Pravidelný průzkum projektového řízení interních projektů, který letos již posedmé provedla společnost Ernst & Young v České republice a na Slovensku, potvrdil, že ve firmách i ve veřejném sektoru roste důraz na kvalitu a efektivní realizaci projektů. V obou zemích převažují dlouhodobější projekty s dobou realizace přes půl roku. Klesl také podíl projektů, na jejichž neúspěch měly hlavní vliv vnější ekonomické podmínky. Zatímco v České republice počet realizovaných projektů spíše stagnuje, na Slovensku se za poslední rok počet projektů snížil. V ČR dlouhodobě přetrvává spokojenost s prací projektových manažerů a narůstá vliv projektových kanceláří na samotné řízení a koordinaci projektů. V uplynulém roce se nejčastěji realizovaly projekty modernizace IT. Společnostem i veřejným institucím se nejméně daří realizovat projekty v oblasti restrukturalizace procesů a reorganizace – v ČR to potvrdilo 39 % dotazovaných manažerů z firem a až 71 % respondentů z veřejného sektoru.
Ve srovnání s minulým rokem došlo v České republice k mírnému nárůstu počtu společností, které realizují velký počet projektů. Investuje se také do dražších projektů. 38 % dotazovaných společností v ČR realizovalo projekty s rozpočtem nad 100 tis. eur, přičemž až polovina z nich měla průměrný rozpočet přesahující 500 tis. eur.
Projektové řízení jen kvete
„V České republice sice počet projektů stagnoval, ale celkově se situace v oblasti projektového řízení spíše zlepšuje. Kvalita projektů roste a počet projektů, které musely být pozastaveny, je minimální. V uplynulých dvanácti měsících došlo k mírnému nárůstu počtu společností, které realizují velké množství projektů. Zvyšuje se také počet velkých projektů nad 100 tisíc eur,“ komentuje výsledky průzkumu Petr Knap, partner oddělení podnikového poradenství společnosti Ernst & Young. Celých 70 % českých respondentů průzkumu uvedlo, že se jim úspěšně daří u více než poloviny realizovaných projektů dodržovat plánovaný rozpočet a harmonogram. Podíl projektů, které byly neúspěšné a z toho titulu zastavené, nepřesahuje u většiny respondentů 10 %.
Mezi nejčastěji realizovanými projekty byly uváděny zejména projekty modernizace IT (74 %), restrukturalizace procesů a reorganizace (55 %), vývoj a uvedení nového produktu (52 %) či snižování nákladů (21 %). „Ve srovnání s minulým rokem více než o polovinu klesl počet projektů primárně zaměřených na snižování nákladů. Naopak výrazně vzrostl počet projektů zaměřených na modernizaci IT,“ říká Michal Hanzal, senior konzultant oddělení podnikového poradenství společnosti Ernst & Young. Respondenti z firem i z veřejného sektoru shodně považují za nejméně úspěšný typ projektu restrukturalizaci procesů a reorganizaci – potvrdilo to 39 % dotazovaných manažerů z firem a 71 % respondentů z veřejného sektoru.
Postupně dochází ke změně příčin neúspěchů u realizovaných projektů. Oproti minulým rokům poklesl vliv změn ekonomického a makroekonomického prostředí a vnějších změn. „Firmy začínají postupně vnímat ekonomické prostředí jako stabilnější. Zároveň se však poučily z krize, pokračují v optimalizaci procesů a dokážou dnes na případné změny při realizaci svých projektů lépe a včas reagovat,“ vysvětluje Petr Knap a dodává: „V praxi vidíme, že v České republice za neúspěchem projektu často stojí rozdílná očekávání od výstupů z projektu. Problematické jsou změny v rozsahu projektu, nedostatečný nebo příliš optimistický rozpočet či časový plán, špatné definování projektu nebo nejasné vymezení vedení a organizace projektu. Společnosti také často podceňují řízení rizik, což se jim může následně velmi prodražit.“
Manažeři a jejich úkoly
Počet projektových manažerů zůstává ve srovnání s minulým rokem téměř nezměněn. Roste ale tlak na efektivitu a tak musí projektoví manažeři řídit stále více projektů souběžně. Typický projektový manažer řídí dnes současně dva až tři projekty. Obecně panuje mezi respondenty spokojenost s kvalifikací projektových manažerů. V oblasti vzdělávání projektových manažerů firmy dlouhodobě upřednostňují interní a externí školení před oficiálními certifikacemi nebo pravidelným koučováním. „V posledních letech dochází k mírnému nárůstu interních školení na úkor externích. Nejrazantnější je trend nárůstu u oficiálních certifikací a kvalifikací (v roce 2010 uvedlo tento druh vzdělávání pouze 17 % společností, v roce 2012 už takto odpovědělo 40 % společností),“ upozorňuje Michal Hanzal.
