Vysvětlete prosím pojem outsourcing projektového řízení…
Je to služba, která má svá pravidla. Outsourcing projektového řízení je poskytování projektového řízení jako služby na základě předem domluvených garancí kvality, ceny a dostupnosti.
Pro jaký typ firem (komerční/státní) je outsourcing projektového řízení vhodný?
Je vhodný jak pro komerční firmy, tak i pro subjekty s majoritní účastí státu. Základní motiv je v obou případech stejný: jde o to, aby si řídící pracovníci respektive top manažeři uvolnili ruce (získali čas) pro strategické záležitosti a na firmu poskytující outsourcing delegovali starost s řízením svých projektů. Každý projekt totiž „stahuje“ manažera do řešení operativních úkolů, což je časově náročné. Pro obě dvě zmiňované oblasti působnosti je ovšem nutné zvolit odlišné přístupy. Vedení projektů ve státní správě má totiž svá specifika. Projektový manažer je musí dobře znát.
Je outsourcing projektového řízení vhodný i pro dodavatele, nebo je spíše k užitku zákazníkovi, který potřebuje pohlídat dodávku?
Je výhodný pro oba. Dodavatel nemusí mít praktické zkušenosti s řízením náročnějšího projektu a zákazník naopak potřebuje pohlídat plnění dodávky a zároveň koordinovat a motivovat své lidi k tomu, aby dodavatel mohl dodat slíbené. Obvyklé v praxi řešené porodní bolesti těchto projektů jsou zejména: neexistence projektového řízení na obou stranách, velká míra neřízených změn (dodavatel slíbí „všechno možné“ a pak se dostává do skluzu nebo nemá příslušný rozpočet v dostatečné výši, což vše zákazník vnímá jako lenost a neprofesionalitu řešení), nedostatečná organizace testování, špatná motivace lidí na obou „stranách barikády“ a celková slabá prezentace projektu jako takového.
Jaký volíte způsob odměňování svých projektových manažerů: paušál nebo výkonnostní odměny?
Aplikujeme pevnou měsíční částku za řízení projektu, vymezujeme i SLA této služby.
Které vlastnosti musí mít pracovník, který do firmy dorazil provádět outsourcing projektového řízení? Jak dlouho mu trvá, než pozná klíčové lidi ve firmě a odhalí místní formální a neformální struktury?
Za prvé – musí mít zkušenosti s daným typem projektu a v segmentu businessu zákazníka. Ví tedy, na co se má v projektu připravit. Dále musí mít určité charisma a projevit rozhodné vedení – leadership. A v neposlední řadě jsou důležité interpersonální dovednosti, tj. výborné komunikační a prezentační dovednosti. To vše je nutné projevit na více organizačních úrovních. Dále je třeba umět zadat a vynutit si úkoly, umět vnitřně přijmout zodpovědnost za projekt atd. Zpravidla je takový profesionál do měsíce schopen převzít projekt a prozkoumat neformální struktury.
Je služba outsourcingu projektového řízení vhodná spíše pro externí, nebo pro interní projekty?
Pro obojí. V každé organizaci vzniká personální potřeba řídit projekty. Tyto projekty mohou být jak externí – zákaznické (vyvinout produkt, implementovat, provádět či dodávat služby, uvést na trh), tak interní – pro potřebu organizace (změna organizační struktury, inovace, ISO standardy, otevření pobočky, akvizice, zavedení technologie, zavedení informačního systému a další případy). Důležité je uvědomit si, že projekty se nemůžou jen vymyslet, ale i řídit.
Proč si myslíte, že po outsourcingu projektového řízení je na trhu poptávka?
Cestou outsourcingu jdeme právě proto, že vnímáme administrativní, právní a časovou složitost interně zaměstnávat drahé profesionální projektové manažery. S tím vším jsou spojené velké náklady (zaměstnanecký poměr, benefity, IT vybavení), starosti (HR procesy, administrativa, školení a motivace pracovníků, eskalace na projektech) a také žádné garance toho, že pracovník bude pracovat tvrdě, poctivě a s dlouhodobými zárukami kvality a výsledku. Nasazení externího projektového manažera je zkrátka mnohem flexibilnější a rychlejší než interní cesta.
Jak dokáže projektový manažer obstát v roli „osamělého bojovníka“ ve firmě, kam je vyslán?
Projektového manažera neposíláme do boje samotného, stojíme za ním jako servisní organizace a poskytujeme klientovi garance.
Kdo se může stát projektovým manažerem?
Kompetentní projektové manažery vybíráme v několika kolech, testujeme jejich znalosti v typech a segmentech projektů (třeba telco, finance, utility, státní správa atd.), dbáme na výjimečné interpersonální dovednosti a očekáváme, že prokáže silný leadership.
Ledaskterý váš potencionální klient se může bát ztráty vlastního know-how a rovněž ceny za vaše služby mu mohou připadat vysoké…
Opak je pravdou, jak vyplývá z této tabulky. A co se týká know-how, nic není takové, jak se na první pohled zdá… Podle mého názoru právě interní zaměstnanec neposkytuje žádné záruky, že z firmy know-how nějak nevynese. Navíc špičkoví manažeři se pořád ohlížejí po lepších příležitostech a vyznačují se tím, že informace s kolegy aktivně nesdílí. Naopak, know-how spočívá právě v dokumentaci, kterou my v Conceptice „pilujeme“ k dokonalosti.
Dokončení rozhovoru přinášíme zde
Jan Juříček, PM Outsourcing Unit Lead / Partner
Vystudoval informační management na Vysoké škole ekonomické v Praze a profesionálnímu projektovému řízení se věnuje šest let. Jeho specializací je vedení náročných a krizových projektů typu implementace ERP (celopodnikových informačních systémů), zavádění PMO v organizacích a zlepšování procesů projektového řízení. Jan Juříček je držitel mezinárodní certifikace Prince2© Practitioner.
Při řízení projektů se zaměřuje na specifikaci rozsahu a přidaných hodnot na projektu, řízení rizik, motivování týmu, kvalitní reporting a zvládnutí komunikace napříč organizačními i externími složkami projektu. Jan Juříček školí techniky projektového managementu, publikuje a je členem profesionálních spolků pro projektové řízení v České republice. Ve společnosti Conceptica, kde je Partnerem, se věnuje odbornému, profesionálnímu a obchodnímu rozvoji služby outsourcing projektového řízení.
Conceptica je zavedená projektová kancelář, specializující se na profesionální služby v oblastech outsourcingu projektového řízení (včetně krizového řízení projektů), konzultačních služeb (záměry projektů, audity projektů, administrace výběrových řízení, metodiky a nástroje projektového řízení) a vzdělávání projektových manažerů prostřednictvím Akademie projektového řízení. Obchodní filozofie společnosti je založená na dlouhodobých a přátelských vztazích s klienty a partnery. Mezi dlouhodobé klienty a partnery patří společnosti v oblasti financí, telekomunikací, obchodu a služeb, IT a státní správy.
