Nyní, kdy mnoho lidí pracuje z domova, se tak tyto nástroje jeví ještě jako důležitější. Pro společnosti však nejde o žádnou novinku.
Například ve firmě ExxonMobil Global Business Center Czech Republic s nástroji projektového řízení pracovali už před koronavirem, protože spousta jejich projektů je globálních, tudíž je zásadní komunikace a evidence projektů v různých programech. Podle Pavly Konupčíkové, F&L CS BE implementation advisor, je nyní, když téměř všichni pracují z domova, využití těchto nástrojů nevyhnutelné. Také v O2 je používají dlouhodobě a se změnou situace v podobě pandemie se jejich úloha nezměnila. Podobně František Bouc z tiskového střediska České spořitelny dodává, že hlavní odlišnosti vycházejí ze způsobu práce tzv. na dálku a kladou větší nároky na některé techniky a postupy.
Záleží na datech
Nástroje pro projektové řízení umožňují uchopit projekty komplexně a zjednodušit jednotlivé kroky od začátku až do konce. Nabízejí přehled úloh, díky němuž se projekty snadněji organizují a všichni mají povědomí o jednotlivých krocích, na kterých se aktuálně pracuje. Tyto kroky jsou pak v souladu s celkovým harmonogramem projektů. Významným elementem těchto nástrojů je i komunikace. „Nástroje pro projektové řízení navíc vytvářejí podklady pro dokumentaci, jež je důležitá jak pro projekty samotné, tak i pro audit. V neposlední řadě je pak významné i reportování, které vychází právě z údajů nástrojů pro projektové řízení,“ popisuje Pavla Konupčíková. Také podle Františka Bouce je hlavním faktorem praktické upotřebení daného nástroje v rámci organizace a pokud možno jednoduché použití v praxi, a to nejen projektovým manažerem, ale i v širším projektovém týmu.
Jak podotýká Jan Zajíček, který je partnerem v poradenské společnosti Grant Thornton Advisory, každý nástroj je pouze tak dobrý, jak kvalitní data jsou v něm obsažená. Vnímá, že klíčovým aspektem je, že všichni uživatelé chápou logiku práce s těmito nástroji. „Důležité je, aby všichni uživatelé znali základní principy projektového řízení a jak jsou konkrétním nástrojem podporované. Za tímto účelem například pro naše kolegy pořádáme ‚refreshe‘ formou krátkých webinářů,“ doplňuje. Jan Popelář, šéf projektové kanceláře v O2, v souvislosti s kvalitou dat dodává, že vstupní data se mohou v čase měnit, a proto je důležité je pravidelně aktualizovat, a přizpůsobovat tak plán reálným změnám.
10 vybraných nástrojů
Na trhu existuje celá řada takových nástrojů. Většinou ty obyčejnější s omezeným množstvím funkcí jsou dostupné zdarma a je možné je obsluhovat prostřednictvím webového rozhraní. Některé z nich mají také mobilní aplikaci. Nástroje s více funkcemi bývají placené a jejich cena se často odvíjí jak podle funkcí, tak počtu uživatelů. Vývojáři těchto nástrojů často nabízejí zkušební verze zdarma a jsou schopní firmám připravit individuální verze na míru. „Pro nás je obecně důležité používání nástroje v jiných společnostech, licenční politika, technická podpora či integrace nástroje s jiným softwarem,“ popisuje Jiří Vlček, manažer pro plánování a řízení kapacit v O2.
Při volbě nástroje je důležité rozmyslet si, co vše od něj budete potřebovat. Někdo se při plánování spokojí pouze s textovou podobou, tedy stačí mu tabulky a seznam jednotlivých úkolů, jiní potřebují k projektům přidávat soubory, sledovat grafy, pracovat s podrobnými reporty a podobně. Pro společnost Grant Thornton Advisory je důležitá modularita řešení například v podobě externího modulu pro reporting nebo vazby na účetní software. Dále je pro ně nutností architektura postavená na tenkém klientovi, on-line přístup a vysoká dostupnost. „A pak požadujeme funkcionality, které jsou dnes již u většiny nástrojů standardem – plánování projektů (harmonogram, náklady a primárně pak lidské zdroje, WBS), sledování reality vůči plánu, sledování rozpracovanost, možnost alokace nákladů na projekty včetně vykazování času členů týmu, sledování ekonomiky projektů a základních ukazatelů projektu atd.,“ vyjmenovává Jan Zajíček.
Například mezi základní funkce Basecampu patří Project, Calendar, Everything, Progress, Everyone, Me, přičemž kalendář přehledně znázorňuje úkoly a pod Everything se skrývá mnoho funkcí – diskuze, seznamy úkolů, soubory, textové dokumenty, e-maily a také smazané prvky projektů. Díky položce Progress je možné sledovat pokrok prací na projektu a Everyone a Me nabízí uživatelské nastavení, například o notifikacích na e-mail. Hlavním prvkem programu GanntProject je Ganttův diagram, který umožňuje práci s úkoly a milníky, a jsou zde také diagramy sloužící ke snadnému porovnávání současného stavu s plány. Webová aplikace běžící v cloudu Projektově.CZ zase používá ke zobrazování úkolů přehledné myšlenkové mapy, kde jsou jednotlivé bubliny barevně odlišené.
Nástroje pro řízení projektů
Zkušenosti z firemního prostředí
V České spořitelně využívají pro řízení strategických projektů PMI, který definuje podrobně standardy, procesy i nástroje pro projektové řízení. Mají definovanou sadu základních nástrojů v podobě konkrétních šablon, jako jsou například Projektový Charter, Business Case, Risk Log, Task List, Plán zdrojů či tzv. WBS (Work-Breakdown Structure). Výběr konkrétních nástrojů a případné softwarové podpory je poté na volbě projektového manažera podle charakteru projektu. „Aktuálně pracujeme také s metodikami popisujícími agilní nástroje řízení projektů jako např. Disciplined Agile, SAFE či PRINCE2 a v roce 2020 jsme vyvinuli vlastní standard pro řízení projektových dodávek více týmů (tzv. Scaled Agile Delivery), který respektuje specifické prostředí ČS,“ dodává František Bouc.
Před vznikem skupiny Grant Thornton CZ používala každá ze zakládajících společností pro řízení svých projektů různé nástroje, ale po sloučení vyvstala potřeba tyto nástroje konsolidovat. V současné době proto běží interní projekt, který se implementací nástrojů pro řízení (nejen) projektů zabývá. „Vzhledem k různorodosti projektového portfolia skupiny GTCZ a po otestování řady komerčně dostupných nástrojů jsme dospěli k názoru, že potřebujeme nástroj, jenž se dokáže přizpůsobit našim potřebám, a nikoliv nástroj, kde se my budeme přizpůsobovat jemu. Proto jdeme cestou výrazně pro naše potřeby upraveného ‚krabicového‘ řešení,“ prozrazuje Jan Zajíček.
Ve společnosti ExxonMobil používají například ADO (Azure DevOps), SharePoint, Idea boards, MIRO, Zoom nebo Skype, což jim umožňuje lepší rozvržení práce, distribuci úkolů i zpětnou kontrolu a vyhodnocení. Společnost O2 používá několik nástrojů na projektové řízení, kdy v první řadě jde o JIRA SOFTWARE a pro dlouhodobé a komplexnější projekty používají Microsoft Project Professional. Dříve využívali vlastní software, který nyní překlápějí právě do JIRA SW. „Taktéž se díváme do budoucnosti a přemýšlíme nad nástroji, jež umožňují tvorby predikcí za různých vstupních podmínek,“ uzavřel Jan Popelář.
