rozhodnutí. Důležité jsou také možnosti ERP systému v oblasti vytváření rychlého a maximálně variabilního reportingu, různých exportů dat (Excel, Word), komunikace s MS Outlook či napojení na e-shop. Kvalitní systém by měl standardně podporovat i tvorbu vlastních uživatelských reportů. Podle Jiřího Huba ze společnosti Asseco Solutions finanční ředitelé v rámci ERP řešení velmi dobře využijí například nástroj Cash Flow, řízení projektů či Document Management System. Rovněž CRM je pro ně velmi užitečným pomocníkem, protože díky němu získají bližší informace o zákaznících a dodavatelích. Kromě přesných relevantních a strukturovaných informací finanční ředitelé potřebují ke své práci také příjemné uživatelské prostředí, které jim umožní zobrazení výsledků a jednoduchou transformaci dat například do formy interního firemního reportingu. „Z dobrého ERP systému zkrátka musí „přijít“ za uživatelem informace samy,“ shrnuje Martin Korejs ze společnosti J.K.R.
Důležitou vlastností ERP systému je také takzvaná protokolace hlavních operací v systému, na základě čehož je možné zpětně dohledat například vstupy do jednotlivých modulů, nebo vznik a opravy dokladů. Při tomto způsobu zpracovaní dat však vznikají nároky na uložení pořízených dat, takže je zároveň třeba, aby ERP řešení disponovalo robustním databázovým systémem, který velký objem dat dokáže bez problému zvládnout. Rovněž je zde potřeba myslet na možnosti týkající se ochrany dat před zneužitím.
Jaké výhody se CFO nabízejí
Pokud ERP systém splňuje požadavek na maximální pružnost a rychlost a výstupy jsou maximálně agregované, dokáže finančnímu řediteli ušetřit neuvěřitelné množství času. Dřív se musela základní data uložit do excelu a několik dní zpracovávat, než bylo možné s nimi požadovaným způsobem pracovat. V ERP však stačí pouhé desítky minut, aby finanční ředitel získal příslušná data pro rozhodování. „Dnes jsou součástí ERP systémů reporty, které na jediné stisknutí zobrazí údaje, jež dříve počítaly třeba dvě účetní,“ potvrzuje Martin Korejs.
Pro účely dalších rozborů, zejména účetních dat, je možné využít různé analytické a reportovací nástroje. Vzhledem k náročnosti práce finančních ředitelů často přichází ke slovu specializované nástroje typu Business Intelligence (BI) a Business Analytics (BA), které dokážou pracovat s daty z více systémů a často zahrnují i delší historii. „Používání pokročilých částí ERP systému, jako je BI nebo BA, poskytne finančním ředitelům okamžitý a aktuální pohled na vývoj firmy. Není tedy třeba čekat na určitý den, až budou všechny finanční i nefinanční ukazatele nutné pro další rozhodování zpracovány – to už může být totiž pozdě. S online nástroji je rozhodování vždy aktuální a včasné, což přináší možnost okamžité reakce na stav společnosti nebo vývoj trhu,“ uvádí Pavel Bláhovec ze společnosti IFS.
Porovnání skutečnosti vůči plánu
Velkým přínosem pro finančního ředitele je i možnost vzdáleno přístupu k datům na serveru prostřednictvím internetu. S využitím této služby je totiž uživatel schopen se kdykoliv a odkudkoliv připojit na firemní server a dostat požadované informace. Tento způsob lze využít například při práci z domu, kdy je třeba chystat podklady pro firemní poradu, nebo pro jednání s klienty, bankami či jinými institucemi. „Možnost vzdáleného/mobilního přístupu je v dnešní době absolutně klíčová. Finanční ředitel, stejně jako kterýkoliv jiný člen vedení společnosti musí být schopen přistupovat k informacím kdykoliv a z jakéhokoliv místa,“ tvrdí Marián Janči. V poslední době jsme zaznamenali zvýšený zájem o vzdálený/mobilní přístup k reportům a výstupům, které informační systém poskytuje, a to proto, aby byly finančním ředitelům přístupné za každé situace,“ potvrzuje tento trend Pavel Jiruše. Z hlediska vzdáleného přístupu je podle Reginy Slatinské zajímavá například možnost sledovat vývoj nastavených metrik, popřípadě být upozorněn na určité překročení prahové hodnoty např. formou SMS zprávy s možností následného mobilního připojení do systému.
Další z výhod, které může ERP systém finančním ředitelům poskytnout, je porovnání skutečnosti vůči plánu, který vychází z firemní strategie stanovené na začátku každého roku, nebo jednoduše a přitom přehledně spravovat pohledávky a závazky.
Jaké jsou aktuální trendy v oblasti ERP s ohledem na finanční řízení podniku?
„Vzhledem k tomu, že dat ke zpracování skokově pořád přibývá, zvyšuje se zejména tlak na jejich perfektní organizaci uvnitř ERP systému a na rychlé poskytování jen takových relevantních informací, které uživatel potřebuje a dokáže zpracovat,“ říká Martin Jirmann ze společnosti ABRA Software. K žhavým trendům proto stále patří řešení BI, díky němuž mohou finanční manažeři získávat agregovaná data rychle a v přehledné podobě. Hodně aktuální je podle Pavla Šlesingra také integrace BI nástrojů přímo do ERP systémů a zprostředkování relevantních informací všem zaměstnancům v detailu, který potřebují, a maximální zjednodušení uživatelského rozhraní a jeho přizpůsobení konkrétním potřebám každé pracovní pozice ve firmě. K trendům budoucnosti pak podle Jiřího Huba bezesporu patří outsourcingové modely licencování, či možno říci „konzumace licence“. Tento model využití softwaru přitom vyřeší i otázky kolem mobilního či vzdáleného přístupu. Kromě toho bude v budoucnu určitě docházet také k postupnému přesunu některých funkcí do takzvaného cloudu. Díky využití komplexního informačního systému ERP je tedy možné dosáhnout toho, že firemní procesy budou rychlejší, bezpečnější, ušetří se hodně času díky zrušení duplicitní činnosti, a eliminují se chyby. Požadovaná data budou konzistentní a okamžitě k dispozici. Funkce a možnosti ERP systému umožní finančním ředitelům komfortní plnění pracovních povinností a poskytnou velkou konkurenční výhodu v rámci působení společnosti na trhu.
