Požadavek a tlak na snižování nákladů přiznávají skoro všechny firmy. Mantra „šetřit, kde se dá“ zní na většině setkání finančních manažerů i majitelů firem. Kromě ne vždy příjemného zeštíhlování firmy se dá výrazně ušetřit také na výdajích za energie, pohonné hmoty a za nákup materiálu, čili na provozních výdajích. Ty představují v rozpočtech firem řádově desítky procent celkových výdajů, někdy i padesát procent, podle druhu byznysu. Například firma působící v oblasti telekomunikací, s 25 zaměstnanci, většinou techniky pohybujícími se v terénu, vydá ročně jen za pohonné hmoty pro 20 aut okolo milionu korun, za mobilní služby okolo 300 tisíc, za plyn a elektřinu asi 225 tisíc korun. Výdaje za kancelářské potřeby se pohybují řádově v desítkách tisíc korun za rok. „Největší položky představují sice mzdové náklady, výdaje ze energie jsou čtvrtou největší položkou v rozpočtu firmy, druhou je nákup materiálu,“ popisuje Radek Blažek, obchodní ředitel společnosti 1. Telefonní. Jiný příklad, nemocnice s provozními náklady ve výši 2,1 miliardy korun, vydá za nákup energie necelé 4,5 procenta, za nákup služeb, který představuje největší položku provozních výdajů, je to téměř 46 procent.
Více poptávek, lepší cena
V současné době získává velkou popularitu takzvané sdružení, čili agregace, poptávky. Nejde o žádnou novinku, v podstatě se jedná o obdobu dřívějšího centralizovaného nákupu, založeného na principu větší objem, lepší cena. Poptávka po určité komoditě se sdruží od více firem, a poté se soutěží cena. Zákazníci získají lepší cenu a výhodnější podmínky, dodavatelé komodit a služeb mají větší objemy, a tudíž mohou nabídnout lepší ceny. „Podle našich zkušeností je možné optimalizovat díky zařazení do elektronických výběrových řízení s využitím e-aukcí minimálně třetinu provozních nákladů, s úsporami 15 až 25 procent,“ uvádí marketingová manažerka společnosti eCENTRE. Alice Mazurková.
Soutěžení nabídky prostřednictvím tak zvané e-aukce se stalo trendem posledních let. „E-aukce se dá vyhlásit na jakékoliv zboží či službu, ale i pro prodej nemovitostí. Existují ovšem služby, například právní, pro něž se aukce nevyužívají,“ uvádí Alice Mazurková. Podle ní se e-aukce dá vypsat na elektřinu, zemní plyn, telekomunikace, pohonné hmoty, služby, potraviny, materiál technického zabezpečení, zdravotnický materiál a léky. Využití e-aukcí je možné například také u prodeje nemovitostí (např. VZP) nebo pohledávek (banky).
Kolik se dá uspořit
Sdružením poptávky je možné šetřit až třicet procent i více, záleží na tom, jak velký objem se podaří agregovat a jaké jsou stávající ceny klienta. „Máme mnohaletou zkušenost, že pokud firma e-aukce na nákup dosud nevyužívala, minimální úspora, které v ní dosáhne, je deset procent. Například u kancelářského vybavení a čisticích prostředků se jedná obvykle až o třicet procent, u úklidových a jiných služeb může být snížení nákladů až o padesát procent,“ tvrdí manažerka. Aukce se vyplatí především u nákupu těch položek, které tvoří největší objem nákladů.
Představte si firmu s ročním objemem nákladů dvanáct milionů korun, z čehož přes 6 milionů tvoří provozní náklady. Rozhodne-li se finanční ředitel podniku optimalizovat náklady, je možné zařadit do e-aukcí minimálně jednu třetinu z provozních nákladů ve výši dvou milionů korun. Potenciál úspor se tak pohybuje v rozsahu až 0,5 milionu korun ročně. U sdružených aukcí energií jak pro domácnosti, tak pro podnikatele, mají klienti celou službu zdarma. Aukční poplatek hradí vítězný dodavatel vzešlý z e-aukce. Klient je vázán uzavřením smlouvy s vítězným dodavatelem pouze v případě, že v e-aukci dosáhne úspory.
