Aplikace APOLLO představuje systém pro finanční řízení (FP&A) postavený na platformě IBM Planning Analytics. Jednou z podporovaných oblastí APOLLA je i plánování a forecasting personálních nákladů v závislosti na množství a profilech pracovníků, plánech výkonů či kapacit a potřebách pracovníků pro výkon požadovaných úkolů.
Náklady spojené s lidskými zdroji jsou dvojího druhu. První skupinu tvoří náklady (peníze), které jsou vyplaceny přímo pracovníkovi, tzv. kompenzace (typicky mzda, odměny, provize, podíly, benefity apod.). Druhou skupinou jsou náklady závislé na počtu pracovníků či jejich kvalifikační struktuře, jako školení či pracovní pomůcky. A konečně jsou tu daně a odvody zatěžující práci.
Nejobvyklejší scénáře
- hrubé vymezení personálních nákladů při sestavování byznys plánu (např. před zahájením podnikání) či při expanzi do nových oblastí podnikání;
- strategický víceletý plán, např. expanze produktová, regionální a podobně;
- plán nákladů na kratší období (např. krátkodobý plán na rok či střednědobý plán na tři až pět let);
- detailní plán personálních nákladů na příští rok.
Základní přístupy k plánování nákladů
Run-rate (tj. průběžný či přírůstkový přístup). Personální náklady za minulé období se pro příští (plánované) období upraví o vliv působících faktorů, třeba nárůst počtu lidí, zvýšení platů, inflaci apod.
Capacity-based (kapacitní přístup). Plánuje se potřebná kapacita vyjádřená ve vhodné jednotce, např. člověkodny, a průměrná cena za jednotkovou kapacitu. Vhodný je tento přístup například pro programátorské práce, call centrum a podobně.
Role-based (funkční přístup). Plánují se potřebné pracovní funkce (role), počty osob v těchto rolích a průměrné (či tržní) mzdy/platy pro tyto role. Tento přístup může úzce navazovat na podnikový model hodnotového řetězce či model organizační struktury.
Name-based (individuální přístup). U každé pozice se zohledňuje konkrétní pracovník a jeho dohodnuté platové a pracovní podmínky. Pro nově vytvářené pozice se rezervují předpokládané náklady.
Čtyři kroky
Při plánování personálních nákladů je potřeba si nejdříve ujasnit, jaký typ plánu či scénáře vytváříme. APOLLO umožňuje tvořit a udržovat paralelně různé typy plánů či forecastů a mezi sebou je následně srovnávat a analyzovat.
Ve druhém kroku se definuje přiměřený model. V APOLLO je možné předdefinovat různé modely. Například pro desetiletý strategický plán lze použít role-based přístup s počtem pracovníků (headcount) či FTE v jednotlivých rolích. V takovémto případě se využije dimenze role či pracovní funkce. V organizační dimenzi pak bude vhodné členit role podle procesů hodnotového řetězce (s vazbou na variabilitu a přímost nákladů) či organizační útvary nebo nákladová střediska. Na detailní plán příštího roku lze využít run-rate přístup. Regresní prognózu nákladů z posledních let lze v případě očekávaných diskontinuit upravit o předpokládané koeficienty/drivery. Velmi pravděpodobně využijeme členění na nákladová střediska.
Ve třetím kroku určíme, v jakých složkách chceme náklady sledovat. Nemusí jít jen o kompenzace, ale i o další náklady plánované v závislosti na headcountu či FTE, jako školení, softwarové vybavení, plocha kanceláří a tak dále.
V konečně posledním kroku naplánujeme vlastní hodnoty vstupů a náklady.
Plánem to nekončí
Při tvorbě modelů je potřeba si uvědomit, že čím podrobnější model bude, tím náročnější bude i jeho údržba a bude vyžadovat častější úpravy. Cílem je tedy nalézt takový model, který bude na jedné straně dostatečně přesný a detailní a přinese požadovanou „hodnotu“, na straně druhé však bude také intuitivně ovladatelný a jednoduchý na údržbu.
Práce manažera totiž nekončí vytvořením plánu, ale plynule pokračuje zpracováváním reality, vyhodnocováním odchylek a přípravou potřebných opatření k zachování stability a profitability podniku. Teprve v těchto dalších krocích řídicího procesu se ukáže síla nástrojů FP&A oproti oblíbenému Excelu.
Autorem článku je Lubomír Šilha, business analytik a projektový manažer ve společnosti ADEOS.
