Vyčerpání energie pracovních kolektivů začíná být globálním problémem. Zahlcení prací, které vede až ke zdravotním komplikacím, se neomezuje jen na dosud příslovečné Japonsko. Tam se projevuje v extrémní podobě a „karóši“, smrt z přepracování, je tam oficiální diagnózou již od roku 1982. Podle průzkumu, který uskutečnila společnost Deloitte v USA, si na zahlcení svých týmů stěžuje 64 % vedoucích pracovníků. Další podobný průzkum ukázal, že na každodenní stres si stěžovalo 52% zaměstnanců.
I když si řada manažerů problémy s pracovním stresem a nadměrným zatížením u svého týmu uvědomuje, často propadá mylnému dojmu, že se problém podaří nějak automaticky vyřešit časem, protože nyní je třeba se soustředit na nějaký důležitý projekt nebo splnit ukazatele právě probíhajícího čtvrtletí. Je ale nutné věnovat pozornost emočnímu stavu svého týmu s cílem předejít jeho zahlcení prací. Výsledkem sníženého stresu a menšího pracovního zatížení totiž paradoxně může být vyšší efektivita.
Pracovní stres se kombinuje i s jinými, externími podněty. Současná pandemie koronaviru, spojená nejen se záplavou negativních zpráv, ale také s nutností vyrovnat se s preventivními opatřeními, tak může zatížit celý tým.
Naštěstí je několik obecně platných varovných signálů, které vás na blížící se nebezpeční mohou upozornit a jejichž správné vyhodnocení pomůže předejít nejhoršímu. Podívejme se na tři nejběžnější.
1. Kvalita práce klesá
Nedokončené úkoly, snížená produktivita, nižší kvalita výstupů, opakující se chyby často nového typu, to jsou známky vyčerpání, na které je třeba reagovat. I když to vypadá jako důsledek nezájmu o práci a její výsledky, nemusí to být jedinou příčinou.
Přílišná zátěž a pracovní stres brání soustředění, zdržuje práci a jeho důsledkem je rostoucí počet chyb. Studie Pennsylvánské univerzity z roku 2004 prokázala, že zdravotní sestry začaly dělat trojnásobek chyb v práci, pokud přešly z režimu 8,5hodinových směn na směny 12hodinové. Statisticky průkazně se snížilo i subjektivní hodnocení péče a ochota pacientů nemocnici dále doporučovat. Paralela mezi pacientem a zákazníkem je tu nasnadě.
2. Pracovní iniciativa se vytrácí
Pokud členové týmu přestanou být proaktivní, je načase zpozornět. Únava, vyvolaná pracovním stresem, vede k „reaktivnímu“ přístupu, kdy jsou členové týmu bez dřívější vlastní iniciativy a jen stěží dokončují úkoly, jejichž plnění někdo přímo kontroluje. V horším případě lidé na plnění dlouhého seznamu úkolů rezignují a „vypnou“. Ne proto, že by byli líní, ale prostě proto, že jejich energie je vyčerpaná a potřebují přestávku.
3. Emoce jsou na bodu mrazu
Dalším příznakem je emoční změna členů kolektivu. Jsou jeden na druhého příkřejší, jejich e-mailová i osobní komunikace se stává strohou. Stres si vybírá svou daň, roste počet na první pohled zbytečně podrážděných reakcí. Na každého ale může pracovní vypětí působit jinak, někdo se stane naopak zamlklým a mrzutým.
Jak z toho ven?
Cesta k vyrovnání se se zahlcením pracovního týmu má dva aspekty. Tím prvním jsou sami jeho členové, kteří by měli jasně dát najevo, že způsob, jakým pracují, se pro ně stává neudržitelným. Bohužel ne vždy k tomu dochází, jednou z příčin také je, že problémy narůstají postupně efektem sněhové koule a tým se může dostat do situace příslovečné pomalu vařené žáby. Proto hlavní díl odpovědnosti je na manažerech, aby problémy identifikovali včas a přijali nějaká vhodná opatření.
