Oblast lidských zdrojů prochází velkými proměnami, které souvisejí zejména se změnami způsobu práce, jež s sebou přinesla pandemie. A k tomu přispívá i zrychlení digitalizace, která se nevyhnula ani oblasti lidských zdrojů. Do ní přináší nové technologie a trendy – zapojení umělé inteligence a chatbotů do náboru, reálné vytěžení personálních dat, které firmy shromažďují, vnášení prvků gamifikace do vnitrofiremní komunikace.
Digitalizace usnadňuje spolupráci napříč jednotlivými týmy v různých městech, či dokonce zemích. Významně ulehčuje administrativní a byrokratické procesy a hlavně – šetří čas. Díky datům, jejichž správným vyhodnocením lze získat mnoho užitečných informací, je možné lépe posuzovat dopady konkrétních kroků a navrhovat efektivnější budoucnost. Kde se kromě administrativních činností v HR v současné době digitalizace uplatňuje?
Online nábor
Digitalizace HR prakticky začala se vznikem prvních pracovních portálů, například Profesia.sk vznikla už v roce 1997. Tyto portály dramaticky změnily způsob přijímání zaměstnanců a hledání práce. Zatímco dnes stačí zveřejnit pracovní inzerát a čekat na životopisy, v minulosti jste pracovní nabídku zaslali do novin a čekali na poštu či telefonáty od uchazečů. Digitalizace náboru přinesla řadu výhod. Je ve srovnání s uvedeným a dávno překonaným inzerováním v novinách několikanásobně rychlejší, jednodušší, přehlednější a poskytuje prostor pro analýzu dat či propagaci zaměstnavatele.
Článek vyšel v tištěném vydání časopisu CFOworld. Pokud si časopis chcete přečíst celý, můžete si ho koupit i v digitální formě.
Kromě rozhovoru najdete v magazínu například i informace o tom, jaké změny se týkají letos a napřesrok datových schránek.
Věnovali jsme se i volbě ERP systému, tedy investici, která si zaslouží hlubokou analýzu. A pro vaši inspiraci přinesli několik zajímavých firemních aplikací, které mohou citelně zjednodušit, urychlit a zefektivnit pracovní činnosti vás i vašich podřízených.„Technologie se zapojují v první řadě do náboru zaměstnanců. Jejich předvýběr mnohde dělá umělá inteligence podle zadaných parametrů s cílem určit ty, kdo jsou na základě empirických dat nejvhodnější. Nejde ale jen o první kolo výběru, personalisté dnes už běžně využívají také videopohovory a online onboarding, tedy zaučení nového zaměstnance. To jim umožňuje přijímat nové zaměstnance bez omezení i v době pandemických opatření, jak jsme si nedávno v praxi mnozí sami ověřili,“ přibližuje současnou situaci v náboru zaměstnanců Michal Novák z pracovního portálu Profesia.cz.
Přesun komunikace do virtuálního prostředí
Většina firem nyní už zcela běžně využívá pro interní komunikaci vlastní intranet. Každý zaměstnanec má díky němu snadný přístup k důležitým sdělením, informacím, novinkám, školením či instrukcím. Vnitrofiremní komunikace se od klasických e-mailů posunuje ke kombinacím e-mailového systému s komunikačními platformami, které umožňují i hlasovou a videokomunikaci nebo chat. Videokonference se staly běžným pracovním nástrojem, děje se přes ně většina porad i koordinačních týmových schůzek.
„Dnešní pokročilá komunikační řešení usnadňují práci i v dalších aspektech, a to nejen personalistům. Dokážou se například propojit s kalendářem, cloudovým úložištěm a dalšími aplikacemi, takže domluvenou schůzku rovnou zanesou i s navazujícími podrobnými informacemi do kalendáře. Nebo umožňují jednoduše vyhledávat v knihovnách, kde jsou uložené záznamy schůzek. V průběhu několika vteřin si na dálku vyměníte důležité informace a navíc zjistíte, zda adresát například informaci o schůzce opravdu zaregistroval,“ popisuje nynější možnosti Michal Černý, odborník na komunikační technologie ze společnosti Audiopro.
Gamifikace v HR
„Plné zapojení zaměstnanců do života firmy je v době home office, bez denní přítomnosti na pracovišti, mnohem obtížnější. Zde může pomoci gamifikace – využití principů hry v neobvyklých oblastech,“ přibližuje možnosti gamifikace Karel Kotoun ze společnosti Accenture. Příkladem on-line gamifikace v oblasti práce jsou zábavné kvízy během celofiremních setkání a porad nebo aplikace pro projektový management, které zaměstnance odmění při dosažení nastavených cílů. Gamifikaci je možné využít také při důležitých zaměstnaneckých průzkumech, kde se tím zvyšuje angažovanost pracovníků.
Vzdělávání i mentoring on-line
Vzdělávání zaměstnanců je předpokladem dlouhodobé prosperity společnosti. Díky on-line kurzům, videohovorům či online konferencím se vzdělávání nezastavilo ani v čase nejtvrdších lockdownů. Různé podoby e-learningu, ale i tréninkové kurzy s využitím virtuální reality tak postupně nahrazují klasická školení a kurzy. Přesto je třeba počítat s tím, že v některých oblastech je role živých lektorů stále nezastupitelná.
Do virtuálního prostředí se posunuje i mentoring, mentor tak má svého „studenta“ stále na dohled a může mu operativně „napovídat“, co by bylo v daném okamžiku vhodné udělat, rozhodnutí pak ale nechává většinou na něm. Není ale vůbec problémy, aby se jednou za čas sešli – mentor a jeho kolega – osobně a vyjasnili si některé problémy, které se mohly během času nakupit. Důvodem je, že byť elektronická komunikace je dnes na vysoké úrovni, na jednu obrazovku se všechna témata a zdroje nevejdou a je třeba si ujasnit určité problémy společným sezením, kdy jsou oba v kontaktu. Mentor tak může napovědět, jak se má třeba jeho kolega tvářit při jednání, napovídat mu, jak argumentovat a podobně. Vysokou přidanou hodnotou externího mentora může také být, že do společnosti nebo manažerovi může přinést nový pohled na věc, zvenku. Tak se firma může posunout vpřed, protože tak vstřebává i jiné názory a postupy, které mnohdy vybočují ze zajetých firemních kolejí.
„Nový trend v podobě online mentoringu je pro firmy možností, jak podpořit své zaměstnance v novém normálu. Má mnoho podob od prosté možnosti hovořit o pracovních problémech s nezainteresovanou osobou pro zaměstnance pracující z domova přes sdílení zkušeností při řešení konkrétních problémů až po mentorování dosavadních i nových zaměstnanců. Pokud firma lidem pomůže vyrovnat se s novými podmínkami, pomoci jim stanovit relevantní cíle i cestu k jejich dosažení, získá jak konkurenční výhodu, tak rovněž zvyšuje šanci na udržení kvalitních a klíčových zaměstnanců,“ uzavírá Michal Novák.
Pomoc je na dosah
Jak ze článku plyne, mnoho opakujících se činností lze automatizovat nebo urychlovat za pomoci umělé inteligence. Důležité ale pro vás jako CFO je zjištění, že spolu s CIO byste měli sledovat nové trendy v oblasti práce s lidmi, možnosti aktivnějšího a účelnějšího získávání praktických zkušeností pro personál. CIO poradí co a CFO pak stanoví, zda předpokládaná částka na zavedení nových technologií přinese firmě reálný zisk a posune ji dál. Protože chvíli stál, stojí pak opodál, jak říká jedno přísloví.
