Kromě zvládnutí standardních procesů nabízí ERP i pokročilejší nástroje, které poskytují nejužšímu vedení společnosti důležité informace pro efektivní rozhodování, na kterém závisí úspěšný vývoj celé organizace. Finanční ředitelé, stejně jako další členové top managementu, využívají podle Pavla Šlesingra, technologického specialisty divize podnikových řešení společnosti Microsoft Dynamics, především analytické a reportovací nástroje ERP systémů.
„Vyplývá to z jejich náplně práce, která spočívá především v kontrole a rozhodování. Z toho důvodu potřebují mít informace ze systémů v takové formě a detailu, který jim umožní získat rychlý přehled o situaci společnosti,“ vysvětluje Šlesingr. Podle Martiny Moškové, finanční ředitelky společnosti Asseco Solutions, jsou v ERP systémech nejdůležitější zejména ty funkcionality, které umožňují sledovat finanční výsledky podniku, vyhodnocovat odchylky, nebo zpracovávat statistiky, na jejichž základě může finanční ředitel, ale i celé vedení, činit rozhodnutí, která ovlivní chod firmy v budoucnosti.
„Zároveň jsou to také různé přehledy, jako saldokonto pohledávek, jež poskytuje přehled o platební schopnosti zákazníků, nebo saldokonto závazků, které zase naopak informuje o zadluženosti vlastní společnosti. V neposlední řadě jsou pak také důležité údaje ohledně cash-flow,“ doplňuje výčet Mošková. Jiří Rákosník, obchodní ředitel společnosti J.K.R., doplňuje: „Finanční ředitelé v ERP systémech využívají obecně všechny manažerské nástroje.“ Dle zaměření firem a jejich postupů lze pak podle něho charakterizovat míru využití následovně:
1. Finanční účetnictví jako celek
2. Manažerské účetnictví
3. Reporting a finanční analýzy na bázi OLAP
4. Plánovací nástroje
5. Nástroje pro modelování finančních procesů
„Na jedné straně je pro finanční ředitele nejdůležitější plánování a rozpočtování a na druhé straně finanční výkazy a reporty, zejména pak porovnání plánu a skutečnosti či trendy oproti minulým letům,“ tvrdí Pavel Jiruše, ředitel divize podnikových informačních systémů společnosti Arbes Technologies. Podobný názor má i Filip Myška, Territory Manager společnosti Epicor Software Czech: „Finanční ředitelé samozřejmě využívají nejvíce především moduly spojené s finanční agendou, rozpočtováním, cashflow a další jiné funkcionality, které jim zajistí kontrolu a přehled nad firemními financemi.
Jaké analytické nástroje u finančních ředitelů vedou?
„Důraz je v dnešní době kladen na různé nástroje pro controlling, plánování, budgetování, atd. Důležité je, aby veškeré aktivity spojené s řízením a kontrolou společnosti byly prováděny kontinuálně a nejen na začátku roku při sestavování rozpočtů. Velkou úlohu pak hrají i analytické nástroje, které využívají především OLAP a přinášejí opravdu komplexní pohled na činnost společnosti ať z pohledů prodejů, produktů, či jiného,“ uvádí Myška. Podle Šlesingra patří mezi podstatné nástroje zejména takzvané scorecardy, které na jedné ploše soustřeďují klíčové ukazatele výkonnosti (tzv. KPI) doplněné o tabulky, grafy a schémata, a bývají zpravidla prezentovány na personalizovaných stránkách intranetu. „Dále finanční ředitelé hojně pracují s nástroji, které jim umožňují analyzovat datové soubory dle různých kritérií, ale asi nejrozšířenějším nástrojem je Microsoft Excel, který ve svých posledních verzích umožňuje velmi snadnou práci i s velkými datovými soubory,“ dodává Šlesingr. Ze zkušeností společnosti J.K.R. Rákosník konstatuje, že: „Požadavky ohledně analytických nástrojů bývají jak jednodušší, tak i složité. Ty první lze charakterizovat základní funkcionalitou, jež ERP nabízí, různými výstupy a MS Excel. Zkušenější finanční ředitelé pak oceňují možnost vlastních pohledů nebo „data on demand“ čili dostat svá data, když je chtějí. A právě na tyto nástroje se poslední dobou dodavatelé hodně specializují pokud jde o oblast systémů pro finanční management.