Prolog: Vedení mnoha firem je přesvědčeno, že lze bez document management systemu (DMS) žít. Včasnou implementací DMS však lze předejít řadě problémů se zpracováním informací, které mohou firmám takzvaně „přerůst přes hlavu“.
CCA je česká firma, která svými softwarovými produkty – především systémy pro správu dokumentů – podporuje jak subjekty v komerční sféře, tak instituce státní správy. S nástupem Martiny Marešové (dříve vedla českou filiálku nadnárodní společnosti Epicor) do funkce ředitelky klade CCA ve zvýšené míře důraz na komunikaci s korporacemi, u nichž se efektivní zpracování informací a dokumentů stává klíčovou prioritou.
Zdá se, že je u nás v podnikatelské sféře co dohánět. Převážná většina firem v ČR (až 79 %) neměla v roce 2010 interní systém správy dokumentů, tedy document management system, zaveden… (viz průzkum CEBR – Centre for Economics and Business Research z r. 2010). A za rok se toho moc nezměnilo. V ostatních evropských zemích není situace o moc lepší (66 % firem nemá DMS nebo o něm ani neví). Zeptali jsme se proto Martiny Marešové jak je to možné, když se uvádí, že řízená dokumentace je dnes podmínkou pro úspěšné zvládnutí podnikání a rozvoje firmy?
Svou roli hraje konzervativní pohled řady vedoucích pracovníků, někdy však také určitá pohodlnost. Lidé neradi mění zavedené postupy a tak se ve firmách stále pracuje s papírem. Faktury, objednávky, smlouvy atd. se skladují v šanonech, a to často multiplicitně. Když už není místo, pronajme se nový prostor pro archiv. Správa dokumentů je oblast, která nikoho moc nebolí. Ale jen do té doby, kdy se začnou některé dokumenty ztrácet nebo kdy se celý proces zpomalí a fakturu hledáte dva dny. Vedení mnoha firem je přesvědčeno, že se bez document managementu dá žít. Řada manažerů stále dává přednost papíru před elektronickým zpracováním. Říkají si: Vypnou proud a já budu bez dokladů… V papírech vše pořád ještě mám a kdyby jich bylo moc, přijmu další účetní a přidám regály. Když s lidmi mluvíte, všichni o DMS už slyšeli, říkají, že by bylo hezké nebo to mít, ale není pro ně prioritou, než nastanou problémy…
Jak přesvědčit vedení firmy a zvláště finančního ředitele, který rozhoduje, na co se vynaloží finanční prostředky, o smysluplnosti nasazení DMS?
Na celý ECM – neboli na enterprise content management, jak se dnes nazývá tato oblast podnikání, čímž se rozumí souhrnná správa obsahu a ne jen některých konkrétních dokumentů – je nezbytné nahlížet komplexně hned od začátku. Prvním krokem při zavádění ECM je podrobná analýza požadavků, po níž následuje zpracování celkové koncepce uvažovaného ECM a navrhne se postup implementace. Může se začít například s dodavatelskými fakturami či s něčím podobně jednoduchým a postupně pokrývat další oblasti. Někdy je obtížné přesvědčit CFO, že ECM/DMS je skutečně potřeba.
Čím tedy konkrétně argumentujete?
Vše lze nejlépe osvětlit na příkladu. Mám následující zkušenost ze svého působení u bývalého zaměstnavatele: Prodala jsem tehdy DMS jisté nadnárodní firmě, šlo o první instalaci tohoto systému v Evropě. Zákazník měl progresivní oddělení IT a tak o potencionální potřebě DMS věděli už několik let. Post finančního ředitele u takovýchto zákazníků často zastává někdo ze zahraničí, tedy manažer, jenž za tři čtyři roky přejde do jiné pobočky v jiné zemi. Má tedy kratší horizont manažerského rozhodování a nechce si komplikovat život nasazováním nového systému. Bylo tomu tak i v tomto případě. Spolu s americkými kolegy jsme na místě ukázali, co všechno DMS dokáže zefektivnit, a i tento CFO se dal přesvědčit. Nabídli jsme jim krásné řešení pro jejich složitý proces schvalování. Šlo o velkou korporaci se zástupy manažerů, bylo vyžadováno zpracování a schvalování dodavatelských faktur a ostatních dokumentů na mnoha úrovních. Vsadili jsme na prezentaci potencionální efektivity Když jsme sečetli všechny možné úspory, mohli jsme vypočítat, kdy se investice do DMS společnosti vrátí.