Projektové kanceláře
Většina respondentů hodnotila existenci projektové kanceláře (PMO) pozitivně, pětina z nich si myslí, že PMO má pro jejich společnost stěžejní význam. Nejčastěji (u 64 % respondentů) PMO slouží pro výběr a vývoj metodiky projektového řízení a poskytuje informace o nejlepší praxi a standardech. „Oproti roku 2011 můžeme pozorovat značný nárůst podílu projektových kanceláří, které se zaměřují na projektový reporting a koordinaci projektů. PMO tedy postupně přecházejí od výběru a vývoje metodik k řízení projektových portfolií i samotných projektů,“ říká Michal Hanzal.
Veřejný sektor
I ve veřejném sektoru většina respondentů deklarovala, že se počet realizovaných projektů ve srovnání s minulým rokem příliš nezměnil. Nejčastějším hodnotícím kritériem úspěšnosti realizovaných projektů ve veřejném sektoru je naplnění monitorovacích indikátorů, respektive cílů realizovaného projektu. Tuto odpověď přitom uvedli všichni dotázaní. Hodnocení dle monitorovacích indikátorů je specifickým znakem projektů financovaných z evropských fondů. Podle respondentů průzkumu byly projekty ve veřejném sektoru nejčastěji financovány z Integrovaného operačního programu a OP Lidské zdroje a zaměstnanost, na třetím místě pak následoval operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Ne vždy jsou však indikátory nastaveny tak, aby odpovídaly skutečným cílům projektu. V takovém případě může být hodnocení úspěšnosti projektu spíše formální, než aby odpovídalo reálným potřebám zadavatele projektu.
Dalšími důležitými kritérii, která veřejný sektor sdílí se soukromým, jsou dodržení rozpočtu a včasnost dokončení (v rámci veřejného sektoru tato kritéria uvedlo shodně 71 % respondentů). Pouze 7 % institucí ve veřejném sektoru oslovených v rámci tohoto průzkumu nemá stanovena žádná kritéria pro hodnocení výsledků projektů a projekty soustavně nesleduje.
Typy neúspěšných projektů se téměř shodují se soukromým sektorem, problémová je zejména restrukturalizace procesů a reorganizace (až 71 % oproti 39 % v soukromém sektoru), modernizace IT a snižování nákladů. 14 % respondentů veřejného sektoru navíc přiznává, že se jim nedaří realizovat projekty týkající se přípravy strategických a koncepčních materiálů. „Z výsledků našeho průzkumu vyplývá, že se veřejné instituce potýkají s podobnými problémy v oblasti řízení projektů jako soukromý sektor. Zástupci veřejného sektoru také přiznali, že se jim ne vždy podaří dotáhnout do zdárného konce projekty přípravy strategických a koncepčních materiálů. Kvalita těchto dokumentů je přitom vzhledem k jejich významu klíčová,“ dodává Petr Knap, partner podnikového poradenství a také vedoucí partner Ernst & Young pro veřejný sektor.
Které typy projektů jsou nejméně úspěšné?
Soukromý sektor
* Restrukturalizace procesů/reorganizace (39 % respondentů uvedlo, že tento typ projektu byl pro ně nejméně úspěšný)
* Modernizace IT, včetně systémové integrace (36 %)
* Vývoj/uvádění nového produktu (28 %)
* Snižování nákladů (17 %)
Veřejný sektor
* Restrukturalizace procesů a reorganizace (71 % respondentů uvedlo, že tento typ projekty byl pro ně nejméně úspěšný)
* Modernizace IT, včetně systémové integrace (29 %)
* Příprava strategického/koncepčního materiálu (14 %)
* Snižování nákladů (14 %)
Srovnání řízení projektů v České republice a na Slovensku
V obou zemích převažují dlouhodobější projekty nad 6 měsíců (58 % v ČR a 67 % v SR). Polovina respondentů na Slovensku uvedla, ž jejich průměrný projekt měl za poslední dva roky rozpočet do 40 tisíc eur (v ČR to uvedlo jen 38 % respondentů). Z výsledků paradoxně vyplývá, že projekty na Slovensku mají v průměru menší rozpočty a trvají delší dobu.
Struktura nejčastěji realizovaných typů projektů je na Slovensku obdobná jako v ČR. Realizovány jsou zejména projekty modernizace IT, včetně systémové integrace, restrukturalizace procesů a reorganizace, vývoj a uvádění nového produktu a snižování nákladů.
V obou zemích je pouze malý podíl neúspěšných projektů, které musely být zastaveny (méně než 10% podíl těchto projektů deklarovalo 75 % českých a 88 % slovenských respondentů).
Zdroj: Ernst & Young
Foto: © Iakov Kalinin - Fotolia.com
