Systémy pro plánování podnikových zdrojů (ERP) začínají po čase vykazovat známky stárnutí. Manažeři, kteří z něj získávají data pro důležitá obchodní rozhodnutí, začínají pozorovat pomalejší odezvy. Procesy, které běžely hladce, se začínají zadrhávat, a v důsledku toho může klesat efektivita. Neřešené problémy se mohou hromadit a po čase se může stát, že ERP systém začne způsobovat neplánovaná přerušení provozu, která se negativně projeví na výsledcích.
Čekat na takový okamžik rozhodně není rozumné. Začínají-li příjemci dat pociťovat pokles kvality, může to mít vliv na obchodní rozhodování. Jediným řešením je nezávislá kontrola stavu ERP systému. Ta má pět jednoznačných přínosů.
1. Zjištění stavu systému
Prvním přínosem kontroly ERP systému je možnost získat ucelenou představu o tom, jak efektivně celý systém funguje a jaký z něj má podnik prospěch. Umožňují provozní procesy udržovat špičkový výkon? Existují rezervy? Jaký je stav integrity dat a jak věrný a přesný obraz z nich lze získat? Odpověď na takové otázky umožňuje podniku odhalit prostor pro zlepšení. Vyšší manažeři navíc mají příležitost označit případné kolize procesů a poukázat na nedostatky v systému.
2. Zjištění úrovně vyspělosti
Vyspělost ERP systému má tři jednoznačně definované stupně.
- Zahájení EPR projektu
- Implementovaný systém v plném provozu
- Zapojení ERP systému do běžné činnosti podniku. V této fázi podnik z jeho pravidelného používání získává strategický užitek.
Stanovením vyspělosti ERP systému mohou odborníci posoudit, zda systém funguje na optimální úrovni nejen jako celek, ale také z hlediska integrovaného softwaru a periferních aplikací. Kvantifikuje se zde užitek pro jednotlivé části podniku a měří pokrok vzhledem k historii systému. Získané informace jednak pomáhají zpřesnit predikce ekonomické stránky provozu systému, jednak jsou předpokladem dalšího zlepšování.
3. Omezení výpadků způsobených problémy s výkonem ERP systému
Manažeři potřebují mít klíčová obchodní data k dispozici rychle a každé zdržení nebo výpadek může ovlivnit ekonomické výsledky. Revize ERP systému umožňuje zapojit ty, kdo data z ERP využívají a rozhodují o podnikových zdrojích, do optimalizace systému a zlepšování jeho celkového výkonu s cílem eliminovat zbytečná zdržení. Kromě zlepšení fungování podniku je výsledkem také zvýšení efektivity a pracovní spokojenosti manažerů, kteří se systémem pravidelně pracují.
4. Zajištění integrity dat
Revize ERP systému pomáhá zlepšit integritu dat, a tedy zpřesnit a zrychlit reporting. Obvyklou součástí revize je kontrola hlavních konfiguračních souborů a transakčních datových souborů. Manažeři dat mají možnost představit si zavádění „čistého“ funkčního systému. Na základě této zpětné vazby mohou konzultanti ERP navrhnout varianty dalšího rozvoje v závislosti na rozpočtových možnostech.
5. Stanovení dalších kroků
Jednoznačným cílem revize ERP systému je rozhodnutí o dalším postupu. Obecně je možné dospět k jednomu ze tří závěrů:
- ponechat současný stav,
- modernizovat pomocí rozšiřujících modulů nebo přejít na novější verzi systému,
- pořídit nový systém.
I v případě, že existující ERP systém funguje dobře, má kontrola jeho stavu smysl. S jeho postupným stárnutím mohou konzultanti poradit s rychlými úpravami, které zásadně zlepší podnikové procesy. Díky výsledným úsporám a zvýšení efektivity se mnohdy náklady na kontrolu stavu ERP systému velmi rychle vrátí.
Autor je nezávislý ERP konzultant