Soutěžit lze vše, i pohledávky
Společnost eCENTRE již třetím rokem provádí e-aukce pro dodávky motorové nafty pro Dopravní podnik Ostrava a další ostravské organizace. Aukce se realizují každý týden, čímž je zajištěna pružná reakce na pohyby cen na trhu. Organizace a firmy dosahují u pohonných hmot úspor v řádu 1 až 2 procenta, což však v celkových objemech znamená několik milionů korun. Nedávno bylo provedeno také elektronické výběrové řízení na úplatné postoupení neuhrazených pohledávek z obchodních vztahů. Aukce je vypisována na základě požadavků klientů, tedy vlastníků pohledávek, kteří mají zájem své pohledávky na trhu prodat a s využitím služeb eCENTRE. získat lepší podmínky prodeje. Veškerá činnost v rámci úplatného postoupení pohledávek se řídí režimem zákona č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku.
Podle Mazurkové není zatím plně využívaná komodita telekomunikace, nebo například e-aukce na pohonné hmoty. Prostor je také stále u služeb, přitom třicetiprocentních až sedmdesátiprocentních úspor lze dosáhnout právě u zdánlivě běžných služeb, jako jsou úklidy, bezpečnostní služby a ostraha, praní a čištění prádla, tisky propagačních materiálů, ubytovací a hotelové služby, doprava a přeprava osob, ale i u stavebních zakázek.
Rizika, aneb na co si dát pozor
Rizikem může být špatně zvládnutý proces. První kritériem je výběr firmy, vyberte si takovou, která si zakládá na transparentnosti a preciznosti celého procesu, tedy nejen e-aukce, ale také přípravy a následného vyhodnocování úspor po e-aukci. Klienti by měli být o celém procesu předem informováni, měli by vědět, jakých úspor je možné dosáhnout, jaký bude postup po e-aukci a co bude následovat.
Důležitá je rovněž přesná specifikace požadavků, zejména u některých položek velmi záleží na přesné specifikaci toho, co chce firma skutečně nakoupit. Odborníci v dané firmě vědí, jak vysokou kvalitu daného zboží potřebují. „Nakoupit zboží za nejnižší cenu se někdy může nakonec prodražit. Kvalitu je třeba definovat ve spolupráci s klientem ještě před vyhlášením samotné e-aukce, aby během ní snižovali dodavatelé své cenové nabídky už na zboží požadované kvality. „Po e-aukci pak probíhá navíc tzv. vzorkování, tedy hodnocení kvality. Tím je zabezpečeno, že se nehraje pouze o cenu, ale že je zohledněna i potřebná kvalita zboží,“ vysvětluje Mazurková.
Jak postupovat, když se rozhodnete
Na základě analýzy dosavadního nákupu organizačních jednotek (kterou provádí firma realizující e-aukci) je třeba nastavit jednotná pravidla a interní směrnice pro všechna oddělení společnosti, aby při realizaci nákupů byla jedna třetina z celkového objemu prováděna přes elektronická výběrová řízení a s využitím elektronické aukce. Je nutné nastavovat věci postupně, aby si lidé, kteří jsou za nákupy zodpovědní, zvykli na změnu. Ta, aby byla úspěšná, musí probíhat u všech organizačních jednotek. Už díky takto nastavenému procesu jen u jedné třetiny veškerých nákupů lze dosáhnout značných úspor.
Vzniká také možnost centralizovat nákupy těch komodit, u kterých je to výhodné. Centralizace znamená snížení administrativy, zefektivnění nákupu, a tudíž opět ušetřené peníze. Je vhodné dát všem nákupčím v podniku k dispozici také jediný nástroj, nákupní portál, přes který pak mohou různé organizační jednotky firmy nakupovat veškeré položky za jednotné ceny dosažené z e-aukcí. Jedním z důležitých aspektů je i nastavení kontrolních mechanismů. Firma díky nim získává přehled, co organizační jednotky nakupují a za kolik a má možnost nákupy dále optimalizovat. Controllingové výkazy ukáží, které organizační jednotky šetří a které ne. Optimalizace nákladů formou zavedení celého procesního systému přináší trojitý efekt: Dosažení úspor díky využití e-aukcí, dosažení úspor díky snížení administrativní náročnosti nákupů a zvýšení transparentnosti, a dosažení úspor díky nastavení controllingových mechanismů.
