Krize a řada dotačních programů Evropské unie povzbudily zájem o výkonné a zároveň empatické podnikové informační systémy. A to především u malých a středních podniků. „Kupte si od nás ERP systém! Zajistíme vám profinancování z evropských fondů!“ Podobné reklamní slogany se na šéfy IT řítí ze všech stran. Bylo by divné, kdyby takový halas zůstal bez odezvy. Má to však svá ale … Získat podnikový informační systém minimálně za poloviční cenu z celkové výše investice je pravda lákavé. V současné době mají díky třetí vlně dotací z EU šanci na proplacení své investice do informačních technologií právě malé a střední podniky – a to až do výše 60 %.
Ovšem, když je něco téměř zadarmo, lidé si toho často neváží. Mnoha firmám vůbec nevadí, že vybírají neprofesionálně, že zakoupený systém nemusí pokrýt jejich potřeby, dokonce ani nezohledňují, že by mohly žádat a získat více. Chovají se stejně, jako když reagujeme jen na nápis ve výloze „SLEVA 60 %!“ Často kupujeme pro slevu, bez rozmyslu.
Investujte s rozumem
Málokdo si v tom momentě uvědomuje, že podnikový informační systém není výrobní linka, ale nástroj, který naprosto zásadně ovlivňuje fungování celé firmy. Může hodně přinést, ale může způsobit i ztráty a třeba i zatuhnutí firmy i na 15 let. Či je snad vhodné měnit systém každých pět let? Bohužel, hodně firem už zažilo i kratší periody právě pro nerozvážné rozhodnutí a finanční ředitel se pak oprávněně obává dalšího vyhazování peněz oknem. On totiž ani upgrade systému často efektivnost využívání informačního systému nezvýší.
Co tedy vede firmy např. k výměně ERP? U menších systémů to bývá nedostačující funkcionalita, zejména v oblastech plánování a řízení výroby a nákupu, nebo při pokrývání specifických požadavků klientů automobilového průmyslu. Často slyšíme CIO, jak říká: „Už máme vše pokryté. Teď stačí jen to nějak propojit.“ Ale neuvědomíme si, že právě to propojení je cesta, kterou se nedá projít vítězně. Smutným faktem totiž je, že se firmy dodneška – alespoň v České republice – nenaučily investovat nějakým rozumným způsobem. To znamená, že v momentě, kdy vybírají nějakou IT technologii, nebo její součást – například bezpečnostní, kterou vloží do dané infrastruktury, si jen málo kdo umí vybírat a implementovat v kontextu toho, co už v infrastruktuře, se kterou pracuje, má. Jistě, výběrové řízení se zpravidla dělá na technologii, kterou chceme. Bohužel, bez ohledu na to, že se nejedná o samostatný ostrůvek, který s nikým nekomunikuje. Definování podmínek daných stávajícími technologiemi a infrastrukturou totiž nebývá (zatím) běžným standardem. Je třeba si položit hned na začátku následující otázky: Lze vůbec integrovat? Jaké budou náklady na integraci? Jsou už zahrnuté v rámci balíku, co vybírám? Stává se až příliš často, že nejen CIO, ale ani správce či administrátor kolikrát nevědí, co všechno jim na serverech či v infrastruktuře běhá. Takový check-list v našich firmách nebo infrastrukturách neexistuje… Tak se ukáže, že „se“ například neví, zda bude potřeba i zálohovací software, nová licence na antiviry, či licence k managementu, dohledu, prostě všechny záležitosti s tím související.
Ptejte se svých odborníků
Jak tedy minimalizovat riziko nezdaru? Především je třeba udělat analýzu stávajícího stavu – zmapovat klíčové podnikové procesy, organizační strukturu firmy a identifikovat úzká místa a jejich příčiny. Nechte mluvit své klíčové odborníky z různých úseků a naslouchejte jejich steskům. Teprve pak je jasnější, jaký informační systém vaše firma potřebuje. Pak může následovat individuální oťukávání možných dodavatelů, prezentace, studie, referenční návštěvy.
A nebo můžete využít vlastní energii a nastartovat interní projekty a zahájit dílčí zlepšování. Že nevidíte, kdo by vše ve vaší firmě dělal? Nejlepší nadnárodní firmy využily implementace informačního systému k tomu, aby si vychovaly interní tým složený z klíčových uživatelů za jednotlivé odborné oblasti. Odborníci z Minervy pravidelně čerpají znalosti na školení, znají systém hlouběji než běžný uživatel, jsou partnery vedení firmy při strategických rozhodnutích a zabývají se hledáním rezerv a dalším zlepšováním chodu firmy. Nedělají to na plný úvazek, ale jsou oficiálně jmenováni a hrají svou roli. Zároveň jsou kvalifikovanými partnery dodavatele informačního systému.
Když se Minerva ČR chystá zavést svůj informační systém QAD k zákazníkovi, spolupracuje zejména s klíčovými uživateli. A pokud neexistují, práce na studii je počátek v jejich hledání. Po analýze stávajícího stavu a zmapování úzkých míst následuje návrh řešení. Musí obsahovat popis cílového stavu, zabezpečení hardwaru a softwaru a také způsob přechodu ze stávajícího do cílového stavu. Nelze zanedbat datovou základnu, protože nepřipravená data bývají jedním z největších ohrožení plánovaného termínu spuštění nového systému. Všechny klíčové procesy firmy musí být dobře integrované v jediném informačním systému. Žádné přenosy a kopírování dat, ale bezvadně strukturovaná databáze s dobře postavenými programy pro podporu jednotlivých procesů.
Uživatelé informačního systému by měli růst se systémem a jeho aktivitou. Například obrazovky pro evidenci dat musí být snadno konfigurovatelné. Stejná funkce může vypadat jinak pro skladníka a jinak pro expedienta. V systémech totiž je stále více dat, a tak bývá problém přetavit je v užitečné informace. Zvolený informační systém to musí umět. Třídění, seskupování, filtrování dat, jejich grafická prezentace … Tvorba ukazatelů a metrik už dávno není doménou manažerských systémů. Nechcete přece pouze automatizovat dnešní práci a ušetřit lidi, ale nejvíce peněz můžete získat zvýšením výkonu a efektivity.
A jak zjistíte, zda je nabízený informační systém propracovaný? Hodně napoví doba jeho vývoje. Je „mladší“ dvaceti let? Pak pozor – to leckdy nestačí… Kvalitu a sílu signalizuje světové renomé, počet zrealizovaných projektů, mínění nezávislých expertů. Zjistěte si, kolik odborníků na daný informační systém implementační firma má.
Jistě, až po letech poznáte, zda vybrali dobře. Ale pokud vydržíte při všech strastech a slastech se svým informačním systémem a jeho dodavatelem alespoň 15 let, můžete si říci: „Vybrali jsme dobře.“ Jen ten, kdo zažil několik implementací, ví, o jak náročnou činnost se jedná. A ti úspěšní si ji rádi odpustí a posunují svůj podnik dál formou upgrade, který také není bez námahy, ale jde vždy o krok dál.
Říká se, že přechod na nový systém je pád zpět na nulu a pak lezení na osmitisícovku. Odborníci ze společnosti Minerva Česká republika dokáží kvalifikovaně pomoci se zpracováním projektu a přípravou žádostí o evropskou dotaci.
P. R.