Uvedeným způsobem postupujeme i v případě řešení, která nabízíme v CCA. Přínos systémů je třeba příslušným manažerům a potenciálním klientům ukázat živě na reálných příkladech. Tady už se zapojí celý tým pro budoucí implementaci, prodej tak nestojí pouze na obchodníkovi.
Jak mám ale jako CFO rozumět například frázi, že „document management system s funkcemi vizualizace dokumentů dynamicky zpracovává administrativní data… a zajišťuje, aby byly uživatelům předkládány pouze ty podklady, které se týkají jejich aktuálních pracovních potřeb…?“
Takovou formulaci jsem v životě neslyšela…
Našel jsem ji na jistém firemním webu…
Víte, vše lze podat nesrozumitelně, a nebo naopak. Když spolu mluví dva správci sítí, nerozumím jim. Pokud však jednám s finančním ředitelem, mluvíme spolu o záležitostech z jeho praxe a řešení musím ukázat na konkrétních příkladech. Zmíním například problémy, s nimiž se potýká při používání stávajícího informačního systému. Ukážu mu možnosti, jak konkrétní procesy zkrátit z týdnů na dny či jak zajistit bezpečné uložení dokumentů s možností okamžitého přístupu.
Nedávno jsem byla na jednání ve firmě, která používá rozsáhlý a široce rozšířený informační systém. Říkali – běží to, archivuje to, ale když chceme vyhledat fakturu z loňského roku, vypadne ze systému tak za dva dny… Takže jim tady šlo zejména o okamžitý přístup k důležitým dokumentům..
Je DMS, které implementujete, natolik variabilní, že jej lze propojit s různými systémy ERP? Nakolik je potřeba jej customizovat, tj. přizpůsobit?
Nabízíme systémy s konektory na různé ERP a cílem je integrace se všemi aplikacemi ve firmě. Míra integrace se řídí přáním zákazníka a souvisí s cenou. Buď DMS a ERP zcela automaticky propojíme, anebo nastavíme pouze import nebo export dat.
Lidé tak dostanou jen přesně to, co potřebují…
DMS má především usnadnit práci a odstranit starosti. Například smlouvy! To mohou být rozsáhlé dokumenty, na nichž pracuje několik lidí na různých úrovních. Jde často o zdlouhavou a nepříjemnou práci. Cílem je optimalizovat a hlavně zrychlit celý proces. V případě smluv si můžete v systému třeba nastavit, že budete pravidelně a včas upozorňováni na konec jejich platnosti a podobně.
Se smlouvami jste mi vlastně nahrála na další otázky, které mohou položit vaši klienti. Je to všechno bezpečné? Je elektronicky ošetřená smlouva platná? Je platný například elektronický podpis na smlouvě? Vždyť dnes jej lze i zfalšovat...
Za nás mohu říci – ano, vše je bezpečné. Ale musíte si vybrat osvědčeného a důvěryhodného dodavatele systému, který je zdatný nejen technicky, ale i jako business konzultant, který dokáže říci, co je a není platné, co je elektronický podpis a jak jej používat. Dodavatelská firma by měla především poradit, jak systém nastavit a procesy optimalizovat. Spolupracujeme proto s právníky i s auditorskými společnostmi, například s Deloitte.
