Vlastníci digitálních dokumentů nebo dokladů se mohou spolehnout na to, že je bude možné v budoucnu bez problémů přečíst a bez problémů uplatnit v důkazním řízení – pokud využijí službu Long-Term Docs, kterou uvedla na trh společnost Software602. Klienti Long-Term Docs mohou zabezpečené dokumenty ponechat buď ve svém úložišti nebo v komerčních cloudových službách (Microsoft Office 365, Google Drive atd.).
K dlouhodobé archivaci digitálních dokumentů... buď připraven!
„Direktiva, kterou již schválila Evropská komise, jednoznačně říká, že žádný úřad v žádné zemi EU nesmí odmítnout dokument jen proto, že má elektronickou podobu, a říká také, že elektronické dokumenty mají v důkazním řízení stejnou váhu jako listinné. To je zásada, kterou už fakticky najdeme v české legislativě,“ prohlásil senior konzultant společnosti Software602 Martin Vondrouš. „Důležité je také to, že existují normy, které naprosto přesně popisují, jak má být takový dokument připraven k dlouhodobé archivaci a jak má být o něj pečováno. Díky službě Long-Term Docs mohou mít naši zákazníci jistotu plného souladu s legislativou, aniž by museli cokoliv měnit. Dokážeme se jim o dokumenty postarat tam, kde je mají uloženy.“
Slib mi, že neopuštíš úložiště!
Služba Long-Term Docs je unikátní mimo jiné tím, že dokument při zabezpečení neopouští úložiště. Je poskytována v bezpečném cloudu T-Systems a pracuje pouze s metadaty, tedy s údaji o tom, která certifikační autorita vystavila certifikát použitý k podpisu, termínu vypršení certifikátu, s kontrolním hashem apod. Z žádného z těchto údajů není možné zjistit obsah uloženého dokumentu a je tedy možné dodržet nejvyšší úroveň bezpečnosti. Dalším unikátním rysem je schopnost pečovat o dokumenty s elektronickými podpisy od všech kvalifikovaných certifikačních autorit v zemích EU. Kromě běžných dokumentů je možné zpracovat i obrázky nebo videozáznamy, doklady (data) z informačních systémů apod. Z hlediska uživatele stačí ukládat dokumenty do vymezeného úložiště, vše ostatní je automatizováno.
Služba Long-Term Docs pokrývá následující funkce:
- kontrola, zda formát dokumentu odpovídá specifikacím PDF/A (formát určený ISO normou garantující, že bude možné jej zobrazit a/nebo vytisknout i v budoucích verzích operačních systémů nebo zcela nových);
- převod dokumentu do PDF/A;
- kontrola, zda jsou k dokumentu připojena data potřebná pro budoucí ověření pravosti, případně jejich připojení;
- kontrola platnosti certifikátu uznávaného elektronického podpisu všech akreditovaných autorit v EU, případně připojení elektronického podpisu a časového razítka, pokud něco z toho chybí;
- pravidelné připojování „čerstvých“ časových razítek pro udržení digitální kontinuity dokumentu.