Obecnou radu, že tým by bylo možné také rozšířit, je možná zbytečné připomínat. Pro řadu firem by to bylo dobré řešení, ale problém je, že pro některé pozice lidé prostě nejsou a v nejbližší době ani nebudou. Je třeba najít nějaká jiná opatření.
A jaká tedy mohou být? Podívejme se na tři z nich.
1. Lepší organizací snižujte stres
Zamyslete se, zda práci organizujete efektivně. Jen samotný pořádek v datech usnadní hledání potřebných údajů a dokumentů a může být velkou pomocí. Průměrný pracovník může totiž strávit hledáním informací nebo jejich požadováním od kolegů až dvacet procent svého pracovního času – to je jeden den v týdnu! I jen důsledné využívání kontrolních seznamů (checklistů) může usnadnit opakující se typy úloh. Tým by ale měl mít především vhodné softwarové vybavení, obvykle to mohou být aplikace pro správu projektů, správu dokumentů a pro vzájemnou komunikaci. Zvláště posledně jmenovaná nabývá v době rizika karanténních opatření na důležitosti. Pokud je hlavním nástrojem spolupráce v týmu e-mail, je patrně něco v nepořádku.
2. Nehovořte s týmem jen o práci
Setkání s vašimi kolegy, i když jsou pracovní, by neměla být jen o zadávání úkolů a kontrole jejich plnění. Využijte tento prostor i pro sdílení emocí. Nechte své kolegy promluvit o tom, jaký měli týden, jak se cítí, co je trápí. Motivujte je, ať upřímně hovoří o svých náladách a pocitech, jak komunikují mezi sebou a s klienty. Buďte otevření i individuálním rozhovorům, mějte politiku „otevřených dveří“. Patrně i vy si uvědomujete, že otevřenost a komunikace s podřízenými je jednou z nejdůležitějších vlastností efektivního manažera. Dejte to ale jasně najevo, aby vaši zaměstnanci o tom neměli pochyb, ne každý to předpokládá.
3. Dbejte na regeneraci
A to nejen na regeneraci svou vlastní, ale i na dostatečný odpočinek členů vašeho týmu. Nevybírání celé dovolené nebo i práce během dní, které by měly být volné, není sice u nás tak rozšířená, ale je to trend, který se projevuje i zde. Nestačí někoho odeslat na dovolenou, je třeba zajistit, aby jeho úkoly převzal někdo jiný. Dovolená není volnem, pokud během ní musí řešit pracovní úkoly, popř. pokud si musí dovolenou předem nebo dostatečně nadpracovat. Dovolená jednoho také nemůže znamenat automaticky stres pro jeho kolegu, který zrovna v práci zůstal. S časem na odpočinek je prostě třeba počítat jako s organickou částí pracovní doby a uvažovat o něm při organizaci práce a objemu úkolů, které musí tým zvládnout.
První pomoc
Pokud zjistíte, že váš kolektiv v práci selhává a jeho členové jsou již na nejlepší cestě k vyhoření, je čas na okamžitá řešení, která pomohou k rychlé resuscitaci. Podívejte se, jestli v týmu nebo i mezi širším okruhem zaměstnanců není někdo, kdo by mohl těm, kteří jsou aktuálně nejslabšími články, pomoci s jejich úkoly. Někdy pomůže jen samotné posunutí termínu, aby vaši kolegové získali čas trochu se nadechnout. Konečně můžete znovu přehodnotit projekt, na kterém tým pracuje, a uvážit, zda všechny jeho součásti je nutné uskutečnit, nebo zda je možné je vynechat nebo odložit na později.
V každém případě je vhodné nezapomenout, že zaměstnanci, to jsou „lidské zdroje“. A zdroje sice můžete využívat, ale není dobrý nápad je spotřebovat.