U zabezpečení ještě zůstaňme… Co všechno si mohou (zaměstnanci, úředníci, atd.) z uložených dokumentů (třeba i nevědomky, jenom přeposlaných e-mailem) zjistit o firmě, o každém zaměstnanci? Asi záleží na způsobu zabezpečení systému…
Existují rozsáhlé možnosti pro nastavení přístupových práv, ale zákazník je musí během implementace jednoznačně definovat, to za něj nikdo nevymyslí. Musí být jasné, co kdo může či nemůže číst, kopírovat, měnit, mazat atd. Jsou k tomu vyvinuty velmi sofistikované nástroje, které vedou k tomu – a mně se následující formulace velmi líbí – aby firma byla nezávislá na IT oddělení. Obvykle má IT oddělení přístup ke všem, a tedy i k citlivým datům. V rámci DMS implementace se této závislosti můžete zbavit.
DMS, ILM (information lifecycle management), ECM (enterprise content management) či RM (records management)... Jak se v uvedených pojmech a zkratkách má člověk, ne zcela orientovaný v IT, což právě může být CFO, vyznat?
Upřímně řečeno – jde o složité termíny, v nichž se nikdo „normální“ neorientuje. Dodavatelé velkých systémů navíc jednotlivé produkty neustále přejmenovávají, slučují, ruší... Žádného finančního ředitele bych tím neunavovala. Nejprve proveďme analýzu potřeb klienta, a pak zvolíme správnou konfiguraci systému….
…což je ideální situace… Ale někdy vše vypadá tak, že (cituji Forrester Research z května 2010) „integrace s využitím těchto systémů často vede k závažným komplikacím, protože klíčové ERP aplikace jsou často více orientovány na sběr informací než na dostupnost dokumentů v místech, kde jsou potřeba...” Neplatí něco podobného i o DMS?
Existují samozřejmě různé úrovně správy dokumentů a ERP systémy zpravidla nějaký podobný modul obsahují. Ale zavedením DMS můžete správu dokumentů povýšit na tu úroveň, kterou potřebujete. Například síla systémů od Oracle je v tom, že jejich content management je automaticky integrován do všech dalších velkých ERP systémů, které Oracle dodává, včetně J. D. Edwards či People Softu, ale i do konkurenčních systémů od firmy Microsoft.
Obecně řečeno – je velmi důležité, aby DMS nebyl implementován samostatně, ale jako platforma, která dokáže zajistit efektivní management elektronických dat nejen ve výše uvedených oblastech, ale nad celým spektrem nestrukturovaného obsahu – od dokumentů, grafiky a webových stránek až po naskenované obrázky, e-maily a záznamy.
Nakolik reflektujete se svými produkty módní vlnu cloud computingu?
Na nedávné konferenci firmy Oracle Open World v San Franciscu zněla neustále dvě slova – cloud a exadata… Dnešní trend je, zejména u velkých globálních IT hráčů, že máte v jedné krabici hardware i software dohromady a umí to všechno. Jde určitě o dobrou myšlenku. A pokud jde o cloud, v CCA máme také rozpracovaný takový projekt pro zákazníky, kteří chtějí používat robustní kvalitní DMS, ale platit jen přesně za to, co používají, a o nic dalšího se nestarat.
Popište prosím vize, které má před sebou v letoším roce společnost CCA...
Budeme se dále zdokonalovat v oblasti DMS a zkušenosti z nových projektů zavádět do praxe. Na jedné mezinárodní implementaci pracujeme s Poláky, Francouzi, Belgičany, Turky… Každý člen týmu je jiný a tento kosmopolitní svět mě baví.
Epilog: Od počátku finanční a ekonomické krize v roce 2009 sice výnosy a obraty většiny firem klesají, ale podle IDC například objem dat naroste do roku 2020 až 44 x. Jak se zdá, jedinou cestou z této záplavy dat je document management system, nebo – chcete-li, enterprise content management, jako technologie potřebná k získávání, řízení, třídění či ukládání dat a ke správě obsahu dokumentů. Cílem je, aby se finanční ředitelé – a vůbec top management – o tyto agendy nemuseli starat a věděli, že cokoliv potřebují, okamžitě dostanou.
Ilustrační foto: © 3desc - Fotolia.com
