Právě tyto oblasti patří dlouhodobě mezi největší slabiny malých a středních českých podniků. Ekosystém celého produktu je navíc modulární. To znamená, že lze digitalizovat jen dílčí část společnosti a přizpůsobit ji charakteru podnikání. Jde o důležitý nástroj k digitální transformaci malých a středně velkých českých firem.
„Nejprve jsme se snažili zefektivnit naši vlastní agendu. Teď máme dostupné řešení, které mohou využít především malé a střední firmy,“ říká Lucie Češpivová, majitelka společnosti Smart Management Advisory.
Jak vlastně vedla cesta k vašemu produktu?
Před deseti lety jsme začali sdružovat back office pro několik našich spolupracujících firem. Snažili jsme se veškerou agendu zautomatizovat a prvním logickým krokem byla digitalizace. I když bezprostředním cílem bylo, abychom sami pracovali efektivněji, architekturu vyvíjeného softwaru jsme už od počátku koncipovali tak, aby byl použitelný obecně a řešení bylo modulární.
Lucie Češpivová
Majitelka akciové společnosti Smart Management Advisory (S.M.A.), jež se specializuje na poradenství v oblastech marketingu, řízení firem, podpory procesů a administrativní podpory. S.M.A. působí na trhu již 20 let a její vlajkovou lodí je chytrý software MySmartplace, modulové řešení pro efektivní řízení firmy. Lucie Češpivová dále řídí společnost pro správu a údržbu nemovitostí Royal Facility. Od května 2014 je členkou prezidia Asociace komunikačních agentur (AKA), kde zastupuje sekci českých nezávislých agentur a je lídryní několika inovačních projektů.
Jaké benefity to konkrétně vám přineslo?
V první fázi především úspory ekonomické a lidské. Jedna z našich firem, společnost Smart Management Advisory (S.M.A.), poskytuje účetní služby. Tuto činnost mělo na starosti dříve osm až dvanáct lidí – nyní je tento počet
U kterého z modulů je podle vás zvýšení efektivity nejmarkantnější? Bezpochyby největší snížení pracnosti je u personální agendy. Důvodem je, že do něj spadá řada rutinních a opakovaných činností, jako je třeba kompletní příprava pro mzdy či evidence dovolených a dalších nepřítomností v práci. Do svých záznamů mají jednotliví pracovníci samozřejmě přístup, své žádosti podávají elektronicky a také se online schvalují.
Reaguje váš systém na legislativní změny?
Ano, samozřejmě. Nejvíce se to s ohledem na frekvenci legislativních změn týká zase personálního modulu. Pokud se používá důsledně, je prakticky zaručeno, že vše bude fungovat v souladu se zákoníkem práce a dalšími platnými předpisy. Hlídání zákonných lhůt pak najdeme i u dalších modulů, např. pro facility management nebo účetnictví.
Rozhovor vyšel v tištěném vydání časopisu CFOworld 2/2022. Pokud si časopis chcete přečíst celý, můžete si ho koupit i v digitální formě.
Kromě tohoto rozhovoru najdete v magazínu rozhovor s Jakubem Tomaštíkem z ČSOB, divize specializovaného financování v poradenském útvaru ČSOB EU Centrum, jehož je od roku 2010 ředitelem.Předmětem rozhovoru jsou dotační programy.
Věnovali jsme se i zaměstnávání žen. Firemní benefity – zaměstnanci je chtějí a firmy je nechtějí dávat. Dále jsme se zaměřili i na paušální daň, jak pomáhají CRM systémy firmám v růstu a na cestě k digitalizaci.
Zaměřujete se na střední a malé firmy, jaký to má důvod?
Zjistili jsme, že tyto firmy často s digitalizací nezačaly nebo ji využívají jen omezeně. Nezřídka užívají aplikace, které jsou koncepčně staré deset nebo i více let a byly vytvořeny jako uzavřené – není tedy možné různé činnosti datově propojit. Pro ně může být přechod na bezpapírovou agendu podstatným skokem vpřed. Přenášení papírů z místa A do místa B, které často ještě dnes vidíme, rozhodně žádnou efektivitu nepřináší.
A to ani nemluvím o environmentálních dopadech.
Jak vaše řešení funguje technicky?
Nejjednodušší je využívat naši cloudovou aplikaci, která už z principu podporuje vzdálenou práci. Je ale možné ji instalovat i na hardware zákazníka.
Jaká je možnost propojit se s jinými aplikacemi nebo službami?
Systémy vybavujeme aplikačním programovým rozhraním (API), které umožňuje aplikacím třetích stran pracovat s daty a funkcionalitami našeho řešení. Současně doplňujeme i množinu aplikací, pro něž jsme schopní zase využívat jejich data a funkčnost – tentokrát opět prostřednictvím jejich API. Jde nám o to, aby v rámci celé IT infrastruktury, kterou organizace využívají, jednotlivé komponenty kooperovaly jako dokonalá skládačka.
Co vidíte jako největší problém při automatizaci agendy ve firmách?
Je to asi obava ze samotné digitalizace, která je ale klíčová. Lidé se bojí, že tomu nebudou rozumět, že to bude složité, že přijdou o svá data. Na všechny tyto obavy však umíme v rámci digitalizačních projektů reagovat. Digitalizace pomáhá nejen nám, abychom poskytovali služby efektivněji, ale hlavně našim klientům, kterým snižuje zbytečnou práci, což jim umožňuje soustředit se na své vlastní obchodní aktivity. Pro ně to znamená, že mohou svou agendu řešit mnohem efektivněji a samozřejmě i s daleko nižšími náklady. Digitalizace je jedním z nástrojů firemní kultury, jež zlepšuje život vedení firem i jejich zaměstnancům.