“ Podle Jirušeho snad každý ERP systém zahrnuje standardní analytické nástroje, které však mnohdy pro náročnou práci finančních ředitelů nestačí. Ke slovu pak přichází specializované nástroje typu Business Intelligence (BI), které pracují s daty z více systémů a často zahrnují i delší historii. Data jsou v nich předzpracována, díky čemuž získají finanční ředitelé kvalitnější výstupy a analýzy. S tím souhlasí i Mošková, která uvádí: „Z pohledu nástrojů používaných v Asseco Solutions je to řada systémů, pro podporu rozhodování, jako je BI, CRM, Modul finanční analýzy či Modul řízení pohledávek a závazků.“
Požadavky na ERP
„Požadavky finančních ředitelů na ERP se od jiných členů managementu příliš neliší, pouze kladou větší důraz na nástroje pro práci s daty a samozřejmě dbají na to, aby systém odpovídal legislativním požadavkům v oblasti financí,“ líčí Šlesingr. Podle Myšky však může mít každý uživatel, ať již přímo uživatel ERP systému, nebo analytického nástroje, velmi specifické požadavky na typ informací, které potřebuje pro rozhodování. „V dnešní době však již dokážeme nabídnout takové nástroje a rovněž technologii, která umožňuje vytvořit každému takovému uživateli vlastní intranetovou stránku, kde má veškerá data, reporty a ukazatele, které potřebuje,“ říká Myška. Rákosník zase vidí situaci tak, že obecně jsou finanční ředitelé detailně orientováni v problematice, protože ať vyrábějí lokomotivy nebo hřebíky, finanční analýza má stále jedno základní kritérium, a to jsou peníze. Také struktury pro výkaznictví, statistiky a reporting jsou pro finanční oblast standardizovány. Tím spíše pak oceňují finanční ředitelé nástroje pro vlastní pohled na věc. Podle Moškové členům managementu, kteří nazodpovídají za finance, postačují základní informace, jako je například plnění plánů, odchylky či predikce. „Já naproti tomu potřebuji vědět, co všechno se za danými čísly skrývá, musím být schopná v případě potřeby cokoliv vysvětlit, vyhodnotit důvody, a také upozorňovat na případná rizika. Vždy tedy potřebuji vědět přesný detail, definuji odchylky od požadovaných čísel a o výsledcích pak informuj ostatní členy TOP managementu, vysvětluje Mošková. Stejný názor sdílí i Jiruše: „V zásadě se dá říct, že finanční ředitelé zpracovávají finanční data pro ostatní členy TOP managementu. Ti se zase zajímají o výstupy ze svých oblastí – obchodní ředitel o obchodní data, výrobní ředitel o výrobní, a podobně.“
Výběr ERP
„Velmi často se stává, že právě finanční ředitelé a manažeři jsou odpovědní za výběr ERP systému. Důraz je tak kladen na komplexní pokrytí všech požadavků napříč celou společností od finančního oddělení, přes výrobní procesy až po logistiku. Logicky jsou také velmi důkladně zvažovány veškeré náklady spojené s implementací nového ERP systému a návratnost celého projektu (ROI),“ vysvětluje Myška. S tím se ztotožňuje i Šlesingr: „Důležitými aspekty jsou především celkové náklady (TCO) na pořízení systému a také stanovení návratnosti investice (ROI) do ERP řešení.“ Podle Jirušeho nejen finanční ředitelé, ale firmy obecně v současné době kladou stále větší důraz na poměr cena/výkon a zároveň i na prokázání návratnosti investic, jak již bylo řečeno. Důležitým hlediskem se pak stává také flexibilita dodavatele. Mošková zase uvádí, že: „Nezbytné je, aby ERP systém dokázal poskytnout veškeré informace, které jsou pro finanční řízení a rozhodování potřeba. Za velmi důležité považuje dále i uživatelské prostředí, správu nastavení či možnost integrace daného řešení s jinými systémy.“ Při výběru ERP je podle Rákosníka na místě také zdravý selský rozum: „To znamená, že by finanční ředitelé během jednání s potenciálními dodavateli měli stále vědět, o čem budoucí dodavatel hovoří. Není důvod, aby ve finančních modulech ERP systémů existovaly tajné či nepřehledné procesy.“
