Na podzim roku 2012 zde převzala správu informačního systému společnost INMEDIAS a.s., která je partnerem Asseco Solutions. Do konce roku zpracovala Analýzu potřeb a návrh řešení modernizace odbytu. V prvních pěti měsících roku 2013 pak byla provedena optimalizace nastavení a interních pravidel systému HELIOS Orange a v červnu téhož roku zahájili realizaci požadovaného řešení.
Tři etapy a jejich cíle
Navrhovaná modernizace řízení odbytu byla rozdělena do tří etap. První, z pohledu vedení společnosti nejnaléhavější, se týkala oblasti „Komunikace se zákazníky“. Jejím cílem bylo především zrychlení a zjednodušení komunikace, které mělo uspořit náklady a vytvořit potenciál pro vyšší obraty. Druhá etapa na první navazuje a řeší oblast dopravy, je označovaná jako „Burza dopravy“. Poslední etapa, „Portál zaměstnanců“, zastřešuje první dvě a poskytuje komfort i všechny potřebné informace pro zaměstnance společnosti, kteří se danou oblastí zabývají, nebo ji potřebují pro svou práci.
Komunikaci se zákazníky maximálně automatizovat
Tento nadpis na první pohled nenaznačuje „zákaznicky orientovaný přístup“. Výsledkem však je, že klienti mají všechny informace a mohou poptávat, rozhodovat, objednávat, nakupovat, dodávat na jednotlivé stavby v reálném čase „24×7“, při zachování svých individuálních dodacích a cenových podmínek. To vše bez nutnosti reakce ze strany dodavatele.
Řešení tohoto požadavku je realizováno prostřednictvím webového portálu, který umožňuje, především:
- Přidělení přístupů a definování práv jednotlivým odběratelům pro konkrétní funkce
- Možnost zaslání nebo vložení poptávky včetně upřesňujících příloh a evidence všech poptávek
- Zpracování nabídky a propojení s poptávkou, evidence všech nabídek a jejich variant
- Možnosti modifikace nabídky ze strany odběratele, pro koncového klienta-stavebníka, kterému odběratel prodej zprostředkovává
- Variabilní možnosti v oblasti výstupů informací ve formě e-mailu, PDF, strukturovaného textového souboru CSV, například pro import do informačního systému odběratele
- Zadávání objednávek, které jsou následně v reálném čase automaticky zpracovány v systému dodavatele (HELUZ)
- Možnost sledovat stav objednávek na webovém prostředí, včetně všech klíčových souvisejících informací, jako jsou například termíny vývozů, kontakty na přepravce, dodací listy, faktury, apod.
- Webový portál je nativně propojen s informačním systémem HELIOS Orange a přizpůsoben specifickým potřebám společnosti HELUZ, což umožňuje bezchybné a rychlé zpracování a evidenci všech klíčových informací o odběratelsko-dodavatelských aktivitách na jednom místě.
Přínosy lze kvantifikovat
V současné době webový přístup do podnikového systému využívá 600 organizací a celkově 900 jejich zaměstnanců. Během období jednoho měsíce se takto zpracuje 5 000 nabídek a objednávek, což je 85% automatizace pořízení prvotních dokladů oproti stejnému období minulého roku.
Na straně dodavatele veškeré nabídky v současné době zpracovávají tři pracovníci, což představuje snížení o pět pracovníků oproti stavu před vlastním nasazením tohoto řešení.
Celkem lze rámcově zhodnotit úspory nákladů na straně společnosti HELUZ na 2.000.000,- Kč ročně, což jednoznačně převyšuje investiční náklady na realizaci této etapy modernizace odbytu v rámci informačního systému.
Současně je markantní růst kvality komunikace mezi odběratelem a dodavatelem, a tím i neustálé zlepšování dobrého jména firmy HELUZ, což má bezesporu vliv na budoucí výnosy společnosti.
Následuje další rozšiřování funkcionality portálu
Následující dvě etapy realizace Webového portálu jsou zaměřeny především na tyto oblasti:
- Burzu dopravy – pro automatizaci procesu rozvozu objednaného zboží až na jednotlivé stavby
- Portál zaměstnanců – pro komfortní a ergonomickou práci s informace – kdekoliv a kdykoliv
Společnost HELUZ cihlářský průmysl v. o. s. vyrábí komplexní sortiment cihlářských výrobků pro hrubou stavbu a je největším českým výrobcem cihelného materiálu.
V současné době má výrobní závody ve třech lokalitách. V Dolním Bukovsku, kde sídlí centrála společnosti, je cihlářská výroba, výroba vodorovných konstrukcí, roletových překladů a komínových systémů. V Hevlíně u Znojma jsou dva výrobní závody na kompletní cihlářský sortiment. Cihelna Hevlín II je jeden z nejmodernějších výrobních závodů v Evropě, který je zařízen špičkovou technologií, a produkují se zde cihelné bloky s nejlepšími tepelně izolačními vlastnostmi. V Cihelně Libochovice, nedaleko Prahy, se vyrábí cihelné bloky, doplňky a také keramické stropní panely HELUZ.
Burza dopravy a HELIOS Orange
Cílem realizace „Burzy dopravy“ bylo zjednodušení, zpřesnění a zrychlení aktivit souvisejících s dodáním zboží odběrateli. Sestává z nabídky pro registrované dopravce, kteří mají k dispozici seznam všech volných tras s vypočtenou cenou dopravy. Dopravci si vybírají vhodné zakázky, registruji se k jejich realizaci a tím zadávají do systému HELIOS Orange informace, které následně využívá jak společnost HELUZ, tak především odběratel.
Dopravci mají řadu nástrojů, které usnadňují výběr a nalezení vhodných tras, požadovaného termínu přepravy, či typu zboží a požadavků na vybavení vozidla. Součástí portálu je i mapa výdejních míst, pro lepší orientaci.
Odběratelé takto jednoduše získají informaci o čase vykládky a také o dopravci a telefonním kontaktu na řidiče pověřeného odvozem.
Přínosy:
- zrychlení objednání dopravy
- informace o přepravě ihned k dispozici stavebninám
- růst image značky HELUZ v očích partnerů – stavebnin, dopravců
- úspora nákladů firmy HELUZ v oblasti lidských zdrojů – dopravní oddělení
- automatizace faktur přijatých do IS HELIOS Orange od dopravců
