Také firmy však mohou vidět určité výhody. Například finanční úsporu za pronajímané kancelářské prostory. Kvůli pandemickým opatřením si home office vyzkoušelo najednou nebývale velké množství organizací a jejich zaměstnanců, často bez vlastní vůle.
Home office jako globální trend
Průzkum společnosti Gartner ze začátku června, který se uskutečnil mezi 127 podnikovými lídry z HR, financí a dalších oblastí, ukázal, že 82 % má v plánu ponechat možnost částečné práce z domova i po návratu k běžnému provozu. Bezmála polovina respondentů (47 %) přitom uvedla, že má v plánu umožnit zaměstnancům v budoucnu práci na dálku trvale. Pro velkou část organizací (43 %) se novou normou stane flexibilní režim – ať už v podobě flexibilnější pracovní doby nebo flexibilních pracovních dnů.
Podniky nyní budou muset zvládat mnohem složitější hybridní pracovní týmy, jež nyní budou potřebovat nové formy spolupráce. Zaměstnanci, kteří se po uvolnění protikoronavirových opatření vraceli na svá pracoviště, se výrazně více zajímali o své zdraví a bezpečnost.
„Pandemie koronaviru se stala obrovským experimentem v masové práci na dálku,“ říká Elizabeth Joyce, viceprezidentka poradenství Gartner HR Practice. „S tím, jak firmy znovu otevřely své kanceláře, zvažují dlouhodobější pravidla práce na dálku jako jednu z cest, jak vyjít zaměstnancům vstříc a vytvořit odolnější provozní modely.“
I když se vracejí k normálnímu provozu, firmy zavádějí také různá bezpečnostní opatření. Ve většině případů platí omezení počtu osobních schůzek (94 %), poskytování ochranných pomůcek (91 %), 83 % respondentů pak uvádí, že budou nadále omezovat či přesněji plánovat přítomnost zaměstnanců na pracovišti.
„Aktuální otázkou pro většinu podniků již není, jak řídit zaměstnance pracující plně na dálku, ale jak řídit komplexnější, hybridní pracovní týmy,“ říká Elizabeth Joyce. „Práce na dálku pochopitelně není novinkou, její dlouhodobě zvýšený podíl ale změní, jak lidé spolupracují a jakým způsobem plní pracovní povinnosti.“
Obava o produktivitu
Jednou z častých otázek souvisejících s řízením hybridních pracovních týmů je produktivita zaměstnanců pracujících na dálku. V průzkumu nicméně obavy o udržení produktivity uvedlo jen 13 % respondentů. Zatímco 61 % lídrů sdělilo, že jejich podnik zavedl například častější kontrolu ze strany nadřízených pracovníků, 29 % uvádí, že žádná zvláštní opatření pro sledování produktivity u práce na dálku nemají.
Jako častější výzvu při řízení hybridních týmů uvádí 30 % podnikových lídrů udržení podnikové kultury, 13 % se pak obává o udržení parity mezi možnostmi pracovníků v kancelářích a těch pracujících z domova. „Je zásadní, aby zaměstnavatelé udrželi úroveň své podnikové kultury a zaměstnaneckého zážitku i v této nejisté době,“ říká Biran Kropp, vedoucí výzkumu Gartner HR Practice. „Oba tyto aspekty pomáhají podnikům dosahovat výsledků z hlediska ekonomického, reputačního i zaměstnavatelského – jsou zásadní pro hospodářský výsledek i udržení konkurenční výhody.“
Pro řadu podniků tak vznikne nová situace kombinující práci z domova a v kanceláři – budou se tak muset přizpůsobit novým, komplexnějším hybridním pracovním týmům a navrhnout pro ně další způsoby spolupráce, pomoci přitom mohou i pokročilé technologie.
Strach o zdraví
Dalším problémem, kterým se budou muset podniky zabývat, je otázka, zda jejich pracovní prostory vyhovují z hlediska ochrany zdraví. Může to znamenat nutnou přeměnu nynějších kanceláří ve zdravější a bezpečnější prostory pro práci. Tento aspekt začíná nabývat na důležitosti – do práce se postupně po uvolnění karanténních opatření vrátili zaměstnanci, kteří se ale výrazně více začali zajímat o své zdraví a bezpečnost. V řadě zemí – Českou republiku nevyjímaje – se situace po letních prázdninách začíná opět horšit, tento aspekt tedy začne nabývat na významu.
