V desítkách organizací slouží jako jeden z nástrojů systémové integrace. Hovoří pro ně zejména to, že se dají nasadit téměř okamžitě, velmi snadno se v nich provádí změny a vyjdou na zlomek nákladů jakéhokoliv jiného nástroje.
Integrační využití inteligentních formulářů ukážeme na příkladu městského úřadu. Nicméně zkušenosti z praktických nasazení ukazují, že ve výrobním podniku nebo obchodní organizaci je možné postupovat téměř stejně – s tím rozdílem, že se integrují jiné informační systémy.
Různé systémy a aplikace, ale všude XML
V ukázkovém městském úřadu najdete ekonomický systém, personalistiku, spisovou službu (správa životního cyklu dokumentů) a různé speciální agendové systémy (například pro stavební řízení apod.). Kromě toho je zapotřebí komunikovat s Czech POINTem, který řešení propojení s 12 centrálními systémy státní správy, a s informačním systémech datových schránek. V organizaci navíc obíhají papíry a různé tabulky v emailech, u nichž je také zapotřebí řešit „integraci“, nejčastěji ručním přepisováním. Integrace se přitom netýká jen čistě interních záležitostí organizace. I dokumenty, které přicházejí do organizace zvenčí (nejčastěji papíry a PDF soubory) musí být zpracovány.
Klíčem k řešení této různorodosti je skutečnosti, že všechny aplikace formát XML. Od verze Office 2007 dokonce i běžné kancelářské programy jako word, excel a powerpoint.
Tři základní cíle systémové integrace
Integrace informatiky se v zásadě skládá ze tří úloh.
- Zajistit podporu procesů, které využívají data uchovávaná v různých systémech, na papírech a v „excelových“ tabulkách. Tuto podporu zajistit tak, aby nebylo zapotřebí přepisovat data.
- Umožnit uživateli, aby pracoval s nejmenším možným počtem aplikací. Ideální situace by byla taková, že se uživatel naučí zacházet s jedinou aplikací, v níž bude schopen vyřešit všechny pracovní záležitosti.
- Zabránit vzniku nekonsistencí mezi záznamy v různých databázích. To znamená, že nesmí stát, že by bylo o jednom zákazníkovi vedeno několik záznamů, každý s jinou adresou a trochu jinou historií.
Jak XML formuláře integrují
Inteligentní formulář Software602 můžeme popsat jako interaktivní vzor, jehož vyplněním a podepsáním vzniká dokument s právním účinkem, a zároveň jako balík XML dat. Tím je dána možnost automatického zápisu dat z formulářů do v zásadě jakéhokoliv systému (a naopak, tedy načítání dat). Další podstatnou částí formulářové architektury je Software602 Form Server, tedy univerzální systém pro řízení procesů a oběhu dokumentů.
Tyto nástroje společně umožní realizovat následující uspořádání. Data jsou načítána ze systémů do formulářů, následuje schvalovací oběh formulářů a po dokončení procesu (nebo během něj) jsou data opět zapsána do systémů. Dokument s elektronickými podpisy schvalujících manažerů, který během procesu vznikl, je archivován.
Toto uspořádání má následující vlastnosti:
- Oběh formuláře pokrývá samotný proces. Je v zásadě lhostejné, ve kterých systémech jsou data uložena, za předpokladu, že tyto systémy podporují formát XML. Proces je pokryt nejen v rámci organizace, ale už ve chvíli, kdy externí zákazník nebo nadřízená organizace vyplňuje žádost, pokyn, požadavek, objednávku apod. Nahrazení papíru formulářem, který poskytuje strukturovaná data, řeší i problém integrace mezi IT a papírem.
- Uživatel pracuje s formulářem, respektive sadou formulářů. Nemusí se starat, jaká jsou pravidla pro oběh ani kde jsou data uložena.
- Data se nikdy nezadávají dvakrát. To znamená, že pokud už například existuje záznam o zákazníkovi v některém systému, jsou při vyplnění formuláře tato data importována. Nehrozí tedy, že by vznikaly nekonsistentní záznamy.
Z toho je patrné, že v řadě situací stačí nasazení inteligentních formulářů k pokrytí základních integračních potřeb. Tím není řečeno, že by dokázaly plně nahradit middlewarovou platformu, zvláště tam, kde se jedná o propojení systémů se statisíci a miliony záznamů.
Technická stránka integrace vyřešena předem
Se systémem pro řízení oběhu formulářů se objevila další integrační úloha, která je dnes už v podstatě rutinní součástí každého nasazení - propojení se stávající infrastrukturou podniku tak, aby systém přebíral uživatelské role, práva, vymezení skupin, identity jednotlivých uživatelů apod. Software602 Form Server pracuje se všemi verzemi protokolu LDAP. Nejčastěji se pochopitelně využívá Active Directory Microsoftu a eDirectory Novellu, ale problém není ani s Tivoli od IBM a dalšími. Potřebuje-li to zákazník, je výsledkem „single-sign-on“, tedy uspořádání, kdy se uživatel jednou přihlásí a získá tím přístup ke všem informačním systémům, včetně formulářového řešení.
Pro správce IT znamenají inteligentní formuláře posun ke světu, kde se v souvislosti s integrací řeší obchodní logika a pořadí procesních kroků. Nad formáty a podobnými technikáliemi už nebude zapotřebí ztrácet čas.
Foto: © JohnKwan - Fotolia.com
Zdroj: Software602
