Z průzkumu o úrovni projektového managementu v České republice, který letos již popáté uskutečnila společnost Ernst & Young, vyplývá, že se zvýšila úspěšnost v dodržení rozpočtu i termínu – celých 71% projektů je dokončeno včas a v rámci rozpočtu. České firmy už běžně mají vypracované formální postupy řízení projektů, počet specializovaných projektových manažerů však poklesl. Snížila se také spokojenost s kvalitou řízení projektů. Projektů je celkově méně, firmy realizují spíše velké a dlouhodobé projekty s průměrným rozpočtem nad 100 tisíc eur a dobou realizace delší než šest měsíců. Proti předchozím letům se výrazněji projevily vlivy vnějšího ekonomického prostředí na úspěšnost projektů. Vedle následných vnějších změn a špatného počátečního vymezení projektu a jeho rozpočtu to byl hlavní důvod neúspěchu.
Průzkum probíhal v druhé polovině roku 2009 a na začátku roku 2010 v České republice, Polsku a na Slovensku. V České republice se jej zúčastnily více než čtyři desítky organizací, dvě třetiny z nich tvoří nadnárodní společnosti.
Počet nově zahájených projektů spíše stagnuje, nejčastěji je to do deseti projektů za uplynulý rok. Firmy ve většině případů realizovaly stejný počet projektů jako v předcházejícím roce. Stejně jako v roce 2009 uvedla více než polovina respondentů, že realizovali velké projekty s průměrným rozpočtem nad 100 tisíc eur. Pětina společností měla projekty s rozpočtem přesahujícím půl milionu eur. Projekty trvají nejméně 4 měsíce, typická doba realizace projektů (u 57% respondentů) je v rozmezí 6 až 12 měsíců.
Ošidná kritéria
„U typu projektů stále převažují vývoj a uvádění nových výrobků a modernizace IT. Poprvé se však na čelnou příčku dostaly také projekty zaměřené na snižování nákladů. Spolu s projekty restrukturalizace procesů ilustrují důsledky ekonomické krize na fungování firem. Dalším důkazem toho, že firmy šetří, je i téměř nulový výskyt stavebních projektů, které ještě vloni patřily v pětině případů mezi ty nejčastější,“ vysvětluje Petr Knap, partner oddělení podnikového poradenství Ernst & Young v České republice.
Firmy nejčastěji hodnotí úspěšnost projektů kombinací kritéria včasnosti dokončení, dodržení rozpočtu a splnění očekávání. Hned na dalším místě se však letos objevilo i hodnocení podle naplnění ekonomických přínosů („business case“). Téměř dvě třetiny všech projektů (71%) jsou dokončeny včas a nepřekročí daný rozpočet. Po plánovaném termínu bylo dokončeno 23 % projektů (26 % v roce 2009), nad rámec rozpočtu se dostalo pouze 13% projektů (21 % v roce 2009).
V posledních čtyřech ročnících dochází k postupnému zlepšování v dodržování termínů a rozpočtů. Typické (u 83%) je maximálně 20% zpoždění v porovnání s plánovaným datem dokončení. Pouze 11 % respondentů překročilo plánovaný rozpočet o více než 20 %, naopak polovina uvedla maximálně 10% navýšení rozpočtu oproti původnímu plánu.
„Důležité je nepodcenit kvalitní a dostatečnou přípravu a plánování projektu, a to včetně kalkulace s možnými externími vlivy ekonomického prostředí a změnami vymezení projektu. Právě ty vedou mezi příčinami neúspěchu projektů. Nejvíce projektů se dostane do potíží nebo se nakonec nerealizuje právě kvůli špatnému počátečnímu definování, z důvodu rozdílných očekávání ohledně vedení a organizace projektu nebo nereálnému plánu a rozpočtu,“ říká Markéta Hofmanová, senior konzultantka v oddělení podnikového poradenství Ernst & Young se specializací na projektový management.