Zákaznické preference obecně
Podle Šlesingra se minulý rok na zákaznických preferencích projevil zejména větším důrazem na výše uvedená finanční kritéria. „Také jsme zaznamenali zvýšený zájem o nástroje ERP na řízení vztahů se zákazníky (CRM), protože získání a zejména udržení zákaznického portfólia je klíčové pro udržení dobrého finančního zdraví firmy. Celosvětová recese se také projevila v odkládání investic do informačních systémů na pozdější dobu,“ uvádí Šlesingr. Podobnou zkušenost má i Mošková: „ V minulosti klienti nekladli velký důraz na nástroje, které jim poslouží jako podpora pro finanční rozhodování. Stačily jim standardní nástroje, které zvládaly vedení účetnictví. Dnes jsou naopak pro zákazníky nezbytně důležité nástroje na plánování, správa pohledávek, BI či CRM, protože jim pomáhají při řízení společnosti.“
Podle Jirušeho v průběhu posledního roku sílí tlak na efektivitu a automatizaci. Společnosti chtějí při svých investicích vidět okamžité přínosy. V roce 2009 se také spíš než o nové velké projekty jednalo o drobné vylepšování a dolaďování systémů. Tento trend potvrzuje i Rákosník: „Ze strany zákazníků pozorujeme zvýšený tlak na dosažení úspor prostřednictvím ERP, a zejména pak na efektivitu. Uživatelé už nechtějí pouze zaznamenávat údaje, potřebují z podnikového řešení informace naopak co nejpřesněji čerpat. Se stabilním a kvalitním systémem si pak firmy mohou dovolit více riskovat a získat tak i mezní zakázky.“ Podle Myšky mají zákazníci zase stále jasnější představu o tom, jaké cíle chtějí implementací ERP řešení dosáhnout. Firmy už většinou nehledají systém jako takový, ale spíše se zajímají o konkrétní benefity a konkurenční výhody.
ERP budoucí
„Vývoj ERP systémů se bude ubírat zejména těmito směry: zlepšení komfortu uživatelského prostředí, integrace s dalšími systémy uvnitř i vně podniku, podpora workflow, zprostředkování informací z ERP systému všem relevantním pracovníkům ve správné formě a detailu, přenesení části funkcionality mimo systém formou S+S (Software + Services),“ vyjmenovává Šlesinger a dodává: „Naší snahou samozřejmě je se těmito trendy při vývoji produktů řídit. Výsledkem je například naše nové uživatelské rozhraní uzpůsobené dle konkrétní role uživatele, které soustřeďuje všechny potřebné informace na jedno místo.“
Podle Myšky bude jedním z hlavních trendů především změna role poskytovatelů ERP, kteří již nebudou pouze implementovat softwarová řešení, ale budou vystupovat i v roli business konzultantů a aktivně navrhovat přestavbu a vylepšení podnikových procesů nebo například související změny firemní kultury. Zákazníci podle něho budou na druhé straně očekávat od poskytovatelů větší odpovědnost za celý projekt implementace a prokázaní návratnosti investice (ROI) do ERP projektů se stane standardním kritériem již v průběhu výběrových řízení. Jiruše zase očekává další požadavky klientů na mobilitu uživatelů a automatizované řízení procesů. „Poroste také míra využití moderních technologií v oblasti logistiky a skladování, a v ČR se navíc očekává zvýšená podpora ISDOC pro elektronickou fakturaci,“ dodává Jiruše. Mošková k vývoji ERP trhu říká: „Na trhu vnímáme více trendů. Mezi vybrané pak můžeme zařadit například zvyšující se zájem o řešení orientovaná na přidanou hodnotu k informacím. Do popředí půjdou business intelligence nástroje, poroste zájem o outsourcing řešení a SaaS, případně vzroste zájem o implementaci nikoliv pouze základních, ale rozšířených firemních procesů v rámci ERP systémů.“ Podle Rákosníka bude vzrůstat poptávka po funkcích, které pomáhají managementu řídit firmu – workflow, projektové řízení či document management system. Zároveň se dle něho zesiluje tlak na komplexnost řešení, protože mít všechna data k dispozici pro rozhodování je předností systému.
