Nedávno jsem o výše zmíněném jevu mluvila se Stevenem Baileym, finančním ředitelem v Dynasplint Systems Inc, společnosti specializující se na zdravotnické vybavení, a také s Richem Blockem, finančním ředitelem z Terascala Inc., což je výrobce vysoce výkonných paralelních systémů na skladování výrobků. Oba se domnívají, že náklonnost jejich vrstevníků pro staré známé tabulky aplikace Excel lze přisuzovat obtížnosti získávání dat z komplexních systémů, jako například těch pro plánování podnikových zdrojů.
„Obvykle je potřeba vyšší úroveň odborných znalostí k práci s daty přímo v ERP systémech. Uživatelé musí mít velké množství znalostí o strukturách databáze,“ říká Steven Bailey a dodává, že většina pracovníků ve finančnictví tyto schopnosti nemá.
Další kámen úrazu: k orientaci v sofistikovanějších nástrojích na výkaznictví je potřeba více školení. „Některé firmy nemají prostředky na výuku uživatelů, aby jim demonstrovaly, jak postavit sestavu se správnou analýzou a výpočty. Je to docela náročné na pracovní sílu,“ dodává Bailey. Ještě důležitější je ale ochrana dat. Dáte-li uživatelům rozšířený přímý přístup k ERP systémům, můžete tak ohrozit integritu dat. Místo toho si společnosti vytvářejí datové sklady jako bezpečnostní opatření pro své databáze.
„Pro uživatele je přirozenější vytáhnout data z datového skladu a dát je do tabulky, protože to je to, co umí, a cítí se u toho pohodlně,“ říká Bailey.
Jednodušší alternativa
„Excel je díky své jednoduchosti zajímavou alternativu pro BI nástroje,“ říká Rich Block, člen redakční rady CFOworld.com. „Používat aplikaci Excel k navrhování manažerských reportů (z ERP systémů) funguje dobře, protože to netrvá dlouho. A management chce často reporty měnit, což jde s Excelem snadno,“ říká Block.
Prototyping v Excelu také ukazuje, kolik úsilí je potřeba vyvinout a kolik dat je třeba sesbírat k vyváření různých management reportů. „Tento krok je často přehlížen, především když je poptáván nějaký report, což může být důvodem selhání reportingu nebo jeho významnému opoždění,“ říká Block.
Na druhou stranu mají tabulky také své znepokojivé stránky. Jsou slabé v kontrole verzí a řízení kvality dat a mohou být předmětem lidské chyby. „Kdokoliv může dát do tabulky úplně cokoliv. Tabulkové procesory jsou plné subjektivity a mají různou kvalitu a platnost,“ říká Bailey. Například pokud někdo stáhne data do tabulky pro obchodní prezentace a účastník poukazuje na poměr chyb, pak „jeho důvěryhodnost klesne,“ ilustruje Bailey.
Neohrabaný a těžkopádný Excel
Tabulkový kalkulátor ztěžuje hodnocení údajů a vzájemné hodnocení, protože je nepraktický. „Kdo se asi důkladně podívá na sešit o patnácti listech a tisících údajích?“ ptá se Bailey. Nevýhody tabulek jej vedly k tomu být horlivějším uživatelem sofistikovanější BI a reportovacích nástrojů. Bývalý zaměstnanec Quantrixu dává přednost jeho softwaru na ověřování a funkcionalitu verzí. „Můžete se podívat na jeden vzorec a validovat více než 30 % výpočtů. Je to efektivnější způsob posuzování modelů,“říká.
Bailey se domnívá, že Excel bude jednou sesazen „z trůnu“ jako nástroj výběru, ale podle něj jde o ten druh změn, který bude trvat.
Z partnerského amerického CFO Worldu přeložila stálá spolupracovnice redakce Sandra Šubertová
Ilustrační foto: © JohnKwan - Fotolia.com
