Naše firma má zhruba 130 zaměstnanců a z nich je 60 % vybaveno chytrými telefony. Je to málo, nebo moc? Když k nám přijel kolega z Francie, tak se mu to zdálo málo, našemu finančnímu řediteli se to zdá až moc. Mobilní operátoři znají firmy především z oblasti consultingu a financí, kde každý zaměstnanec má chytrý telefon. Smartphone je v podstatě počítač pod osobní kontrolou. Pokud ho ztratíte, velmi rychle to zjistíte a budete se snažit ho najít, případně zablokovat, protože v něm máte spoustu osobních údajů. Smartphone může sloužit pro osobní identifikaci, třeba při vstupu do budovy, pro platby nebo pro autorizované schvalování dokumentů. Zabezpečení těchto zařízení se stále zlepšuje a lze je ochránit například pomocí otisku prstu nebo ofocením oční duhovky.
Potenciál smartphonů ještě zdaleka není využitý. Týká se to především firemních procesů, kde chytré telefony mohou tyto procesy zrychlit a zefektivnit. Pokud toto zařízení ale vlastní jen pár lidí ve firmě, nelze to prostě rozjet, i když by to jistě mělo spoustu výhod. Zkuste si představit firmu, kde 100 % zaměstnanců má smartphone. Není to nepředstavitelná myšlenka. I když máme ve firmě jen 60 % chytrých telefonů, dalších 35 % mají uživatelé z domova. Pokud použijeme koncept BYOD (využití vlastních zařízení), máme vybaveno 95 % uživatelů chytrými telefony. Zbylých 5 % při ceně 1 400 Kč za duo sim smartphone už není tak nereálný náklad.
V tu chvíli můžeme začít uvažovat zcela jinak, vstup do budovy můžeme řešit mobilem stejně jako platbu v závodní jídelně, nepotřebujeme různé karty a čipy, instrukce pro zaměstnance můžeme načítat přes QR kódy – nepotřebujeme manuály. Kopie dokumentů můžeme naskenovat a odeslat.
Nově však je možné pomocí mobilů řešit i firemní procesy, jako jsou dovolenky, cestovní příkazy, výkazy práce, nákupní požadavky nebo schvalování faktur. Zcela nám tedy odpadnou veškeré papírové formuláře. Pokud využijeme elektronické podpisy, je podepsání souhlasu s použitím elektronického podpisu podle nového občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.) poslední dokument, který je nutné podepsat perem. Další dokumenty, jako jsou pracovní smlouva, žádost o příspěvek, souhlas s etickým kodexem nebo třeba
převzetí techniky, už lze dělat elektronicky, protože podle § 559 každý má právo zvolit si pro právní jednání libovolnou formu, pokud nejde o převod věcného práva k nemovité věci. Díky plné elektronizaci se vyřeší klíčový problém dneška, a tím je duplicita papírových a elektronických procesů. Řada dokladů se převádí z papíru do elektronické podoby a zase zpět. Spousta dokladů se archivuje v obou podobách. To zbytečně zatěžuje celou administrativu systému. Nemluvě o tom, že smartphone máme stále k dispozici. Klíčovou funkcí je možnost schvalovat kdykoliv a kdekoliv. Hlavní výhodou je, že administrativní věci mohu vyřizovat jedním tlačítkem třeba při čekání, než začne schůzka.
Nová aplikace SOFA (www.602.cz/sofa) umožňuje používat a vytvářet vnitropodnikové procesy pomocí BPMN nástrojů. Kdokoliv, kdo má dostupný počítač, tablet nebo smartphone, může pomocí interního certifikátu vydávaného oddělením personalistiky podepisovat doklady nebo se účastnit schvalovacích procesů. Systém umožní procesy provádět na základě organizační struktury, rolí ve firmě, skupin schvalovatelů nebo zastupitelnosti. SOFA od firmy Software602 je vybavena špičkovými technologiemi pro autorizaci a archivaci dokladů. Plná dostupnost je zajištěna díky cloudové technologii Microsoft Azure, na které je systém postaven. Dvacet čtyři hodin denně sedm dní v týdnu kdekoliv a na čemkoliv, kde je dostupný internetový browser, můžeme schvalovat, žádat, postupovat k vyřízení, sledovat datovou schránku nebo evidovat doklady. Díky chytrým zařízením a digitálním procesům tak máte vše neustále pod kontrolou. Můžete využít jakékoli prostoje a ušetřit čas, který se vám bude určitě hodit. Jak ho využijete, je už jen na vás.
Autor je výkonným ředitelem Software602.
[Partnerský příspěvek]
