Od roku 2011 jí s řízením všech procesů pomáhá informační systém HELIOS Orange.
Hlavním předmětem činnosti Pražské strojírny je vývoj a výroba kolejových konstrukcí a výhybkových systémů pro tramvajovou dopravu. Kompletní servis výhybkových systémů je doplněn o další komplementy, jako jsou tramvajové výměny s pružnými výměnnými jazyky v různých modifikacích podle požadavků zákazníka, vytápění výměn, odvodnění trati a ostatní strojírenská výroba.
Pražská strojírna dodává své produkty nejen Dopravnímu podniku hl. m. Prahy, který je jejím hlavním odběratelem, ale i dalším dopravním podnikům v ČR. V posledních letech se významně rozšířil i export výrobků do zahraničí.
Pokrytí ekonomiky nestačilo
Je zřejmé, že velká strojírenská firma, která musí mimo jiné flexibilně reagovat na přání svých zákazníků, se dnes neobejde bez komplexního informačního systému.
Ve společnosti Pražská strojírna byl již dříve používán informační systém. Ten zde pokrýval především ekonomiku. Výrobu však řešit nedokázal. Šlo navíc o systém velmi komplikovaný a uživatelsky nepřívětivý. Například zde nebylo zapojeno plánování a sledování cashflow bylo nutné provádět vedle ručně za pomocí excelu. V minulosti bylo možné, aby takto firmy fungovaly, ale třeba s patnácti lidmi v účtárně. Navíc rychlost získávání relevantních informací byla žalostná. Postupem času už to opravdu nebylo udržitelné...
Problémy s informačním systémem způsobovaly nejednotnost práce v jednotlivých částech firmy, včetně lpění na dodržování „starých, dobrých postupů“, k nimž patřila i tradice obíhání papírových faktur a dalších dokumentů napříč firmou.
K tomu dodává Lenka Komůrková, finanční ředitelka společnosti: „Rozpracovanost a sledování zásob je v každé strojírenské firmě nekonečný příběh i tehdy, pokud máme pomocníka v kvalitním specializovaném informačním systému. V tehdejší situaci však byl jediný způsob, jak tuto oblast kontrolovat: na týden zastavit výrobu, provést inventuru a vše ručně dopočítat.“
Argument pro změnu
Prosadit změnu systému však nebylo lehké, protože implementace není ani levná, ani jednoduchá záležitost. Zásadním argumentem pro změnu byl však velký nárůst obratu Pražské strojírny v letech 2009 – 2010, který se zvýšil bezmála o 100 procent. S rostoucím obratem nutně vznikají další komplikace, pokud nejsou procesy dobře nastavené a řízené kvalitním informačním systémem. V roce 2010 tedy došlo k rozhodnutí pořídit nový systém. Volba padla na HELIOS Orange z produkce Asseco Solutions.
Implementace systému trvala 2,5 měsíce a zahrnovala Ekonomiku - Účetnictví, Majetek, Pokladnu a banku, Logistiku - objednávky, Fakturaci a sklady, dále Výrobu, Technickou přípravu výroby a Mzdy.
„Když jsme HELIOS implementovali,“ vzpomíná finanční ředitelka, „zakomponovali jsme do něj naše postupy a sjednotili jsme je. Vzhledem k tomu, že nešlo jen o převod účetnictví ze starého systému do nového, ale bylo třeba převést technologické i výrobní postupy, tak aby byly skutečně využity všechny možnosti, které systém výrobní společnosti nabízí, čekalo nás velké množství změn. Například výroba musela nově začít odvádět operace, zasílat elektronickou formou požadavky a podobně,“ vzpomíná Lenka Komůrková.
Klíčová role klíčových uživatelů
Systém se podařilo úspěšně implementovat i uvést do provozu ve velmi krátké době. Velkou zásluhu na úspěchu projektu měli zejména někteří klíčoví uživatelé, mezi něž patří i současná finanční ředitelka, která říká: „Kolegové se v systému našli. Pochopili jeho přínos ve všech oblastech. A spolupráce při zavádění systému jim nakonec také pomohla v pracovním postupu. Dnes jsou z nich vedoucí týmů.“
Posupně byly též doimplementovány funkcionality jako Revize zařízení, Kontroly vybavení a podobně. Díky tomu je například možné z revizních zpráv pořizovat údaje do systému a následně generovat seznamy opět pro revizní techniky.
Nový systém také rozkrýval velmi zásadním způsobem efektivitu. Díky němu se například podařilo vybojovat vítězství nad stohy papíru vršícími se v účtárně i jinde.
Drahé auto řidiče neudělá
„Business Intelligence. Tato slova jsou dnes velmi módním pojmem, avšak nelze spoléhat na nástroj, pokud by s ním nepracoval člověk, který přesně ví, co chce a umí díky němu získat ty správné informace a pracovat s nimi. Stejně jako sebedražší auto z vás neudělá špičkového řidiče...,“ uvažuje paní Komůrková. „Od roku 2013 zde máme k dispozici BI řešení. Jeho tvůrce je v současné době dále zdokonaluje, takže se dá očekávat, že brzy budeme mít velmi kvalitní nástroj.“
Ve strojírenské firmě je například klíčové sledování zásob, mimo jiné i kvůli úvěrování provozu společnosti. Například hutní materiál, který je velmi drahým vstupem, je často nutné koupit ve větším množství najednou. V systému jsou pak sledovány zásoby velmi pečlivě z hlediska využitelnosti i čerpání na jednotlivé zakázky.
Systém HELIOS Orange je velkým přínosem i pro plánování výroby. Konkrétně v Pražské strojírně je provozován zakázkový typ výroby, při němž některé součásti finálních výrobků je možno vyrábět předem, do zásoby. Jiné naopak ne. Díky systému je tedy možné s ohledem na tyto skutečnosti optimálně plánovat kapacity.
V pražské strojírně využíváme také řešení CRM. Zavedli zde jednotný číselník dodavatelů i zákazníků včetně kontaktů.
„Dříve jsme měli evidenci nepřehledně zapsanou v sešitech a na vizitkách," vzpomíná Lenka Komůrková, „nyní můžeme hodnotit i třídit dodavatele a odběratele. Vedeme evidenci pro účely VIES, máme jasně nastavené platební podmínky pro fakturaci. Evidujeme jednání s odběrateli.“
Stranou nezůstala ani oblast personalistiky. V systému zavedli pracovníci Pražské strojírny přehledné popisy pracovních pozic, sledují jubilea, evidují lékařské prohlídky a školení. Na základě těchto evidencí mohou tvořit jejich plán.
HELIOS Orange kromě jiného přispěl k nalezení dalších slabých míst a následně ke změně procesů, které ona slabá místa způsobovala. Výsledkem bylo výrazné zefektivnění práce ve všech útvarech společnosti a zpřehlednění a zjednodušení většiny procesů. V současné době pracuje s informačním systémem 35 uživatelů.
„Systém sám o sobě továrnu samozřejmě neřídí,“ vysvětluje Komůrková, ale významně pomáhá lidem, kteří ji řídí díky svému know-how. Nechává prostor pro kreativitu a usnadňuje vše, co lze dělat rutinně."
Přínosy nového systému
- sledování aktuální rozpracovanosti výroby a zásob
- přesné plánování kapacit výroby
- nalezení slabých míst – zvýšení efektivity procesů
- zvýšení rychlosti získávání informací
- sledování aktuálních přehledů
- přesné řízení dokumentů