Podle Gartneru k vybudování monitorovaných zdravých kanceláří mohou přispět lídři odpovědní za aplikace zavedením řešení typu workplace management system (IWMS). Ty, společně s aplikacemi pro plánování zdrojů (RSA, Resource Schedulling Applications) na bázi umělé inteligence a internetu věcí včetně pohybových senzorů a majáků, mohou například upozorňovat zaměstnance na nutnost dodržovat pravidla dodržování odstupu s ohledem na jejich pohyb v kanceláři. Stejně tak lze sbírat data pro případné trasování kontaktů či nasadit osobní virtuální asistenty v roli wellness koučů.
Podniky mohou také kromě již nastavených hygienických pravidel a doporučení či měření teploty investovat do systémů monitorujících v reálném čase kvalitu vzduchu či informujících průběžně zaměstnance. Mezi jejich doplňkovými funkcemi může být účinná filtrace vzduchu odstraňující viry i další patogeny a škodlivé částice. Právě strategie zaměřené na modernizaci pracovních prostor a tvorbu agilnějších pracovních prostředí orientovaných na zaměstnanecký zážitek budou definovat poptávku po technologiích chytrého pracoviště.
Co s volnými prostory?
Zaměstnanci, kteří nechtějí pracovat z domova zejména proto, že tam nemají odpovídající pracovní prostředí nebo jim izolace nevyhovuje, budou modernizované kanceláře jednoznačně preferovat. Částečnou prací z domova se ale často může ukázat, že dosavadní kapacity jsou nadbytečné. Zpřístupnění nevyužívaných částí kanceláří pracovníkům z jiných organizací může podnikům přinést dodatečné příjmy a částečně kompenzovat předchozí ztráty. I když jde o jeden z kroků pro minimalizaci dopadů pandemie a krize, konverze kanceláří na zdravá co-workingová pracoviště totiž něco stojí.
„Podniky mohou nabídnout volné kancelářské prostory firmám nabízejícím co-working, zejména jde-li o chytrá a udržitelná a zdravá pracovní prostředí, řízená pomocí odpovídajících technologií a nástrojů,“ vysvětluje vedoucí analytik Gartneru Rashmi Choudhary. „V modernizovaných zdravých co-workingových prostorách vzniklých konverzí z nevyužitých podnikových kanceláří tak budou moci pracovat ti, kdo postrádají vlastní vhodné zázemí. Rezervace co-workingových kanceláří podle potřeby pomocí plánovacích nástrojů a aplikací se stane běžnou praxí.“
Situace v Česku
Společnost Conectart uskutečnila v květnu, tedy v závěru vrcholících opatření, průzkum, jak se k možnosti vzdálené práce stavějí sami čeští zaměstnanci a jak hodnotí svůj pracovní výkon.
Výsledky ukázaly, že přes 85 % oslovených zaměstnanců by chtělo v určité míře využívat práci z domova i v postcovidové době. Téměř 32 % o to mělo zájem po většinu týdne (3–4 dny), 28 % by pak nejčastěji volilo 1–2 dny v týdnu.
Zájem o práci z domova odpovídá i situaci zachycené na grafu, kdy devět z deseti pracovníků se domnívalo, že je schopných i v režimu home office dosáhnout stejné pracovní produktivity, více než třetina si dokonce myslela, že jejich produktivita byla vyšší.
„Práce na dálku je u nás dostupným benefitem a určité procento lidí ho běžně využívá. Pomáhá nám to udržet si šikovné pracovníky, kteří tak lépe kloubí pracovní a osobní život,“ komentoval výsledky průzkumu generální ředitel společnosti Conectart Petr Studnička.
Jiné průzkumy již nejsou tak optimistické. Ukázaly na to, že při dlouhodobé práci z domova může poklesnout motivace i pracovní výkon. Klíčem k jejich udržení jsou zřejmě vhodné kontrolní i pracovní nástroje, na jejichž využívání se musejí podniky se zaměstnanci soustředit.
Dokládá to třeba společnost Survio, která se specializuje na tvorbu on-line dotazníků. Ta zveřejnila prakticky ve stejné době jako Conectart výsledky ankety, kterou zmapovala změny ve firmách v době výjimečných opatření. Průzkumu se zúčastnilo na 650 zástupců firem, kteří umožnili svým kolegům v pandemii vykonávat zaměstnání na dálku. Před vypuknutím krize přitom 88 % dotázaných pracovalo ze svých domovů maximálně jednou týdně.
Lehce nadpoloviční většina si myslí, že se jim při dlouhodobém home office zhoršila jejich produktivita, soustředěnost, motivace i pracovní morálka. Respondenti si ale naopak pochvalovali lepší work-life balance. Přibližně dvě třetiny (64,6 %) dotazovaných se přikláněly k tomu, že jim tento nový způsob práce vyhovuje, naopak pouze 3,5 % tvrdilo, že jim naprosto nevyhovuje a těší se zpět do kanceláře.
