Zahájení factoringového financování určitě znamená zásah do zaběhnutých procesů a vyžaduje specifické změny. Hned druhým dechem je ale třeba dodat, že se většinou jedná o jednorázová opatření a poměrně nenáročné úpravy. Ostatně, i uzavření úvěrové smlouvy s bankou je spojeno s celou řadou administrativních kroků a – podobně jako factoring – zasáhne také do účetních postupů. To potvrzuje i ředitel společnosti Promedica Praha Group Pavel Hanuš, jehož společnost využívá factoringových služeb od roku 1997. „Pokud chcete rozvíjet svůj obchod, tak je složitost relativní pojem. Nicméně proti získání prostředků z jiných zdrojů, například bankovních, to složitější není,“ myslí si Hanuš.
Jiří Belinger, generální ředitel společnosti VARI dodávající zahradní techniku a malou zemědělskou mechanizaci, k tomu dodává: „Samozřejmostí bylo před zahájením spolupráce prověření naší společnosti, ale požadavky na podklady byly jasné, stručné a hlavně reakční doba od factoringové společnosti byla nad očekávání krátká“. Renomované factoringové společnosti mají navíc se zahájením spolupráce s klienty z různých oborů dlouholeté zkušenosti.
Dostupnější forma financování
Factoringové financování patří do skupiny finančních produktů postavených na využití aktiv klienta, přičemž konkrétním aktivem jsou v případě factoringu pohledávky. Ty se factoringové společnosti postupují a právě procesy spojené se změnou v osobě věřitele vyžadují určitou přípravu. Postoupení pohledávky upravuje občanský zákoník, který vyžaduje několik úkonů, zejména uzavření smlouvy o postoupení pohledávky (ta musí být dostatečně specifikovaná) v písemné formě a neprodlené sdělení informace dlužníkovi o tom, že pohledávka byla postoupena. Podle zkušenosti Pavla Jirouta, jednatele společnosti Biotika Bohemia, chvíli trvalo, než jejich zákazníci pochopili a akceptovali cesní klauzuli uvedenou na každé faktuře. Situaci se ale snadno podařilo objasnit.
Miliony pohledávek pod dohledem
Není třeba se obávat, že se po každé fakturaci musí sejít zástupci klienta s představiteli factoringové firmy a příslušnou smlouvu o postoupení podepsat. „Naopak, informace o postupovaných pohledávkách jsou předány ve formátu, který současně zajistí vznik zákonem požadované smlouvy bez další administrativní zátěže,“ vysvětluje Tomáš Morávek, generální ředitel společnosti ČSOB Factoring. Mohlo by se zdát, že při velkém počtu vystavovaných faktur může být i tento proces kapacitně náročný, ale není tomu tak. Větší factoringové společnosti jsou díky využití výpočetní techniky schopny ročně zpracovat postoupení více než jednoho milionu pohledávek, odpovídající množství informací o platbách a veškerou další agendu související s pohledávkami včetně jejich upomínání. Současné aplikace pro zpracování firemního účetnictví jsou pak natolik variabilní, že dokážou vygenerovat informace ve formátu požadovaném factoringovou firmou a naopak, převezmou od ní a zpracují informace o došlých platbách. Jednoduchým způsobem se také zajistí zákonem požadované informování odběratele (dlužníka) o tom, že pohledávka byla postoupena.
Statistické informace jako bonus
Aplikace, které renomovaní poskytovatelé factoringových služeb pro zpracování transakcí využívají, jsou zpravidla uživatelsky přátelské a umí jako vedlejší produkt generovat zajímavé statistické informace o návratnosti či platebním chování jednotlivých odběratelů, které lze využít nejen pro další směrování obchodní činnosti, ale i v oblasti řízení rizika. Z pohledu běžného provozu firmy vyžaduje zavedení factoringu hlavně jednorázové zásahy a úpravy v oblasti IT, aniž by trvale zvýšilo nároky na kapacitu. „Ty by se měly naopak snížit, neboť celou řadu činností v oblasti správy pohledávek převezme factoringová společnost,“ doplňuje Tomáš Morávek ze společnosti ČSOB Factoring. Ta při běžném průběhu spolupráce zcela respektuje přání klienta týkající se například způsobu upomínání jednotlivých odběratelů, aby nebyly narušeny jeho obchodní vztahy, často pracně a dlouhé roky budované.
Silný nástroj v rukou zkušených profesionálů
Jednou z nejsofistikovanějších aplikací v oboru je FactorLink, softwarové řešení pro evidenci a správu factoringových transakcí používané společností ČSOB Factoring. Jde o unikátní aplikaci, která byla vyvinuta v letech 2004 až 2005. FactorLink umožňuje maximální automatizaci procesů spojených s postupováním a správou pohledávek a zajišťuje klientům on-line přístup ke všem informacím nutným pro sledování průběhu factoringových transakcí (postoupení, nárok na čerpání, platby, stav upomínání atd.), ale i ke statistickým údajům, které mohou být využity nejen pro další rozvoj obchodu, ale i v oblasti řízení rizika. Komunikace je zabezpečena na úrovni standardů obvyklých v bankovnictví, stejně tak i provoz celého systému (včetně záložního prostředí, které je pravidelně testováno).
Čerpání v libovolné výši
Další důležitou oblastí je možnost flexibilního čerpání finančních zdrojů od factoringové společnosti. Factoring bývá označován jako kontokorentní způsob financování v tom smyslu, že postoupenými pohledávkami si klient buduje nárok na čerpání až do smluvně sjednané procentní výše (ta se dnes obvykle pohybuje mezi 70 až 90 % z hodnoty pohledávek včetně DPH), ale toto čerpání není obligatorní a v rámci takto stanoveného limitu mohou být dostupné prostředky čerpány v libovolné výši kdykoliv nebo je naopak po určitou dobu nemusí klient čerpat vůbec. Přestože se o factoringu zpravidla hovoří jako o dražším způsobu financování (míněno většinou v porovnání s bankovním úvěrem), v této oblasti významně boduje, neboť factoringové společnosti pracují se svými zdroji tak, aby nemusely klientům z nečerpaného nároku účtovat žádné poplatky (tzv. závazkovou provizi či rezervační poplatek), což banky naopak zpravidla dělají.
Konečně je třeba zmínit i oblast, jejímž úkolem je zachytit transakce popsané výše – účetnictví. Vzhledem k tomu, že v České republice používají factoringové společnosti dva odlišné způsoby účtování o postupování pohledávek, omezme se na konstatování, že pro oba způsoby existují zavedené účetní postupy, účetnictví factoringových společností a řady jejich klientů procházejí pravidelně auditem, a proto ani v tomto směru není třeba mít ze zavedení factoringu obavy.