V porovnání s loňskými výsledky ve firmách poklesl počet specializovaných projektových manažerů (jsou ve 45 % firem oproti 57 % v roce 2009). Druhou nejčastější skupinou, která řídí projekty, jsou „specialisté“, ve čtvrtině případů zastává funkci projektového manažera vedoucí příslušného oddělení nebo ten, „kdo je nejblíže po ruce“. Třetina respondentů uvedla, že nemá ve společnosti orgán, který vykonává funkci projektové kanceláře (v předchozím roce to bylo 25%). Za plně kompetentní a kvalifikovanou ji přitom považuje 32 % respondentů, což představuje značný posun od minulého roku, kdy mělo stejný názor pouze 13 % z nich.
Vybrané výsledky
Typický „český projekt“: Třemi nejčastějšími projekty za posledních pět let jsou (pořadí podle četnosti):
* vývoj či uvedení nových produktů,
* modernizace IT včetně systémové integrace,
* restrukturalizace interních procesů nebo reorganizace,
* snižování nákladů.
Rozpočet typického “českého projektu“ přesahuje hranici 100 tisíc eur. V porovnání s rokem 2009 jsou více zastoupeny komplexnější projekty s průměrným trváním delším než 6 měsíců.
Příčiny neúspěchu. Pěti nejčastějšími důvody neúspěchu projektů jsou podle průzkumu:
* změna rozsahu projektu v důsledku následných vnějších změn (40 %),
* změna rozsahu projektu v důsledku jeho špatného počátečního vymezení (33 %),
* nedostatečný nebo příliš optimistický počáteční rozpočet / plánování (29 %),
* změny ekonomického nebo makroekonomického prostředí (26 %),
* slabé řízení projektu / nejasná organizační struktura (26 %).
Mezinárodní srovnání ČR a Slovenska
V letošním roce se podruhé uskutečnil podobný průzkum také na Slovensku. Typický projekt v ČR (76 %) je realizován déle než půl roku, v případě Slovenska je typický projekt (60 %) realizován déle než 10 měsíců. U 47 % slovenských respondentů se počet zahájených projektů v posledních 12 měsících nezměnil a u 30 % respondentů se snížil. V ČR uvedlo 19 % respondentů, že počet projektů zahájených v posledních 12 měsících se snížil. Zatímco v Čechách nemá žádný orgán, který by vykonával funkci projektové kanceláře, třetina respondentů, na Slovensku je to pětina společností. Celých 32 % respondentů na Slovensku a 30 % v ČR uvedlo, že projektová kancelář se podílí na realizaci „96 až 100 %“ projektů v jejich společnosti. Pozitivně hodnotí svou projektovou kancelář 64 % slovenských respondentů. V ČR je práce projektové kanceláře pozitivně vnímána v 71 % případů.
Nejčastěji realizované typy projektů na Slovensku jsou podobné s projekty v ČR; jedná se o restrukturalizaci procesů/reorganizaci (v ČR 3. místo); modernizaci IT, včetně systémové integrace (v ČR 2. místo); snižování nákladů (v ČR 4. místo) a vývoj / uvádění nového produktu (v ČR 1. místo).
Podíl projektů, které byly dokončeny v termínu a v rámci rozpočtu, dosahuje v ČR 71 %, na Slovensku tento ukazatel dosahuje 62 %. Procentuální podíl projektů dokončených po termínu dosahuje v ČR 23 %, na Slovensku 26 % a procentuální podíl projektů dokončených s překročeným rozpočtem byl v ČR 13 %, na Slovensku 25 %.
Srovnání příčin neúspěchu projektů
Na Slovensku nejčastěji funkci manažera projektu zastává pověřený liniový manažer (36 %) nebo vedoucí oddělení (17 %). V ČR funkci manažera projektu nejčastěji zastává „skutečný“ projektový manažer (45 %), linioví manažeři zastávají tuto funkci v 12 % případů, stejně tak i vedoucí oddělení (12 %). Na Slovensku 57 % projektových manažerů řídí 2 až 3 projekty současně. V ČR 2 až 3 projekty současně řídí manažer v 71 % případů.
Zdroj: Ernst & Young