Nejvíce se na vzdáleném způsobu práce zaměstnancům líbilo, že nemuseli dojíždět do práce (69 % dotázaných). Někteří tak ušetřili přes hodinu denně, a získali tak čas na kvalitnější spánek i další aktivity. Na druhém místě se umístila možnost využívat pauzy produktivně. 67 % dotázaných tvrdilo, že stihli uvařit, uklidit i třeba pověsit či vyžehlit prádlo. Na pomyslné bronzové příčce se umístilo pohodlí domova, které vyhovovalo 57 % účastníků průzkumu. Jen 7 % dotázaných uvedlo, že se jim na tomto stylu práce nezamlouvalo nic.
Přestože byla většina lidí s nastalou situací spokojena, tak také 60 % tvrdilo, že je prostředí domova více rozptylovalo a nedokázali se tolik soustředit. 70 % se snažilo udržovat každodenní rutinu, pro 59 % to znamenalo, že zůstávají aktivní a fit. Na druhou stranu 60 % dotázaných se těšilo na obnovení osobního kontaktu s kolegy, 48 % se zákazníky či klienty a 46 % se těšilo do práce, protože se jim tak lépe odděluje soukromý a profesní život. Pouze 8 % nechybělo nic.
Účastníci průzkumu se museli také v nových podmínkách přeorientovat na on-line či telefonickou komunikaci. Více než tři čtvrtiny z nich si ale myslely, že se jim nezkomplikovala komunikace s klienty či zákazníky, ale přesunula se na jinou úroveň. Interní týmovou komunikaci však viděli dotázaní jinak, zdála se jim složitější; jen 14,4 % lidí uvedlo, že řízení týmu na dálku je snazší. Přes 80 % účastníků průzkumu komunikovalo s týmem on-line, nejvíce využívanými nástroji byly MS Teams, Zoom a Skype. Jen 1 % uvedlo, že s týmem nekomunikovalo vůbec.
Připravenost na druhou vlnu
Obavy, že na podzim může přijít další vlna epidemie COVID-19, řada odborníků vyjádřila již na samém počátku krize a současný nárůst případů v Česku tomu nasvědčuje. Využily podniky letní měsíce k tomu, aby se na to připravily? Výsledky interního průzkumu, který koncem srpna zveřejnila Konfederace zaměstnavatelských a podnikatelských svazů (KZPS ČR), ukazuje, že možná nedostatečně. V případě velkých firem není procesně připravena na druhou vlnu pandemie a nemá plán, co v takovém případě dělat, čtvrtina z nich.
Mnohem horší je ale situace u malých podniků. Podle odhadu poradenské společnosti Moore Czech Republic nemá až 80 % malých firem nastavené procesy pro takovou situaci. Stejně tak nemají připravený plán postupu v případě, že se příznaky nákazy u zaměstnance projeví například po návratu z dovolené.
„Krizové scénáře spočívají zejména v práci z domova, postupech pro měření tělesné teploty, častějším úklidu a dezinfekci, ale také spolupráci s lékaři či hygienickou službou. Významnou roli hraje prevence a včasné podchycení problému. Firmy totiž v anketě často uváděly, že největší komplikace by jim přinesl výpadek celých týmů najednou, nechtějí tedy nic podceňovat,“ uvádí Jan Wiesner, prezident KZPS ČR. Mezi další opatření, která mohou být součástí krizových postupů, patří například střídání týmů v kancelářích, omezení kontaktu během střídání směn ve výrobě nebo úpravy společných prostor, jako jsou šatny nebo jídelny, pro udržení většího odstupu mezi pracovníky.
Byznys má přednost před prevencí
Proč v některých firmách chybějí krizové plány? Podle Moore Czech Republic je jejich primární snahou vrátit se do stavu před pandemií, snaží se nejdříve znovu nastartovat svůj byznys a na úvahy o preventivních opatřeních jim nezbývá čas, chybějí prostředky nebo nemají dostatek pracovních kapacit pro tvorbu krizové strategie. „Malé podniky řeší případné komplikace spíše operativně. Kvůli ztrátám, které mnohé z nich utrpěly během první vlny pandemie, nemají příliš prostoru věnovat se přípravě na situaci, která přinejlepším ani nastat nemusí,“ vysvětluje Petr Kymlička, partner Moore Czech Republic. Podle něj je ale důležitá i role státu, konkrétně zjednodušení a urychlení finanční podpory v nutných případech.
